建设工程监理档案常见问题及对策探讨

徐凤芝

摘 要：在建筑工程管理过程中，监理资料是非常重要的。在工程建设质量查验、进度控制和最终的验收时，都有不可或缺的作用。本文具体分析当前建筑工程监理档案管理的现状，并且阐述相关的对策，以供参考。

关键词：建设工程； 监理档案； 常见问题； 对策

1 建设工程监理档案管理现状

1.1 监理档案管理制度不完善

在制度规范方面监理单位往往只是重视监理的工作内容，没有重视建立档案的管理工作，主要是没有制定详细的档案管理工作细则，没有设定相应的专职岗位，因为没有完善的制度可以执行，造成档案管理人员在操作的过程中随意性较大，档案在形成、收集、整理、归档的各个环节都无法可依、无章可循，造成档案管理工作不够规范。

1.2 档案工作人员意识和能力不强

很多监理单位和项目监理部门的档案工作人员主要有文职人员兼职，因为没有专业的基础知识，没有经过相应的档案管理培训，造成他们在档案管理过程中操作能力较差、业务素质不足、缺乏相应的责任心，兼职人员往往只能收发、登记资料文件，简单地进行造册，没有办法依照规定要求严格地进行档案的整理，往往会忽视一些档案的原始凭证，不重视原始资料的归档、整理、收集工作，导致档案不完善。

1.3 监理档案归档范围与责任不清

监理档案与项目建设单位档案、工程施工档案和勘察设计单位之间有着密切的联系，具有相互交叉、相互关联、相互补充，尤其是在签证管理、工程变更方面，各参建单位都需要做好存档和审批工作，避免因为档案归档责任不清，导致相关资料在移交和处理时出现遗失的情况。

1.4 信息化水平不足

当前很多监理单位在档案管理过程中，档案管理信息化水平低，主要是档案管理人员缺乏相应的培训，无法将档案管理信息化进行落实，影响了重点建设项目档案的管理效率提高。其次是因为监理单位的档案管理非常复杂，相关档案管理人员的信息化水平较低，无法有效使用信息工具，导致信息化检索、存取过程中费时费力，拉低了管理水平，无法保证高效的工作。如果信息化系统建设也不能得到正常的开展，而且操作人员不专业，加上系统的落后，会对监理单位的档案管理工作质量产生影响[1]。

2 完善监理档案管理的措施

2.1 完善监理档案制度，确保工作有章可循

制度是加强规范化管理的基本要求，为了保证监理档案的有效管理，监理单位需要逐步完善相关的制度，依照建设工程文件归档规范档案法以及电子文件归档与管理规范等相关要求制定详细的建立档案管理细则，并且对各专职档案管理岗位进行细化，确定归档的规范要求、验收和移交的规定、档案的保管期限等。其中归档范围主要包含了监理过程中形成的一些具有较大价值的声音、图像、文字材料等技术要求，依照科技档案的规范进行执行，保管期限分为10年、30年、永久，在档案应用方面需要重视遗失损坏的处理结果、周期以及借还登记等，依照建立档案制度落实的规范要求，分门别类立卷编目，保证档案管理工作的有效执行。

2.2 重视监理档案工作，提升档案人员意识

监理单位需要意识到监理档案管理的重要性，在项目开工前成立相应的项目总监作为负责人，并且设立专职的档案管理人员，聘请具有专业技术的档案管理师来指导，检查档案管理工作，制定相应的建立档案管理工作规范，对档案管理业务进行逐步优化，重视日常档案管理过程中的各个细节。在收发档案过程中做到不重复、不丢失、不遗漏，将档案管理工作纳入到工作责任制当中，与其他工作相同进行同奖罚、同考核、同部署，另外还需要将档案管理过程中的人力、物力、财力支出问题解决。从思想层面上重视档案管理工作，在行动上变被动为主动，保证档案工作的有效展开。另外，单位需要对各部门进行有效协调，保障档案管理过程中的安全性和准确性，明确区分管理人员的管理职责，合理地进行薪酬机制的构建，将管理人员的工作积极性调动起来。

