高校干部人事档案管理的矛盾分析与应对方法

丁艳艳

摘要：干部人事档案管理虽然已经逐步发展成新的管理类别，但是由于其发展时间较短、结构尚未完善，在实际的应用管理中出现许多问题。本文针对高校干部人事档案管理所出现的矛盾进行分析，得出适合高校干部人事档案管理的应对方法。

关键词：高校干部；人事档案管理；矛盾

高校干部人事档案管理随着社会的不断发展而被重视起来，一些陈旧、需要更替的干部人事档案被高校重点涉及，需对各个部门进行重点排查、清理。干部人事档案的管理工作也开始逐渐走上正轨。干部人事档案管理不但有利于审核干部的任职、评级、加薪等环节，还对在职干部的相关信息起到收集、整理的关键作用。但是，在实际进行干部人事档案管理时，存在着许多尚未解决的问题。本文针对高校干部人事档案管理的矛盾，进行科学分析并提出改进建议，为完善高校干部人事档案管理提供方向。

一、 高校干部人事档案管理工作中出现的问题

（一）档案集中管理办法与干部档案材料分散现状的矛盾

高校目前施行的干部档案管理办法是趋于集中性管理与分级管理相结合。一般干部人事档案由干部人事部门分级进行集中管理，即由干部人事部门对权限较大的干部进行干部档案管理，其下属的干部人事档案则由涉及到的相关部门进行管理；少数单位会采用同一干部人事档案统一由干部人事部门进行管理的方法。再者，干部档案材料本身具有的特殊属性对高校干部人事档案管理办法起到相互制约的作用，即档案集中管理与档案材料分散产生矛盾。档案管理人员需要将不同来源的档案材料加以收集、归档。其工作数量庞大、杂乱，这使高校干部人事的档案管理变得更加复杂^[1]。

（二）干部档案材料之间无法印证的矛盾

不同时期的档案材料，由于档案的外部环境不断变化，其内容在核查时会给档案管理者带来难度巨大的比对工作。从档案管理的纵横比来分析：平行比较，留存的干部档案所记录的信息与其他信息管理系统实际记录的信息比对后，发现信息重合程度不大；竖向比较，不同时期的高校干部在进行填写档案材料时信息过于混乱。这些问题在一定程度影响了干部人事档案的管理工作。

（三）干部人事档案管理工作的从事人员不足

许多高校没有进行专业人员或兼职人员进行人事档案管理工作。其档案管理工作从事人员的不足在于两方面，一是管理人员的数量上仍然存在缺口。许多高校进行干部人事档案管理仅凭若干身兼数职的教师进行档案管理工作。二是管理人员的素质水平仍然有待提高，区别于传统的档案管理，信息化的档案信息留存在现在的高校中最为普遍。所以，不但需要管理人员数量上的增加，还需要关注管理人员相关的素质水平^[2]。

（四）干部人事档案管理混乱

高校干部人事档案管理具有多个环节，例如：清理旧档案、收集新档案、审核新档案、档案的归档、定期整理、长期保存等复杂而又繁琐的环节。由此可见，干部人事档案管理的工作量庞大、复杂。很多单位只是在人员聘用时，对其档案进行收集并留存工作，并没有做到按时排查。多年的新旧档案混放，没有按照档案的性质进行区分。甚至部分单位聘用外部人员对档案进行简单整理，并没有落到实际的干部人事管理，档案管理在一定程度上仍保持混乱的管理方式。

二、 对高校干部人事档案进行有效管理的建议与措施

（一）制定科学有效的干部人事档案管理办法

针对干部人事档案管理，制定出科学有效的管理办法是解决高校干部人事档案管理现行办法与档案材料分散矛盾的根本。档案管理办法不但需要结合国家的相关规定，还要结合所施行办法的单位环境，进而制定出科学、有效的管理方案。

在干部人事档案管理工作中，对于涉及到的相关部门人员，需要明确人员负责的区域及责任。对单位领导来说，则要求他们负责档案部门的建设；对人事部门主管来说，则要求他们负责人事档案工作的收集、审查和核对；对档案管理员来说，则要求他们完成档案保管和保管工作^[3]。

（二）完善档案材料的信息采集制度

档案材料的信息采集工作不但需要相关部门进行准确核对，还需要当事人对档案材料保证准确、无遗漏，这样收集到的档案信息才是真实、有效的。所以，档案信息采集的精准程度决定了档案材料的准确率。在进行档案信息采集时，需要档案信息主体对所提交的信息进行核对，核对无误后方可进行信息审查工作。在进行信息的预处理时，最首要的就是信息的审查，审查的工作分为两方面，其一在于材料自身的完整度，所需的人事材料必须按照档案材料的要求进行填写；其二在于材料的手续是否完备；其三在于材料内容是否客观真实，档案的格式是否规范。

（三）加大档案管理人员的配备

对于尚未配备干部人事档案管理人员的高校，需要根据自身实际环境对管理人员进行配备。其次，在人员的选择上也需要加以审核，需要管理人员对相关档案管理工作涉及到的工作技能具有一定程度上的掌握。对于管理人员已经配备完善的高校则需要定期对在职的管理人员进行培训。要求档案管理人员的职业素质达到一般部门管理标准，并逐步培养管理人员管理档案的工作水平。随着现代信息技术的不断发展，信息化社会逐步建成，在干部人事档案的管理上也需要进行信息化、数字化的管理操作

^[4]。

（四）对干部人事档案管理工作环节进行规范

规范档案管理工作环节需要建立起严格的规章制度，这不但能够提高干部人事档案的管理水平，还能使档案工作变得井然有序。在对干部人事档案涉及到的借阅、分类、按期检查等环节，需要做到无批准不查、非本人不查、未经批准不借等责任制度。除此之外，档案转移也需要严格的手续。非本人不转、无正式调令不转、材料不全不转等。这样一来就可以确保档案的完整、真实、连续性^[5]。

结语：

高校干部人事档案管理的作用不仅仅是对所任职人员信息的统计及收集。最关键的在于进行人事档案管理能够对干部的任职、提拔、加薪等正向行为，有材料能够起到证明的作用。这也对于高校的自我发展有着不可估计的作用。

参考文献：

[1]王艳红.基层医疗机构人事档案管理探究[J].科技经济导刊,2020,2831:176-177.

[2]杜华杰,芦殿军.民族地区高校档案管理存在的问题及对策[J].青海师范大学学报(自然科学版),2020,3603:85-89.

[3]耿强,王珊.基于社会信用体系构建高校档案利用困境解决机制[J].兰台世界,2020,11:97-100.

[4]王铮.新时期高校人力资源管理信息化建设研究——评《高校人力资源管理信息化建设—基于“双一流”建设背景》[J].中国党政干部论坛,2020,11:102.

[5]宁燕子.浅谈高校如何贯彻执行《干部人事档案工作条例》[J].人才资源开发,2020,06:16-17.