基层学校档案工作发展策略探究

王瑞

摘要：学校档案是学校工作人员在教育活动、学校管理、学生学习等领域的保存或参照价值记录，是教育与学校活动、学校经营、教学与研究、教育督查与口碑等信息所必需的数据。本文分析了小学档案管理的现况，并就怎么搞好学校档案管理工作提出了一些观点。

关键词：基层学校；档案；发展策略

引言：

学校档案作为底层教职员工在教育活动、学校管理、学生学习等活动中的浓缩保存或参照价值档案，可以体现学校活动和每个历史阶段的活动。在学校工作里将过去与将来联络起来。儿童学校档案管理方式在教学、教科研活动中激发着十分关键的作用^[1]。

一、学校档案管理工作的重要作用

1.学校档案是学校的历史载体

学校档案是学校在各种各样行政、教学、科学研究活动中直接产生的文本、图表、音像制品等多种形式的历史记录。校园内文化的管理与建设、招收、学籍档案管理、课堂教学与教学实践、研究工作、教育研究、校园内环境建设、校园内文化建设等领域的书面报告和视觉载体。

学校档案真实客观性地记录了学校的发展，是学校关键的信息资源，不但归纳了学校长期性教育活动各个领域的具体经验同时也增进了学校的不断发展。学校档案的关键条件是分析学校档案，给予了学校教学工作的直接证据和进度的全貌，能够更好地汇总了学校自身形象和价值观建设的进退和不成功。学校档案馆收集了学校现有的知识成果，记录了学校的优质传统和优秀师资力量队伍多年以来取得的成就，为建设新时代学校、营造品性教育给予参照和依据。是学校发展与拼搏的专题讲座和记录，是可以非常有效地促进了学校自身的形象以及价值观更好发展的教学汇总^[2]。

2.学校档案是学校的教学总结

学校档案馆收集了学校现有的知识和成果，是学校发展和拼搏的累积，具有非常大的开发运用价值。对学校档案馆的综合分析展现了学校教育教学工作的演变和这种状况为建设新时代学校给予了规范和依据，推动了学校自身形象和价值观的发展。

二、基层学校档案管理工作现状和面临的问题

伴随着学校自身的持续发展和档案工作的进一步深层次进行，近些年，档案记录方面的工作取得了长足的进步，为学校工作的发展具有了促进作用^[3]。但笔者通过近些年的现场走访调查和调研发现，全国各地学校对档案工作兴趣爱好不同，部分农村小学档案管理不当，归档观念和归档成为问题学校发展的缺点。

1.意识缺乏敏感性

在底层学校内部的档案工作及自身的主导地位以及作用都没有得到相应的重视并且进行记录和保存。在一些学校工作人员的思想里则认为是一件小事。仅仅只是用了几个木柜来进行文件的存储，而学校比较珍贵的历史资料逐渐开始外流，一些农村的学校领导对于档案法的相关规定并没有太多的了解。档案管理观念低，对于在日常的管理工作中所产生的文件材料以及相关的收集和梳理并没有得到太多的重视，甚至是某些学校做归档工作是归于到年度的工作方案之中。但非常少有学校真正可以把归档作为一个长期性的工作模块来接受。

2.保管缺乏集中性

部分农村底层学校档案分散化归档状况非常严重。而在学校的某些部门中或者是个人为了得到更方便地工作非常不愿意相互配合在档案部门中的文件传送以及递交工作。通常他们把文件和材料当做自己的物品，这也就致使了非常多宝贵的档案或材料长期性地分散在各个部门中或者是个人的手上，而这一零散的状态非常严重地影响了各部门的材料安全存放。也有部分人员在搬移过程中没有严格依照移交的相关程序，造成珍贵的档案遗失无法立即存放，严重影响档案的一致性和精确性，造成学校档案管理收到了非常严重并且不可避免地损害^[4]。

3.制度缺乏严肃性

而在某些农村的基层学校内部档案管理的相关制度并没有实施到位、监管不到位，主要表现是，比如，教育学校和政教学院制作的档案是自己存放的，有的还由综合部、保卫部等其他的有关部门存放非常严重地影响了档案馆内部材料的一致性和统一性。不规律置放，一些档案工作者对档案归类过程没有充足详尽的评定，有些原材料模棱两可，卷文件目录与具体文件不一致、原材料缺少、非法使用。档案管理员没有执行高效的文件查借制度，有时借出去的文件赶不及注册登记和准时偿还、用时长，有时还遗失文件。很多学校尽管创建了一系列的制度，但不能应用于具体工作，严重地影响了档案管理的规范化发展。