2.3 完善监理合同，做好监理档案管理工作

在监理服务招标过程中，建设单位需要逐步将档案管理工作纳入到招标文件以及建筑监理合同当中，对档案的整理、移交要求、质量等进行细化，依照监理单位投标文件承诺审核监理单位，派驻进场监理人员的资质，并且制定相应的奖惩考核方法，逐步加强档案的收集、整理规范化，并且在建设过程中定期、不定期对监理部的档案进行抽查，及时发现问题，并且提出相应的整改意见，为后续建设工程档案专项验收、竣工验收打下基础[2]。

2.4 重视培训工作，提高档案管理人员的素质

监理档案管理人员的整体素质会对档案管理的效率产生直接影响，需要对档案管理人员的培训工作进行重视，加强管理，让他们逐步强化理论的学习，树立终身学习的理念。在对他们进行培训的过程中，不单单需要加强专业技能和信息化水平的培养，还需要逐步对纪律意识、法律意识、档案管理意识进行强化，加强细节的控制。在实践当中，还需要加强档案整理标准的建设，逐步提升规范化管理的水平，有依据、有标准，在档案管理过程中逐步融入自身的想法，与实际情况结合，不断提升自身的工作能力和综合素养。另外，需要强化档案管理团队的建设，由单一型人才转化为复合型人才，重视发展，形成完善的人才管理和培训体系，为监理档案管理工作的规范化提供帮助[3]。

2.5 及时处理原始资料，形成监理档案素材

监理单位需要从制度上对监理工程师在建立原始档案方面的要求进行明确，项目监理部在建设过程中对监理工作进行落实的同时，还需要积极检查监理时形成的电子和纸质文件，包含施工面貌、旁站记录、设计变更通知单、监理日志、监理总结、监理年报等各种原始资料和档案素材。原始资料需要本着真实、客观、完整的要求逐步向档案管理人员移交，并且依照规范规程和相关制度进行分类管理、造册、归档。

2.6 加强档案管理的信息化发展

需要加强监理单位档案管理的优化，首先需要提升信息化水平。信息技术可以让档案管理水平提高，保证档案管理的利用率，让工作人员的工作量减轻。在监理档案整理的过程中，需要与实际情况结合，区分重点，通过多媒体技术和计算机技术的有效利用，保证档案资料能够数据化的存储。在操作的过程中，通过人工录入或者扫描等方式将监理过程中形成的重要档案进行数字化处理，逐步加强所有资料数据库的建设。在建设的过程中，还需要注意加强分类和细化管理。信息管理系统在档案管理应用的过程中具有快捷、方便的特点，可以最短时间内通过搜索来了解档案信息。通过网络管理的方式，逐步提升现代化水平，加强纸质资料的数字化转变，通过数据管理水平的提升让监理信息同步和传输的效率提高，进而建立完善的档案管理机制[4]。另外，在企业档案管理和建设的过程中做到规范化、科学化、有效化，与实际情况结合，对信息技术进行充分的利用，让档案管理和开发利用工作得到进一步的落实。

结束语

总而言之，在监理单位进行档案管理的过程中需要注意与时俱进，完善管理细节，重视人员的培训，加强档案管理的专业化和信息化，这样才能让档案管理水平提高，保证监理工程档案管理的现代化。

参考文献

[1] 杨雪敏. 工程档案资料管理的问题与对策研究[J]. 建筑工程技术与设计, 2018, 000(024):3230.

[2] 崔明, 周海云. 浅谈建设项目档案管理中的常见问题与解决对策[C]// 新情况 新热点 新方法——2009档案工作透视. 2009.

[3] 李建朋. 建设工程项目监理文件资料管理问题与对策研究[J]. 建设监理, 2016, 000(012):38-39,45.

[4] 蔡毅敏. 当前建筑行业档案管理工作存在的问题及对策[J]. 城建档案, 2008, 000(007):40-41.