浅析高校后勤服务合同档案管理——以百色学院总务后勤服务合同为例子

农冬梅

百色学院,广西百色市,533000

摘要：随着高校后勤社会化的发展，后勤服务外包成为了一种必然，通过高校与社会组织的共同努力，达到既节约办学成本又为师生提供优质高效服务的目的。在后勤服务外包中为了规避风险、减少纠纷、维护双方利益，合同则成为学校和承包方直接最重要的合作约束手段，但随时高校的快速发展，后勤服务合同档案也越来越多，越来越复杂，为了能够高效服务后勤管理工作，需要切实加强后勤服务合同档案管理，确保合同的使用效能。

关键词：高校后勤；服务外包；合同；档案管理

高校后勤是学校正常教学和科研的保障部门，是高校正常运行的坚实后盾。其工作内容囊括了学校基础运营的水、电保障、日常零星维修、物资采购、零星土建设施、特种设备维护等。那么，在社会力量参与提供服务的过程中，带来成本和效力效益的同时也存在了为师生服务质量的风险，如何维护学校的合法权益，减少服务质量纠纷引起的社会负面影响，合同管理成为，规避风险、保障服务外包目的的实现的重要手段。高校服务类合同除了遵守《民法典》关于合同签订的原则，还必须遵循《行政事业单位内部控制规范(试行)》的要求，做到内部控制规范进行。百色学院是2006年教育部批准成立的普通本科高校，源于1938年成立的广西省立田西师范学校，是一所综合性应用型本科院校，学校占地面积1833.22亩，现有建筑面积47.27万平方米。学校后勤由多个部门进行管理，按职责要求，总务处负责学校各类水电设备、食堂、乔木、保 洁、医疗药品、医疗耗材、医疗设备及医疗服务、零星土建等项目需求（含 预算、价格及使用需求）编制或指导、论证、立项审批；负责 以上项目合同的起草、签订、立项审批、合同监督及备案；负责合同履约、验收、资金支付等的管理，现有员工112人，目前实行部分服务外包的运营模式。自2015年起至2021年底，与部门相关的合同、协议书等 123 份，在合同管理过程中积累了一定的经验，本文所讨论是在总务处负责范围内后勤服务合同管理的。

一、根据采购方式进行分类的合同材料

（一）单一来源采购

供应商唯一性或是发生不可预见的紧急情况不能其他供应商处采购的，列如由国家管控的国家经济命脉、能源如水、电保障类服务是由国企提供的服务。此类服务为乙方公司独有，由当地水务部门和能源部门按照国家和地方政府的规定，由乙方通过电子远程控制系统提供甲方每月使用的数据，甲方按月按时支付，后勤部门做好准时上文请示支付的申请后，由学校财务部门进行支付即可，此类采购方式是工作量是固定的，省时省事，没有多余的步骤，每月按程序走就可以完成，不存在争议，价格是透明的价格波动也是随着政策走，完全是根据国家和地方政府的文件规定进行，只要关注政府关于水电管理的文件走，就可以顺利进行的。

（二）询价采购

根据单位内部的服务采购文件规定，根据采购金额和采购项目内容，立项部门可以在政府采购平台系统上进行至少三家询价，在同等条件下，选择最低的供应商为成家单位，集中采购目录外金额未达到政府采购平台备案的，可以在线下进行至少三家询价，确立中标单位的方式进行采购。诸如生活垃圾清运、医疗废弃物处置、高压水池清洗检测、排污管疏通零星土建维修、水电木配件、草木大面积修剪清理等采购合同。提供此类服务的单位有一定专业性、技术性要求，可选择的合作对象有限，在政府采购平台上很难找到商家，一般以询价采购为主。为保证高校的维稳、高效运转，建议一定长度的合作期限，因此，在拟定合同条款时应充分考虑到优质服务、学校安全为首，学校利益兼顾，约定双方责权义务时尽最大可能进行精细化划分，做好不可抗力发生时的风险防范。三家询价的采购方式较之招标采购，时间优势突出，项目推进的速度会更快。

（三）招标采购

除了金额超过规定范围的总务处分管的项目必须进行公开招标外，一些后勤服务项目的采购，因为服务商家众多，或是立项部门需要，也是可以向业务主管部门申请招标，按照权限范围，总务处采购内容需要进行公开招标进行的项目，只要部门完成前期的立项申请，后期的招标事宜，根据立项内容不同，负责招标的单位也不同，部门只要按照要求做好前期工作和后期合同管理及后续的支付，一般情况下都能按照合同进行管理，此类采购方式，要做好前期的项目经费预算、项目内各类材料的明细或规格要清晰，投标单位要根据国家或是行业要求，具备一定的配备能力，同时还要进行资格审查等工作，程序繁琐，但是公开透明，缺点是存在流标的可能，项目耗时长，合同期限比较长，管理过程会因为环境、不可抗拒因素等存在可变性，如学生公寓热水服务供应、食堂管理、高压配电运维等项目。

