高校教学秘书工作探析

时志宏

摘要：教学秘书要在错综复杂的教学系统中起协调作用，还要收集、整合相关的各个方面信息，反馈给相关人员，在教学活动中教学秘书可以说是桥梁和枢纽。但工作现状却不容乐观。

关键词：高校教学秘书   工作内容   工作现状

教学秘书工作是高校教学管理的中心工作。教学秘书肩负着承上启下、左右协调、提供信息、完善相应部门教学管理的任务。他们为本系的教学工作和师生服务。他们的工作复杂，任务艰巨。在实践中，民办高校的教学秘书也接手了行政秘书的工作，其工作强度可想而知。教学秘书是各院系教学领导的主力军。教学秘书工作的质量关系到各部门教学管理的质量。教学秘书是在基层监督、审查和执行学校政策、目标和措施的主要力量。它们是教学管理的重要组成部分。

中国高校普遍存在着一种现象，即强调教学而忽视管理。教学秘书只做机械的重复性工作。教学秘书工作的工作量、责任和任务都很重；突发事件太多，心理压力太大；工资差距大；教学秘书工作缺乏培训和指导留级导致教学秘书工作积极性不高，影响了教学秘书自身的发展。教学秘书的结构被忽视。教学秘书的地位没有得到重视，任务艰巨，缺乏主观能动性。一些教学秘书对自己的工作没有自豪感，没有得到认可、理解和尊重，导致一些教学秘书心理失衡，缺乏积极的职业发展目标，缺乏工作热情，缺乏动力，缺乏自信，缺乏创业精神和责任感，缺乏创新和灵活性，同时，随着高校招生规模的扩大，学生人数急剧增加。在教学管理人员紧张的情况下，繁重的工作让教学秘书疲于应对。

首先来看高校教学秘书的工作内容。

教学秘书作为教学管理系统中的基层管理人员，要和不同部门、不同类型的人员打交道，有所在二级院系的领导、院系中各个系的老师、所有学生，有学校教务处的不同部门，有其他行政部门如学工处等，有实验室，有其他院系等等。教学秘书要在这错综复杂的教学系统中起协调作用，还要收集、整合相关的各个方面信息，反馈给相关人员，在教学活动中教学秘书可以说是桥梁和枢纽。

为了确保院系日常教学工作的正常运行，教学秘书的工作内容繁琐，工作量巨大。许多单位的教学秘书承担至少以下工作：一是开学初补缓考、免听考试的相关工作，包括答疑安排、试卷安排、成绩录入等，以及新学期教学任务的落实和课表的编排；二是教学过程课程的组织与协调，教师调课、教室变动等等；三是学生课程选课包括补改选、退选，有正常年级的学生，还有转专业学生、延长学年学生、退伍学生、休学复学学生的课程比对及选课指导等等；四是实践课程相关安排，包括统计课程进行情况、借用教室、学生领取档案资料、教学资料印刷等等；五是教学档案的收集、整理、统计等，实际操作过程中，因为基本涉及学院所有老师的课程、所有学生的资料，实际收集整理过程相当艰辛；六是考试相关工作，这是一大块内容，考试前需打印试卷的收集，要仔细检查试卷统一部分内容是否完整、是否正确，试卷页数是否无误，确认试卷打印的份数、需不需要其他格式、其他附件等。打印后分装试卷，分装前提前在试卷袋上填写考试课程的基本信息（课程课号、课名、人数、时间、地点、学年、学期等等），确保每个试卷袋的试卷份数正确，试卷袋里面的资料完整。考试期间进行巡考，收集考场情况记录表，如有突发状况及时联系相关部门及时解决。七是学籍审核，每学年要对学生进行学籍审核，查看学生学分情况，确认学生是否可以正常进行学业还是需要延长学年甚至退学；八是教学质量评估的工作，如期中教学检查、专业评估、督导组检查等等。九是转专业工作方面；十是四六级考试、计算机考试等校外考试；另外还有老师和学生的各种证书、资料的处理。

可以说每项工作里面有许多具体工作，如评估工作中，涉及大量资料调取，包括电子版、纸版，每个内容的调取，都需要先调出学期、排列等等信息，再到资料库查找。可见教学秘书庞大的工作量、繁琐的工作内容，而事关教学、考试、学籍等等又责任重大，这些工作内容虽然陈列出来不是很多，可具体到每一项、具体到每个学生、老师身上，量大而又难以量化。

目前高校教学秘书的工作现状却不容乐观。

教学秘书涉及的人多、职能部门多，而职能部门的工作特点就是人事变动较快、业务培训少，许多工作都是边干边学，导致日常工作中的上传下达带来的工作思路不清，从而工作效率低，加大教学秘书的工作压力。

教学秘书承担了最具体最繁琐的工作，而面对对象既有多部门领导，又有同部门师生，这些对象容易把教学秘书看为服务人员，态度上轻慢。而目前高校招聘的教学秘书一般都是硕士研究生毕业，有些甚至是海外留学归来，一方面工作内容繁杂，一方面人事关系会造成工作情绪，容易影响教学秘书的工作积极性和自身发展，造成工作压力甚至倦怠。

教学秘书的工作性质在某种程度上造成考核制度难以做好量化分析，不管教学秘书这个工作是否取得好的成果，都无法及时予合理的评价，导致教学秘书的工作质量同其薪酬待遇并无太大的关系，这点也很容易打击教学秘书的工作积极性。

教学秘书一般被定义为“教辅”人员，前景不明朗，姑且不论高校的教师岗位，就是和实验员、辅导员的评职称要求也不同，既不能按教学岗晋升，又不能按其他行政岗同等要求。同时，因为较多工作内容是每学期或每学年周而复始，难以获得成就感的同时，看不到发展前景，导致教学秘书岗位在高校岗位中处于尴尬的境地。

以上可见，高校教学秘书的工作内容冗长繁杂，工作现状不容乐观，但教学秘书工作的开展会影响学院的整个教学情况。因此，希望高校的管理人员可以客观认识到教学秘书的重要性，随着教学秘书自身的学历背景越来越高，在教学秘书的培训、考核、晋升等等方面进行综合考虑，为教学秘书的工作环境等提供更多的有利条件，整体让高校的教学管理工作更加顺畅也更加健康发展。

参考文献

[1] 任瑜艳，高校教学秘书岗位定位与素质要求，《现代交际》2021年第2期

[2] 涂吉蓉，高校教学秘书的困境与发展策略初探，《科技资讯》202年第30期

[3] 相晓艳，高校教学秘书工作现状及改进策略，《山西青年》2021年第20期

[4] 许瀛元，教学秘书岗位服务与管理的现状及应对策略——以高校为例，《山西青年》2022年第8期

作者简介：时志宏，上海电力大学 上海 201306  （1979.12——），女，汉族，山东，硕士，教学秘书。