浅议新型的高校人事档案管理方式

罗心锦

摘要：现阶段社会的经济增长十分迅速，知识也处于不断的发展过程中，档案信息量也呈现出了一种增长的趋势，这在很大程度上加大了高校人事档案管理工作的难度，高校必须要进行人事档案管理工作的改革，顺应时代的发展趋势，引入现代化的管理手段，实现档案管理的数据化。本文主要分析新型的高校人事档案管理方式。

关键词：新型；高校；人事档案；管理模式

人事档案管理可以说是高校组织人事工作开展的关键所在，高校在进行人事管理的过程中需要查阅相关的人事档案，对于教职工人员进行考核、任免以及调动等工作，人事档案管理工作的有效开展对于高校发展有着一定的推动作用。随着信息技术的发展，互联网在日常生活和生产工作中有着十分广泛的应用，高校在进行人事档案管理的过程中，需要顺应时代的发展趋势，引入现代化的管理技术，打破传统档案管理模式的局限，加强高校档案管理的安全性和隐私性，提升档案管理团队的综合素质，建立健全相关的档案管理制度，实现数据化的档案管理模式，提升高校人事管理的效率，实现便捷、安全、高效的档案管理工作，促进高校人事管理模式的转变。

1. 新型人事档案管理的意义

1. 满足了高校干部人事的工作需求

长期处于传统的人事管理模式当中，人事管理更加偏向于个体化的管理，局限在了进、管、出这三方面的具体事物当中，传统的管理模式主要借助人事档案的个体利用。现阶段人事干部的制度改革重点在于打破传统的人事干部管理模式，将此调整到整体性的人才资源配置方面，由此可见，高校今后在干部人事工作上最为主要的任务就是进行宏观上的人才资源配置、利用和开发。当前很多高校在人事档案管理模式上止步不前，人事档案管理模式提供的便捷停留在最为简单的方面，这样很难对人事信息进行定量化的分析。干部档案信息化管理的开展，可以打破传统档案管理模式的局限，实现人事档案信息的群体化利用，进而可以根据自身的实际需求，用计算机对输入的人事档案进行检索和分析、选择、统计、输出等工作，从而对于相关人员的综合素质、人才结构等进行准确分析，为人才的预测提供丰富的数据，进而为政策的制定提供有效的科学依据。

2. 及时准确的体现高校人员最新状况

现阶段计算机技术的应用是十分普遍的，高校在日常的管理过程中对于计算机技术的应用颇为广泛，这在很大程度上为人事管理工作的信息化发展奠定了良好的基础，可以实现人事管理工作与档案信息储存的同步进行。例如像是一些人事管理活动中的职务任免、工资变动、学历变化等数据，可以直接从计算机端进行自动的输入与积累，这在一定程度可以避免档案材料的滞后性和失真性。[1]在此过程中也可以降低搜集、整理、归类等工作人员的负担，降低这些环境出现错误的概率，从而使得档案信息更为的准确和完善。

3. 有利于高校人事档案管理的信息化

高校人事档案管理信息化的开展，可以降低档案工作人员的工作压力，让他们摆脱沉重的归纳工作和装订工作，从而可以将自己更多的时间和精力放在档案信息的搜集上，更为充分的开发和利用档案，使得档案的管理工作从单一的实体管理向信息化管理和实体管理相结合的模式转变，能够实现档案管理从体力劳动为主向脑力劳动为主转变，可以从简单利用向多角度、多方面利用转变，实现从低层次向高层次的转变，从而改变高校传统模式当中档案管理工作投入大、产出小的现象。高校信息化档案管理工作的开展需要遵循及时原则、准确原则以及有用原则，及时原则要求档案管理需要反映出当前档案管理工作的最新情况；准确原则要求档案管理必须要确保数据的真实可靠，对于一些有用但不易于掌握的标准需要进行合理取舍；有用原则要求档案管理需要满足人事干部工作的需求，可以选择体协使用频率较高的数据，满足干部查询、分析、统计的需求。

2. 新型高校人事档案管理的有效模式

1. 积极转变档案管理观念

处于新时代当中，信息技术的发展速度极快，信息化水平的提升，对于高校人事档案的管理工作提出了更多的要求，高校必须要进行人事档案管理工作的改革，顺应时代的发展趋势，引入现代化的管理手段，实现档案管理的数据化。现阶段社会的经济增长十分迅速，知识也处于不断的发展过程中，档案信息量也呈现出了一种增长的趋势，这在很大程度上加大了高校人事档案管理工作的难度。高校的领导需要重视档案管理工作的开展，能够积极支持档案管理工作的开展，提升档案管理工作的条件，在档案管理方面投入一定的资金和设备。档案管理人员需要有高度的服务意识，能够及时更新档案资料，为高校各项工作的开展提供有效的服务，不断学习现代化的管理技术，适应信息化社会的发展所需。

2. 建立健全档案管理制度

人事档案管理工作的开展需要建立在具有相关法律法规保障的基础之上，相关部门必须要加强法律法规的建设，现阶段，国家档案局已经颁布了相关的规章制度，高校的档案管理部门需要结合自身的实际情况以及社会发展和学校发展对于档案管理工作提出的新要求，建立健全相关的人事档案管理工作的规章制度，这样才能够提升档案管理的规范性，让工作人员在管理过程中能够有一个标准。

3. 加大档案管理物资投入

高校在人事档案管理过程中，需要加大物资设备的投入，让物资设备跟上信息化管理的发展所需，高校人事档案的信息化管理需要借助一些高科技技术来完成。高校需要加大相关的资金投入，为人事管理部门购入计算机、打印机、扫描仪等设备。[2]此外，高校还需要设置相关的经费来保障设备后期的更新于维护，高校需要对于办公软件进行统一的管理，这样才能够满足信息化时代的发展所需，实现档案资料的网络化共享，提升人事档案管理工作的效率。

4. 开展信息的数据化工作

借助计算机设备进行档案管理是新时代发展的大趋势，高校必须要实现档案管理的网络化，这就需要正确的选择网络化设备，设置合理科学的信息化系统。人事档案管理数据化模式的实现，需要建立在档案管理规范化、系统化、自动化的基础之上，档案信息管理系统的核心就是信息数据库的建立，信息数据库当中需要包含教职工的职务职称、工作经历、日常表现等情况。在信息的录入过程中必须要做到准确完整，高校可以将原始的档案作为重要依据，这样才能够确保后续维护工作的正常开展，提升后期维护工作的意义。高校需要指派专门的人员参与培训工作，及时更新这些工作人员的意识，让他们能够积极主动的参与到工作当中， 及时进行数据库信息系统的位居，可以将高校人事档案的资料录入到计算机当中，确保数据库信息的完整。在此过程中，高校需要采取有效的方式，建立稳定、可靠的校园网，为人事管理工作的开展提供有效的保障。

结束语：

综上所述，提升高校人事档案管理的信息化特征是十分有必要的。高校需要认识到社会发展的趋势，在人事档案管理过程中能够引入信息化技术，建立完善的信息数据库，提升高校人事管理工作的质量，提高档案管理水平，从而发挥档案管理工作的真正价值。

参考文献：

[1]陈小红.增强高校人事档案管理信息化发展纬度分析[J].新课程教育研究，2012，（17）：7.

[2]邵琳.关于加强人事档案管理信息化建设的思考[J].网友世界云教育，2014，（9）：13-13.