二、合同签署

合同文本一般由立项部门和乙方洽谈后根据内容按照学校提供的合同范本起草，与合同审核流程表、合同文本、含有合作背景、合同目的、合同相对人资信状况、履约能力、风险防范等合同签署背景材料一同提交归口管理等部门审查，涉及合同条款的管理方向的部门，如项目归口部门的总务处审核后，同意上报，资产处对采购方式的审核、财务处会根据合同金额及付款等问题进行核审、法律顾问对合同进行公正性核审。汇总分析各部门对合同的修改意见后，立项部门再次与乙方公司进行协商沟通，待双方达成一致意见后，重新把修改后的合同文本按原流程进行申报，获学校同意后由学校授权合同归口管理部门进行合同的签订。合同签署按照内部授权审批控制进行，做到逐级审核，风险防控。合同原件的份数满足付款、备查、存档的需求，合同文本除了落款除盖章还必须要盖骑缝章。为了督促服务商在合同期限内尽职履行相关义务，在合同条款内必须详细的列好测评条款，与师生息息相关的服务类合同，必须标明如因服务商原因造成的安全隐患，甲方有权解除合同。后勤归口部门按照合同要求，不定期的对服务商进行考核，分值与结算费用挂钩。服务条款明细规定，可以提高服务商提供服务的透明度，促进双面合作的满意度。

三、合同存档

完整的合同材料存档，按照材料完整性的要求，应该是从立项申请开始至项目完成后所有经费支付完成的一系列材料。合同档案存放应该根据《档案法》的规定，场地有一定的独立性，能够利于纸质材料的存放，有一定的密闭性。管理者应该具备一定的业务知识，做好保密的工作，合同借阅或复印必须按照档案查阅的管理方式办理领导审批同意的手续，做好合同条款的管理，按合同要求，督促相关科室跟踪反馈合同执行过程，尤其是过程的管理，资金类的结算或资金类的支付、质保金退费等业务。

四、存在不足及工作建议

（一）场地要求

合同档案，作为档案的一个类别，是需要一定的无安全隐患的存放库房，由项目主管部门自行保管合同，在短期而言，一定程度上有利于合同项目执行的跟进，但长期而言，则存在着极大的安全隐患。

按照内审相关的合同管理办法和学校合同管理办法的要求，合同分级管理，要求对合同订立前进行可行性分析与评审；合同相对方的主体资格、资质、资信、履行能力审查；合同起草及订立前审核、报批流程；合同备案流程及备案文件目录；合同文件及相关资料的收集与保管；合同履行监控、记录、通知、催告与报告；合同争议处理；合同结案归档。材料繁琐，需要部门指定合同承办人，专项工作专项负责。在工作实际当中，由于办公场地的限制，合同主管部门没有分配到档案资料存放的库房，作为一定保密级别的合同档案材料，分散堆积在各科室公共办公室，存在材料泄密，尤其是这些纸质材料，容易受气候、气温的影响，受虫子的伤害，在没有解决场地问题，归口部门合同档案管理无法执行。

（二）专业性素质的需求

在实际操作过程中，因为人员配置问题，很难配备到专业的合同承办人，也无法配齐专门的合同承办人，哪个科室的项目，合同承办人就为科室的负责人，对立项项目内的内容，需要抽时间进行市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查，根据调查情况进行合理预算，合同草拟，因受专业知识影响，一般所付出的劳动和收获不成正比，有一定的返工率。

合同档案管理员必须具备档案材料存放和管理的知识，必须知道合同档案归档材料的内容明细，按合同明细进行收集。但部门合同，长期以来由未经过培训的指定的办公室人员进行管理，合同管理只是其负责综合类各项业务中的一项，属于兼职。管理人员负责催缴合同承办人移交合同档案材料，但现实工作中，对这些材料的收集，往往是因为负责项目的同志本人就没有移交材料的意识。往往是年头工作，年尾才收集材料，很多材料还未能移交给合同管理员就已经遗失，合同档案材料收集在开始就存在缺陷，长期项目，尤其是包含隐蔽修复工程的项目，会因为档案材料的缺少，尤其是图纸类材料，未来再建项目时会出行误伤，如喷淋系统的采购安装，因为图纸未能按要求收集存档，路面建设工程就误伤了埋在地上的管道系统，造成了经济上的损失。目前在册的部门合同档案，材料仅为合同（含合同复印件），其他材料均未能存档。合同档案管理员的岗前培训是提高业务能力的一个重要途径，只有做好专业的培训，在工作中才能拿出专业的能力。

（三）专业化的管理

后勤服务类合同档案管理是总务后勤工作的重要组成部门，一份完整的合同材料是多个部门共同协作完成的。随着日臻完善的内部审计制度的完善，后勤应建立规范化、专业化的管理制度，使本单位在执行合同管理中，能够促进双方履约能力，提高服务师生的满意度。对相关档案资料进行细化分类和电子影像存档，能减少纸质材料遗失、破损的风险，提高合同资料的使用率。

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作者 农冬梅 ，1977年出生，女，广西田林人，硕士研究生，档案馆员，壮族，研究方向：档案类