4.管理缺乏现代性

对于在农村的小学学校中档案的调查可以看出，在此学校内部的大的信息化管理的水平并不是很高，而在某些农村的学校中档案管理的使用技术、硬件配置软件设备投入时间不久，存放档案的占地面积非常小并且比较远，和“十防”的要求差距很大，而档案的安全问题也受到了一定的威胁，档案管理所需要的电子设备使用年间非常久，只是有比较少数的学校运用着专门的档案管理软件系统，而大部分的学校都没有实行档案原材料的网络化查询，仍然停留在纸质进行档案记录的水平状态，导致了档案的信息化断档的相关现象非常严重，而这一情况不仅仅是受到了经济条件的限制，同时还是由于学校内部决策者的重视水平有着很大关系，甚至是有的学校都没有这具体的档案信息规划，同时设备投资也过度传统。

三、当前农村基层学校档案工作困局的应对策略

1.领导重视，完善档案管理工作体系

校领导要重视档案管理工作，开创以校领导为组长、各部门负责同志为负责的档案工作领导工作组，逐步完善《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等档案管理制度并组织归档。管理体制机制进行创新，积极地促进着学校内部的档案相关管理工作进行更好的发展。

2.专员管理，强化档案管理工作基础

一个好的档案从业人员必须具有较高的政治思想素质、职业道德规范、娴熟的本职工作。一方面，加强档案工作者的岗位职业资格建设，积极参与档案业务教育，获取档案专业理论知识，另一方面，构建档案工作网络，应用当今管理技术和优秀技术设备提高管理水平，紧随办公自动化系统的发展步伐^[5]。

3.全民参与，增强档案管理工作意识

向总体教职员工宣传档案管理的必要性，创建档案相关制度的培训讲座，创办档案知识比赛，提升教职员工对于档案管理的基本意识，激发员工对档案管理的个人爱好、支持。学校各院系（组、系）设立兼职工作档案馆，积极地参加并且相互配合好在学校内部的档案管理工作，对于档案进行收集/整理以及保障等其他方面的业务顺利发展有着很重要的作用，对于学校内部组织的相关工作可以得到更好的发展。

4.硬件支柱，保证档案管理工作质量

系统配置建设是提高档案质量的保证，是保证档案管理质量的最好的方式。需要安装综合数据计算机房、增购存储管理设备、分类存储、档案管理，合理的消防安全、电子防盗门、防潮、采光、防虫、耐高温等对策。除异味、耐污对策确保档案原材料安全存放、使用方便快捷、管理规范。

5.丰富档案管理工作内容

归档是一个累积的操作，首先，档案工作者在日常工作中必须注意对学校各式各样原材料的收集和分类。为给予具有记录价值的教育，还应努力发掘档案资源，如扩大档案馆藏品范围、收集散落的有名同学们的档案等，丰富老档案馆的珍藏内容。

6.实现管理现代化，拓宽服务领域

随着社会科学技术的发展，档案管理现代化、信息化正成为新时期档案工作发展的关键方向，另一方面，应用当今高技术方式提高档案运作效率。存档操作已从手机操作转移到当今管理。同时，应用当今管理方式为学校领导、教研组和有关社会部门第一时间给予管理档案信息，提高使用率和感受价值。推动并鼓励实行存档信息并与存档部门积极合作。

7.与时俱进，努力与校园文化建设相结合

由于学校档案馆是体现学校自身形象和价值观的关键载体，学校档案馆工作应力求在广阔无垠的社会文化背景下体现丰富多彩的生活魅力和独特的文化氛围，促进品行教育。各式各样活动的结合一直是校内文化建设的关键依据，最大限度地展示了学校的文化历史和风貌^[6]。

四、结论

也就是说，学校档案管理是学校基础工作的关键组成部分，我们在做好档案收集、分类、整理工作的同时，积极给予档案应用的服务，实现档案的科学管理和高效管理。通过建立规范档案运作和档案管理的常态，充分体现出档案的价值，进而促进教育工作发展。

参考文献

[1]胡敏霞.农村基层学校档案工作发展策略探究——以如东县为例[J].档案与建设,2020(11):69-70+55.

[2]宋晓彬.新形势下对青岛市基层学校档案工作的调查与思考[J].山东档案,2017(02):68-70.

[3]何小婷.提高基层电大档案管理工作水平的思考[J].新校园(阅读),2015(07):144-145.

[4]诸海明.基层学校体育工作的一个盲区——谈谈学校体育资料的积累与档案管理[J].体育师友,2009(01):79-80.

[5]石爱霞.浅谈基层学校干部人事档案管理的问题与对策[J].科技信息(科学教研),2008(20):268.

[6]刘丽娟.高校基层科技档案工作刍议[J].淮阴工业专科学校学报,1999(04):85-70.