档案管理信息化的对策研究 

李娜

摘要：在我国科技实力不断提升背景下，现代化信息技术对各行业的发展发挥重要作用，特别是在档案管理方面，已经呈现出档案管理信息化的特点。在各单位发展中，档案管理是日常管理的重要内容之一，强化档案管理信息化建设，可以促进管理工作质效的提升，也可以助力相关单位解决实际问题，为单位的良好发展提供保障。本文从档案管理信息化的价值展开分析，并提出完善管理制度、优化基础设施、注重安全防护等对策。

关键词：档案管理；信息化；价值

引言

在档案事业发展中，档案管理工作是重要组成部分。然而部分单位在档案管理信息化实践中，还存在实践效果不理想的情况，缺少合理的档案管理信息化发展对策。因此，要想提升档案管理信息化效果，就需要围绕档案管理信息化的对策展开进一步探究。

一、档案管理信息化的价值

现如今，档案管理信息化的价值体现在多方面，这对相关单位的发展有着不可代替的重要作用。一方面，可以达到档案信息永久保存的目标。在相关单位以往的档案管理工作中，一般是运用人工管理模式收集、整理相应的档案。虽然这样的模式有着一定的运用价值，但是容易出现人力、物力被大量耗费的问题，也很容易使相应的档案受到多方面因素影响，而呈现出发霉、破损等现象，最终不能更好地为档案信息完整性提供保障。但是在促进档案管理信息化发展以后，相关单位可以打造信息化档案管理模式。在打造期间，除了能够对各种各样的电子设备等仪器进行使用以外，也可以通过计算机技术改变以往的档案形式，将其转变成为电子档案文件，并将其储存在计算机软件中。如此一来，就能达到档案信息永久保存的目标，防止档案信息的损坏或者丢失。另一方面，可以促进相关单位整体服务水平的提升。在信息化时代发展中，相关单位要想与时俱进发展，就需要确保现代信息技术在自身发展中的应用。而且通过一些发展经验也证明，现代信息技术的使用对相关单位的发展产生深远影响，尤其是对单位的档案管理发挥更为显著的作用。在档案管理中运用现代信息技术，可以实现档案管理与大数据、人工智能等相关技术的结合，从而提上档案管理信息化建设与发展的速度。如此，除了可以促进档案管理信息处理速度提升以外，也可以为信息管理的质量与效率提供保障，以及在很大程度上实现单位整体服务水平的提升，让单位的信息化建设和发展取得更为理想的成效。从这方面可以看出，对相关单位的长久发展来说，积极推动档案管理信息化建设与发展具有重要价值，尤其是可以对单位起到不可替代的关键作用。

二、档案管理信息化的对策

（一）完善管理制度

一方面，相关单位需要在符合自身实际情况的基础上，对档案管理信息化制度进行制定，并且对电子档案资料录入的有关标准进行统一，适当地优化具体流程，从而防止档案储存过程中出现信息失真等问题。与此同时，相关单位也需要创新责任追究制度，通过这样的制度将工作人员内在驱动力激发出来。从而促进单位对有关人员的有效约束，防止人员在档案管理中出现各种问题，为档案信息的安全完整保驾护航。另一方面，在档案管理信息化的过程中，相关单位需要构建纸质档案管理和信息化档案管理衔接的制度，并要求相关人员结合制度开展各项工作，也需要确定电子档案资料查询方面的制度和权限，从而提高档案管理信息化的规范性。除此之外，在信息化的各项工作开展中，相关单位也需要制定定期维护和保养作业的制度，尤其是针对信息数据载体的相关维护与作业制度。进而强化档案信息资源使用的效率，增加信息化发展的整体进程。

（二）优化基础设施

在档案管理信息化的实践中，相关单位需要对基础设施进行优化。因为健全的基础设施是确保信息化发展和实践的基础。一方面，相关单位需要从战略高度正确认识信息化实践，根据单位的实际情况，将足够的专项资金提供给信息化建设与发展，并运用足够的专项资金对基础设施进行优化，进而充分确保信息化建设和发展工作的顺利进行。另一方面，相关单位需要在信息化的各项工作开展中，重视智能设备和技术的构建。进而使单位的基础设施更为丰富和完善，为档案管理信息化的实践奠定良好基础。与此同时，单位还需要根据自身的档案管理需求，引导相关专业人员对适合单位的管理系统进行开发。进而实现对档案信息的有效管理，防止丢失风险的发生。此外，单位在优化基础设施期间，需要重视档案管理信息化网站系统的构建，并在网站的建设中使用大数据等技术。从而更好达到高效利用档案资料，以及对资料进行全面保管的目标，推动单位的长久发展，更好体现档案管理信息化对单位发展的带动作用，使单位更好实现自身的社会价值，为社会以及广大群众服务。

（三）注重安全防护

对档案管理信息化的发展来说，注重安全防护是十分重要的一点。因为只有落实安全防护工作，提升安全防护力度，才能避免信息化发展中出现各项问题。相关单位需要加强人工智能等技术的使用，并在此基础之上，对档案管理信息化平台进行建设。从而推动档案管理的信息化转型，为单位相关人员实时查询相应的资料提供便利。同时，相关单位也需要明确网络不良环境对单位档案资料带来的不良影响，并结合其中的安全隐患，为档案管理系统设置防火墙、数字签名等。从而在有效的防护措施下，强化信息系统的风险抵抗能力，以及安全等级，最大程度地防止非法入侵等问题发生，并有效规避信息泄露等情况发生，提高档案资料的安全性与完整性。如此，有利于促进单位的信息化建设与发展。

结语

总之，在相关单位发展中，要想实现档案管理信息化，就需要重视对管理制度的创新，还要优化基础设施、注重安全防护等。从而运用合理的方法，对档案管理信息化的实践与发展进行引领，提升相应的发展水平，彰显信息化的作用。

参考文献

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李娜，女，汉族，1980-12，河北唐山人，华北理工大学，中级职称，本科学历，学士学位，研究方向：档案管理