浅谈档案管理信息化科学发展

王丽

摘 要：

现如今，我国的经济建设得到进一步发展，同时也推进了市场经济建设的蓬勃发展，各企事业单位、政府机关也越捷路径，本文主要来越重视档案的管理工作。在当前信息时代背景下，档案管理信息化建设已成为我国档案事业发展的必然趋势，积极应用高科技设备与技术，最终有效提升我国档案管理工作的质量和效果。为了使信息管理更加科学有效，信息化是一条最有效的快分析档案管理信息化科学发展的必要性，对现阶段我国档案管理中所存在的问题进行剖析，探讨在这个过程中存在的问题，并提出可行性建议。

关键词：

档案管理；信息化；科学发展；问题；对策

近年来，随着社会的进一步发展，信息化技术处于飞速发展阶段，“互联网+”时代已经到来，各个领域都逐渐注重信息技术的应用，档案管理行业也顺应时代发展，加强对信息技术的运用。同时，随着社会的进一步发展，我国档案管理的水平也得到了进一步提升，但成效并不理想，加上电子政务的进一步发展，也让档案管理从业者更加注重信息化发展。基于此，在档案管理中必须紧随时代发展的步伐，将先进科学技术和信息技术应用到具体实践之中，强化档案管理信息化建设，从而不断提升我国档案管理工作的水平。

一、档案管理信息化科学发展的重要意义

1.有利于提高档案管理效率。当前，我国科学技术和互联网技术得到迅速发展，我国的档案管理工作已开始广泛应用信息化技术手段，力求在极大程度上提高档案管理的成效。通过实现档案管理信息化，能够较好地提高档案信息的收集速度，也能够进一步优化档案管理工作，从而全面提高我国档案管理的工作质量和效率。

2.有利于实现档案管理信息资源的共享。在档案管理过程中，通过对计算机信息技术加以有效运用，有利于更加有序地开展档案管理工作，实现档案信息资源的共享。档案管理工作人员借助网络共享相关数据库，达到档案目录共享的目的，也有利于相关人员随时随地调阅档案卷宗。这就大大提升了档案信息的查阅速度和数据库信息的提取速度，以此来更加高效且科学地存储和运用档案信息。

3.满足档案管理的多元化需求。在我国以往的档案管理中存在管理方式单一、受限于时间和空间不足等问题，很难有效提升档案信息的利用率。针对这一问题，档案管理从业者需要立足于信息技术，在互联网技术下，促使档案信息收集、处理及存储更具高效性和安全性，在极大程度上提高了档案信息管理的安全性及档案信息的利用率。

二、当前我国档案管理中存在的问题

1.档案管理的安全意识对其创新性造成了一定的阻碍。档案管理虽然处于信息化发展阶段，很多问题亟待解决。由此可知实现档案管理信息化的过程是复杂的，在管理创新与传统档案管理之间存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解决。但在历史档案管理中实现这一目标的难度较大，这对我国现阶段档案管理提出更高的要求，即必须具有多元性。

2.目前在档案信息化管理方面有待实现标准化和法治化。客观的看待我国现阶段档案管理的问题，信息化程度不足，档案使用范围有限，资源没有实现共享，究其原因主要集中在以下三个方面：①由于管理方式与体系上的制约，不同的档案管理部门之间并未形成统一的标准，甚至出现矛盾和冲突之处。②政府级别不同或者部门不同，对于档案信息化管理的内容也各不相同，有不协调的情况存在。③我们所处的时代信息化技术飞速发展，这对系统建设提出更高的要求，时效性较强，如果失去时效性将会不利于平台的建设。

3.档案管理应对电子政务更高要求的挑战。电子政务建设正处于关键时期，从其内容来看复杂性较高，具有鲜明的时代性。首先，我国电子政务系统并非独立存在，而是与国际互联网接轨，功能性较强，能够满足社会和公众服务的需求，并且还要履行政府职能。

4.档案资料管理制度不够完善。我国对各领域的档案资料均做出了明确的管理规范，但其中仍然存在一些遗漏的地方，主要表现为：（1）缺乏完善的档案管理制度，档案管理人员在实际工作中无章可循，这就大大降低了工作效率；（2）领导者忽视档案管理工作，这就导致档案管理制度无法落到实处；（3）档案信息化的保护不到位，相关人员未对档案资料的存储和保管引起足够的重视，这就导致档案信息发生丢失、损坏等情况。

三、我国档案管理信息化科学发展的具体对策

1.构建数字化档案信息数据库。在档案信息化管理过程中，为了能够更好地实现相关人员在海量的档案资料信息数据中简便、快速地查询和获取自己想要的档案，必须积极构建数字化档案信息数据库，具体做到以下几点：（1）档案管理工作人员需对计算机技术、互联网技术等先进技术进行充分利用，将所有的纸质档案转变和录入成数字化档案；（2）依据科学的规范和要求，进一步优化处理经数字化与信息化处理的档案信息、资料，构建起数字化档案的基本目录数据库，从而更加简便和迅速地查找所需资料，还能够在极大程度上减少办公系统使用过程中对内存的需求；（3）结合数字化档案的实际内容来进行科学分类，构建起档案信息数据库，有效实现各部门之间的档案共享和互通，使得档案资料得到最大化的利用。

2.建立并优化档案管理机制。为了促进我国档案管理信息化实现现代化和科学化的发展，需要建立且优化档案管理机制，具体做到以下几点：（1）完善档案信息化管理制度。清晰地划分相关人员的工作职责，确保工作人员的工作能够有章可循、有据可依，强化档案管理的信息化水平。（2）完善档案管理系统。需确保档案管理方面具备足够的资金投入，并结合自身具体的情况和工作需求，配备适合企业档案管理信息化发展的相关设备。（3）运用多样化的档案信息服务形式。进一步优化档案信息资源，让档案信息服务形式更加多样化。（4）加强对电子档案的保护。在档案资料收集时应把文件设置成只读模式，防止他人在阅读时修改档案资料。

3.有效提升工作人员的综合素养。为了能够有效促进档案管理信息化的科学发展，相关部门必须高度重视档案管理人员综合素养的提升，具体做到以下几点：（1）加强档案管理信息化培训。积极转变档案管理人员的思想观念，调整其服务态度，提高其应变能力，使之树立主动的服务意识；（2）加大人才的选拔力度。通过制定出科学、规范的考核体系，进一步强化这类人才的培训，从而显著提升其岗位的适应能力。

4.不断改革档案部门的职能。为了能够更好地适应社会发展的需求，工作人员需要及时调整和更新档案部门中的很多环节，创造出功能更为健全的工作平台，以便工作人员可以借助这一平台为社会和大众提供更加优质的档案服务。

四、结语

综上所述，在信息时代背景下企业必须积极建设档案管理信息化，以此来不断提高档案管理效率，实现档案管理信息资源的共享，更好地满足当前我国档案管理的多元化需求。然而在建设过程中依然存在一些问题，在很大程度上阻碍了档案管理信息化的科学发展，故而需要结合自身的实际情况，构建数字化档案信息数据库，建立并优化档案管理机制，有效提升工作人员的综合素养，并不断改革档案部门的职能，最终推动我国档案管理工作向信息化和数字化的方向发展。

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