档案管理中电子档案管理建议

张淑红

摘要：人事档案是一个人的学习工作经历、政治品质、道德品行、专业素养、工作业绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的原始材料，具有凭证、依据和参考的重要作用，特别是在个人学历证明、职称申报、工资待遇、工作调动、组织选拔人才、办理养老保险、退休手续等相关问题时都需要使用人事档案，所以对人事档案进行正规的、合理高效的管理，其重要性是不言而喻的。信息化的普及，为人事档案的管理工作指引了新的思路和方向，也促使人事档案管理工作效率要进一步提升。

关键词：档案管理；电子档案管理；建议

中图分类号：F457

文献标识码:A

引言

对于企事业单位而言，档案管理工作属于其中一项繁琐细碎的业务，要对其投入大量的工作精力。通过引进电子信息化管理模式，采取电子档案管理方式，可以有效提高工作效率，确保档案信息的储存安全，保证查询便捷并发挥多方面的优势和作用。针对电子档案在档案管理中的应用策略进行探究分析，有极大的必要性与现实意义。

1电子档案管理的特点

电子档案管理模式的优点如下所述:其一，管理便捷。电子档案经压缩技术处理后，数据信息占用的空间较小，便于保存。其二，数据信息传输速率快。电子档案的数据信息传输速率较快，便于查阅与调用。正是因为电子档案管理模式的这些优点，使其受到企业的高度重视。但需要注意的是，电子档案管理模式也存在一定的缺陷。随着互联网的快速普及，网络环境也越来越复杂，电子档案中的数据信息极易因黑客攻击或病毒侵袭而泄露。一旦数据信息泄露，就会给企业造成无法预估的损失。另外，电子档案的加密程度直接决定了数据信息的安全程度。由于技术方面的限制，增加了数据信息的安全隐患。

2档案管理中电子档案管理建议

2.1建立健全企业电子档案管理制度。

电子档案管理制度是电子档案运行的基本保障，加强电子档案管理首先要健全电子档案管理制度。关于电子档案管理，我国制定了各项企业电子档案管理体制，但是在实际运行过程中并没有得到良好的应用，企业领导层必须提升制度建设意识，完善电子档案管理制度。其次，要加强人事管理制度的建立，防止内部不和谐。最后，完善电子档案安全管理相关法律法规。电子文件的特殊性使其在管理过程中容易因各种原因而丢失或更改信息。虽然我们可以开发设计各种电子档案管理安全系统，如一些专门的杀毒软件和防火墙等，但是这种只起预防作用的电子档案安全管理办法不能从根本上解决电子档案管理的安全隐患，必须从顶层构建电子档案安全管理的相关法律法规，为安全管理提供法律保障；同时要结合企业自身的实际运行情况，完善内部管理制度，确保电子档案信息的真实性和原创性。

2.2加强档案安全管理

首先，要加强电子档案管理软件的选择和应用，优先选择那些稳定性较强、安全性较强的档案管理软件；采用专家评估的形式，对电子档案管理软件安全性进行评估，找出管理过程中可能存在的各种隐患；同时，在软件使用过程中加强技术侦测，相关技术人员定期对电子档案系统安全性问题进行检测和保护，以防止犯罪分子侵入电子档案系统；另外，作为电子档案利用的用户，要及时反映电子档案管理过程中可能存在的各种漏洞，以便于软件的升级和开发。作为软件的开发者、维护者，也要对相关的电子商务数据资源进行保密工作，既能保护用户的隐私，又能更好地保护档案平台的访问安全和档案信息资源的整合与共享。档案网络保护是档案工作的主要内容，具有极其重要的意义。

2.3加强硬件与软件管理

就电子档案管理工作而言，软件、硬件设施极具重要性，先进的设备可以提升信息归档处置水平，依托视频、图像、电子文件等方式有效呈现资料与数据，充分发挥资料的应用功能，便于使用人员更好地解读资料。（1）软件与硬件设施要匹配。为了确保电子档案管理工作顺利稳定运行，应当提供与之相匹配的软件与硬件设施，以此确保大量信息被有效收集、存储以及传递，实现档案管理的科学化与智能化效果。在此过程中，各级企事业院校单位应当运用现代化技术，将整理保存好的电子档案备份处理，依靠刻盘的方式对电子档案进行永久性储存；要加大资金投入与制度鼓励，注重对相关技术实施研究和开发，以此提升计算机系统管理能力，强化电子档案管理平台的安全性与实用性。（2）要定期更新、维护电子档案管理硬件设施。要按照自身的经济状况，采购实用性较强的计算机设备。通过加强软件、硬件设备的管理力度，可以为电子档案管理工作创设良好的工作环境，确保电子信息录入及时准确，存储更加安全且查询更为便捷。

2.4加强技术操作的监督管理

管理者在管理电子档案时，需要注意整个管理过程。其他管理人员也需要对同事的管理行为进行监督，及时提出并纠正管理人员在技术操作中存在的问题；同时，管理人员在技术操作中要注意电子文件的异常情况，对产生的安全问题及时进行监督，并尽快解决。另外，管理人员在电子档案管理中，一定要注意档案内容，以便于管理人员跟踪查找档案内容。比如，管理人员在归档时需要仔细核对每个员工的档案号，确保每个员工的档案中都能有单独的信息。另外，电子档案归档时必须统一格式，防止与系统不兼容。

2.5做好归档管理

针对电子档案所开展的归档工作，主要是指档案管理人员依靠系统性、科学性的整理，将具备价值的电子文档、图片以及影像材料，由计算机存储器或是网络复制到存储载体当中，从而达到长期存储与归档的效果。由此可知，在对电子档案实行归档期间，想要排除所有对设备运行产生的干扰因素比如病毒等，就必须做好电子档案鉴定环节。在此过程中需要对电子档案实施杀毒，在保证无病毒入侵的前提下，才可以开展归档操作。除此之外，还应当保证电子档案完整无误，未遭到损坏和遗失。针对重要文件予以扫描及存档期间，要注重将文件转化为PDF文档再实施存档处理。想要确保档案能够为使用者提供更为准确、真实的数据与信息，应当妥善保存好纸质文件，科学实施档案归档双轨制度，否则纸质文件的流失和泄露，会严重威胁到信息数据的安全性与可靠性。

2.6备份技术

电子档案备份能够立足软件与硬件及人工备份等多个角度，采取多层备份措施来有效减轻由于档案丢失所产生的负面影响。电子档案存储中应高度重视存储的多元化特征，纸质档案应与电子档案同时保存。与此同时，也应做好光盘和U盘等形式的备份工作，避免由于电脑故障所引发的信息丢失等问题。刻录的光盘应分类存放，以便于查找及管理。在定制档案柜的过程中也应采取有效措施避免档案丢失的问题。

结束语

综上所述，各级各类企事业院校单位在开展电子档案管理工作的过程中，应当综合考虑多方面的因素。要根据单位自身的实际情况，提高对电子档案管理模式的重视程度，不断健全相关管理机制；加强相关软件硬件设备管理力度，注重档案的规范性操作与数据库建设，不断提高电子档案管理人员的专业能力。以此提高档案管理工作效率，促进我国档案事业高效稳定发展。

参考文献

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