创新档案管理理念，实现档案管理信息化

刘祎楠

摘要：档案是记录各类信息的载体，档案管理可对相关机构的发展产生较大影响。现阶段，部分机构仍采用传统的档案管理模式，管理效率及管理质量均处于较低水平，开展档案管理信息化建设势在必行。本文总结档案管理信息化的优势，分析档案管理信息化建设中存在的问题，并研究创新档案管理理念实现档案管理信息化的策略，希望为档案管理人员提供参考。

关键词：档案管理；信息化管理；管理理念

当前，我国科技水平高速发展，信息互联网技术得到日益广泛的应用，各行各业的发展模式均产生较大变化。面对全新的社会发展形势，档案管理人员需牢固树立创新发展意识，深入研究信息互联网技术，积极引入信息化管理模式，并在档案管理信息化实践中不断总结相关经验，优化调整档案管理措施，以促进档案管理水平持续提高。

一、档案管理信息化的优势

与传统档案管理模式相比，档案管理信息化优势明显，主要体现在如下方面。第一，传统档案管理模式下，大部分管理工作需通过手工操作完成，要求工作人员书写字迹工整规范，完整抄写各类资料，其主要缺陷为工作量较大，工作效率偏低，极易产生资料收集不完整或漏写错误等问题。信息化档案管理模式下，工作人员利用计算机软件完成资料的收集、存储及查阅，可显著提高工作效率，降低差错发生率。第二，传统档案管理模式无法实现资源共享，导致资源浪费[1]。信息化档案管理模式下，相关机构建立档案资源数据库，且数据库通过互联网与其他信息系统连接，可实现档案资源共享，显著提高档案的综合利用率，使档案在实际工作中发挥出应有的价值。第三，传统的纸质档案受环境等因素影响，极易破损或丢失。信息化档案管理模式下，工作人员将档案资料存储于数据库中，可避免档案资料丢失等问题，并可提高档案传递的安全性及效率。

二、档案管理信息化建设中存在的问题

与传统档案管理模式相比，档案管理信息化具有诸多优势，但在实际开展信息化建设中仍存在诸多问题，具体体现在如下方面。第一，档案管理信息化建设过程中需投入大量的人力物力，引入先进的设备，但部分机构管理人员对信息化建设的重视程度不足，投入力度偏低，导致档案管理信息化建设步伐缓慢。第二，部分机构在档案管理信息化建设的过程中未采取有效的安全管理措施，导致信息化系统中存在诸多安全漏洞，严重影响档案资源的安全性。第三，我国档案管理信息化尚处于发展初期，相关规定不完善，重复建设、数字化档案不兼容、管理软件适用性差等问题突出，进而档案管理水平的提高[2]。

三、创新档案管理理念实现档案管理信息化的策略

（一）提高对档案管理信息化的重视程度

相关机构管理人员需树立创新的档案管理理念，提高对档案管理信息化的重视程度，树立充分认识到档案管理信息化建设的必要性及长期性，制定完善的建设规划，加大资金投入力度，并在机构内部开展宣传，全体人员充分认识到档案管理信息化的优势，并积极参与档案管理信息化建设实践中。同时，管理人员需实时监督档案管理信息化建设进程，及时纠正各类问题，以加速档案管理模式的转变，促进档案管理工作质量提升[3]。另外，档案管理信息化模式下，相关机构需对档案管理人员进行培训，聘请专家为其讲解信息化系统的操作方法，指导其转变理念，优化调整工作方法，以确保信息化技术在档案管理中发挥出应有的效果。

（二）建立完善档案信息资源管理制度

开展档案管理信息化建设的过程中，需建立完善的档案信息资源管理制度，以确保信息化管理达到预期效果。具体制定相关制度的过程中，需遵循前瞻性、开放性、系统性、兼容性的基本原则。第一，前瞻性原则。相关机构需评估分析档案管理信息化现状，预测未来的发展方向，建立具有一定成长性的档案信息化建设标准[4]。第二，系统性。档案管理信息化建设的过程中，相关机构需促进各个标准的相互关联及相互补充，使不同标准形成统一的系统。第三，开放性及兼容性。相关机构在制定档案信息化建设标准过程中需充分包括档案管理行业、信息技术行业相关要求，保证二者的兼容性，并保证各类标准的开放性，以促进不同标准的相互融合。另外，在制定档案信息资源管理制度的过程中，需建立数据标准体系、档案信息管理应用系统标准体系、档案信息资源标准体系，在构建相关体系的过程中应遵循国家相关规定的要求，不断调整完善软件系统工作平台、资源库，以提高建设的整体水平。

（三）加强安全保障

档案管理信息化建设过程中，需采取有效的安全保障措施，以避免档案资源丢失等问题。第一，相关机构需重点保障硬件设施的安全，安排专人负责设备巡检及维护保养，定期检查网络运行情况及服务器运行情况，更新档案日志，如发现异常需及时采取有效的处理方案。第二，需大力加强数据备份中心的建设，制定，制定各类不可控事件的应急处理方案，最大程度上规避线路因素、环境因素、设备故障因素引发的档案数据丢失。第三，需加强网络安全管理，合理设定档案访问权限，并依托网络平台构建在线报警系统，以便于及时处理各类不安全事件。第四，加强内网与外网的防火墙建设，并不断优化调整防火墙技术，提升安全访问的综合控制力，以确保在短时间内实现外网与内网间的物理隔离

[5]。第五，明确用户操作权限，引入身份认证等技术，对关键技术及档案实施防盗密码加密处理，并对各类安全事件进行追踪排查，以有效清除各类隐患，最大程度保障档案资源安全。

结语：

档案管理信息化是档案管理工作的必然发展趋势，为此相关机构需提高重视度，积极开展信息化建设，建立完善的管理制度，加强安全保障，以促进档案管理工作质量提升。

参考文献：

[1]崔旭.大数据时代医院档案管理信息化的创新路径分析[J].档案管理,2022(2):121-122.

[2]芦云珊."互联网+"背景下医院文书档案信息化管理探讨[J].中国卫生标准管理,2023,14(1):6-10.

[3]杜慧.新形势下关于石油企业档案管理信息化探究[J].兰台内外,2023(2):25-27.

[4]段艳丽.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].办公自动化,2023,28(2):53-55.

[5]郭云.档案管理理念创新与网络管理模式构建在加强医院档案信息化建设中的探讨[J].兰台内外,2023(1):4-6.