事业单位专业技术人才档案信息化管理策略及建议

徐海英

摘要：随着我国经济及科技的不断发展进步，对于高端人才的需求已经成为我国全面发展中的重点问题。在“十三五”规划纲要中，着重强调了关于人才优化配置及建立健全人才流动机制的问题。在这种发展要求下，事业单位专业技术人才的档案信息化管理显得尤为重要。本文主要探讨了事业单位专业技术人才档案信息化管理中存在的问题与管理方法，希望通过文中的讨论，为当前我国人才档案的信息化管理提供一些有效建议与参考。

关键词：专业技术人才；档案信息化管理；方法策略

当前我国正处于“两个一百年”奋斗目标的关键时期，全面建设小康社会需要高端技术人才在工作中发挥重要作用。在十三五规划纲要中也主要强调了优化人才配置、为人才发展提供良好环境、健全评价激励机制、健全人才流动机制等要求。为了加强我国的发展建设、吸引更多“高精尖”专业技术性人才，如何优化专业技术人才的人事和档案管理工作，提高档案管理的信息化程度，是当前人才吸引中的关键。

一、事业单位专业技术人才的档案信息化管理的重要性

（一）有利于专业技术人员档案的永久保存

传统纸质档案管理方法对于档案的保存环境有一定要求，而且所需存储空间较大，在档案的日常查阅、调取、管理上都多有不便。纸质档案对于天气及自然灾害的抵御性低，梅雨天气及火灾、水患等自然灾害都容易造成档案的损毁和缺失。对于人才档案的完整性有所损害。高端人才的档案是事业单位在聘用人才时评价人才工作适用性和过往经历的重要参考标准。档案资料信息的完整性具有重要意义。用档案信息化管理取代原有纸质档案可以实现档案的永久保存，并且避免档案因为不可抗拒自然原因被损害，同时极大的节省了档案存储空间。事业单位专业技术人才的档案信息化管理在人才战略上具有重要意义。

（二）有利于稳定专业技术人员的工作心态

档案是对于专业技术人员工作经历、专业技能、医疗社会保障福利等方面内容的重要记录。档案管理的稳定性和全面性能够给专业技术人员营造具有归属感和依赖性的工作环境，提升专业技术人员对于事业单位工作的稳定性。档案信息化管理对人才知识技能信息存留、社会保障、职业晋升等方面都有重要作用。档案信息化管理有助于和谐交流、团结工作的环境的营造。能够有效保证专业技术人才的工作稳定性。

（三）有利于有效管理及调动人才档案信息

当前的社会发展环境下，鼓励专业技术人才在不同性质单位和地区间自由流动以实现人才最大程度利用。“十三五”规划中强调要加快完善海外来华及高端专业技术人才的引进工作。而人才档案作为人才评价的重要标准，信息化档案管理可以实现档案调动及管理的便捷性。原来纸质档案在档案调动中有一定麻烦，而档案的信息化管理可以实现人才调动的及时性，对于提升高端专业人才的流动和留存都具有重要意义。

二、事业单位专业技术人才的档案信息化管理现状及问题

（一）专业技术人才档案匹配度欠缺

当前无纸化办公的推进及事业单位信息化平台的建设已经在很大程度上提升了原有人才档案管理及人事工作管理的便捷程度。但是当前事业单位在建立档案信息化管理中还存在一定不足之处。信息化平台及相关软件的不兼容、局域网管理过程中对于文件阅读权限的不合理设置、电子文件共享的实现度低，这些现实问题都导致了专业技术人才档案匹配度有所欠缺，事业单位在人员档案的查阅、审核、调动中无法全面、便捷的进行档案检索及筛选，导致专业人才无法被事业单位及时发现，有碍单位对于人才的引进效率。

（二）对于人才档案信息的安全保障不足

在专业人才档案的信息化管理中，档案的安全性保障工作实施的还略有不足。专业人才的档案信息常常涉及事业单位及国家建设中的关键项目及重要机密，这些信息对于单位发展及国家建设都具有十分重要的作用。档案信息的保密性是保障事业单位稳定发展的前提。但当前档案信息化管理过程中存在一定安全隐患，信息平台资料泄露、档案管理计算机与外网相连、未做到档案专人专号管理登录等等，都导致当前人才信息的保障工作存在一定风险。

（三）人事及档案管理对于当前人才吸引力不足

当前事业单位的人事工作及档案管理中，尚未能很好的实现对于专业技术人才医疗待遇、职称评定、社会保障等方面的特殊优待，人才培养机制及晋升机制尚不完善，人才信誉度、人才过完评价尚未能在档案中完体现，对人才资质审核及高端专业人才的准入资格放宽力度尚不够，这导致了人事及档案管理对于当前人才吸引力不足。

三、专业技术人才的档案信息化管理方法

（一）优化专业人才档案管理信息化建设标准

为促进档案信息化管理的快速推进与实施，事业单位在专业人才的档案信息化管理中应该注意信息化档案管理制度的完善性及科学性建立。在档案管理标准的建立中，一定要以事业单位本身发展特点及对人事档案管理工作的需求出发。实现档案管理标准的统一性与安全性。可以将档案的信息化管理水平作为管理工作考核的重要指标，从管理机制和考核机制双向出发，达成专业人才档案信息化管理标准更完善及科学的建立。

（二）加强对于专业人才档案管理的保密工作

专业人才的档案管理是关系到事业单位生产发展安全及人才自身安全的重点，加强对于专业人才档案管理的保密工作应该从信息管理平台规范使用操作及数据库加密两方面入手。为实现档案保密工作的进行，应要求档案信息管理平台由具有档案管理经验的专业技术人员管理，并贯彻落实档案管理信息查阅权限的科学设置，确保只有人事工作者及人才使用部门可查阅档案。同时要注意人才档案数据库的加密，防止黑客入侵、信息泄露等情况发生。

（三）加强高技术人才的人事档案管理科学性

档案信息化管理一定要注意管理的科学性。科学性包括档案分类及档案与人才晋升、考评机制有机结合的双重科学性。专业人才档案应按照人才在事业单位中所属部门、入职年限、工种等内容进行科学归类，以方便档案的查阅和调动。同时应该将档案信息与人才晋升、考评相结合，为人才的晋升提供依据。这样有利于提升专业人才档案的使用率，并且也有利于提升人才对于工作的责任感和重视程度，因为当下工作情况也将记入档案，这种全面完整的科学档案管理，更容易加强人员对于事业单位工作的荣誉感。同时，人事档案的信息化、科学化管理有利于发挥政府、单位组织、市场调控的多元评价作用，在人才鉴定上更有力度。档案内容成为人才技能凭证，解决了专业人才优化职业发展路径的需求，致使岗位对人才的吸引力有所提升。

结束语：

综上所述，如何与时俱进、紧跟社会发展需求寻求更科学、有效的档案信息化管理方法，以达到专业技术性人才引进和存留的目标，是当前事业单位人事及档案管理中需要不断探索的问题，在档案信息化管理促进事业单位人才吸纳工作的落实中，我们仍然任重而道远。

参考文献

[1]韦惠杰,李柳姗.信息化管理模式下高级人员职称档案的管理[J].人才资源开发,2015(16):124-125..

[2]周珍.人事档案信息化管理面临的挑战及对策分析[J].人才资源开发,2015(22):133-134.

[3]王丽宾.浅析事业单位干部人事档案信息化管理[J].东方企业文化,2015(17):104.