浅谈参谋人员提高公文写作能力

于有君

摘要：机关公文是部队各级首长行使指挥权利的重要工具，部队各级机关参谋人员撰写公文是一项经常性的重要工作，其写作能力的高低在一定程度上与参谋人员的基本素质紧密相连，要圆满完成首长交给的公文写作任务，应认识和掌握机关公文写作的一般规律，把握好“五个符合”。

关键词：参谋人员；公文写作；能力

一、起草意图应与首长意图相符合

参谋人员受命撰写机关公文，其公文起草意图必须与首长意图相符合，不允许掺杂起草者个人意见，才能保证机关公文的质量。因而，参谋人员在写作中对首长的指示和要求，要清楚明白，不能似懂非懂；要全面领会，不能片面理解；要深刻领会，不能模棱两可。

首先，参谋人员对公文的行文名义、目的、对象、内容、要求、时间等要素要做到心中有数，否则在办理文件过程中容易出现对首长意图的理解偏差；其次，要善于把能够反映首长意图的讲话、指示、会议记录及相关文件，有机、完整地结合起来全面分析，对公文中所涉及的事项应着眼全局去考虑、分析，而不是限制在一个局部狭小的范围就事论事，否则就容易断章取义、曲解首长指示精神，不能完全反映首长意图；第三，对公文中所涉及事项的关键环节，如原则、方针、核心内容等一定要严格按党委决定、首长交待的指示精神去拟制文件，客观公正地做出科学判断，从而符合实际地制定政策、规定，只有这样，才能确保起草意图与首长意图相符合。

二、行文名义应与公文内容相符合

武警部队各级行文有三种经常使用的行文名义：以党委或纪委名义行文、以部队名义行文、以机关名义行文。行文名义必须符合公文所反映的内容，才能够发挥机关公文的法定效力，体现机关公文的权威性和约束力，更好地实现行文目的。

各级部队及其机关的职权范围都有明确规定，在这方面应把握三点。首先，要把握的是公文内容是否在职权范围之内，这是确定行文名义基本的依据。通常情况，凡是在本级机关职权范围之内的事项，通常以机关名义行文，而不以部队名义；超越本机关职权范围的事项、战时或特殊情况下才以部队名义行文；以党委、纪委名义制发的公文，在公文内容上往往侧重部队党委、纪委业务，在公文文种上使用“决定”、“通报”、“通知”等文种较多。其次，要把握的是以部队名义制发的公文，其内容大多涉及全局、事情重大，且具有指令性，这类公文通常要由部队首长签发，必要时还应经首长办公会或部队党委集体研究通过；而以部队机关名义制发的公文，则通常只涉及局部，且业务性较强，属于业务部门办理的范畴之内；以党委、纪委名义行文的文件，其使用时机与以部队机关名义制发的公文比较类似，即使是部队的党委也不能使用“命令”、“通令”等文种。第三，要把握的是公文内容的规格等级也与行文名义密切相关，以部队党委或部队名义制发的公文其公文规格上要明显高于以部队机关名义和纪委名义制发的公文，在部队实际行文当中，即使是机关联合行文，其内容规格也不能与以部队名义制发的公文相等同。

三、公文内容应与部队实际相符合

机关公文内容与部队实际相符合，不仅是公文处理条例的要求，也是作战需要对机关公文的强制性措施，因而起草者必须保证机关公文内容的真实性、所提措施的可行性，不允许有半点虚构和夸张。写请示和报告等上行文，要如实反映实际情况，否则，上级就不能了解真实情况做出正确决策；写决定、通知、通报、指示等下行文，必须符合执行单位的实际，否则，下级接到文件无法执行与落实。

具体应做好三点。首先，参谋人员在起草公文前，要对公文中所涉及事项，要充分了解实际情况，确保言之有据；下命令、作指示、做规定，要以国家方针、政策、法律、法规，部队条令、条例、上级的指示精神和科学技术的成果作为理由和依据。其次，要对公文中所涉及事项结合实际实事求是的进行分析，确保言之有理；拟制首长讲话稿、调查报告、通报等文种，应用典型材料、对比性材料、数字、典故说明问题、分析问题，夹叙夹议、事理结合，把叙事与明理结合起来，才能提高公文质量。第三，要制定科学可行的措施，确保言之有策；写背景、找原因、定措施，要从受文单位的实际情况出发，用具体的事实反映观点，少写情况分析，多写能够解决具体问题的切实可行的意见、对策、办法和规定，才能增强机关公文的执行性与可操作性。

四、公文语言应与行文关系相符合

机关公文是以书面语言为表达形式的指挥与交流工具，它的语言区别于文学作品与地方行政公文的语言，具有明白、平实、简洁、规范等特点，又要符合行文双方的隶属关系，根据行文关系选择公文用语。例如，“报告”、“请示”是上行文，在公文用语上必须体现出下级机关对上级机关的尊重、请教、礼貌，多用陈述性语气；“决定”、“指示”等是下行文，在公文用语上必须体现出坚定、果断、要求，多用祈使性语气；“函”是平行文，在公文用语上必须体现出尊重、平和、谦恭，多用商量的语气。这种特定的语句、语气和语词，都是由行文双方的隶属关系决定的。遵循这一规律，就能实现公文表达形式与内容的有机统一，有利于实现行文目的。这就要求公文起草人员在撰写公文时，一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气表达形式，否则，就有失体统，不合规范。

对机关公文语言的运用应把握好以下几个方面。首先，要做到表述准确，无论是命令、指示、决定等下行的指挥性文书，还是请示、报告等上行的报告性文书，语言的表述含义要准确明白、用词要恰当得体、提法要有根有据，否则就有可能起到误导的作用，给部队造成不必要的损失；其次，要做到内涵丰富，如指示、通报、报告等大中型文书，不仅要有针对性，还要有思想性，因而在起草公文时，语言运用应避免浅薄、记流水账，而要十分注重语言的高度概括和凝炼；第三，要做到语言要规范，《军语》是拟制机关公文的法规性语言，使用《军语》语言拟制军用文书也是“条例”的明确要求，但使用《军语》并不是呆板，也不是要千篇一律，郭沫若曾经说过：“就语言方面讲，要求字眼总要用得适如其量。这样表现的概念才会准确，也才能使人感到鲜明。”一篇好的机关公文应该语言规范、道理透彻、论述明白。所以，把《军语》语言同其他语言有机地结合是公文追求的目标。

五、公文格式应与行文目的相符合

《军队机关公文处理工作条例》对各种公文的格式有着严格的规范，这是为了充分体现机关公文的法定权威性和约束力，从而更好地实现行文目的。每种行文格式各不相同，都与行文目的密切相联。行文目的约束着行文格式，行文格式反映发文目的。例如，发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，就要选用“命令”的文种和格式；对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，就要选用“指示”的文种和格式；向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问，就要选用“报告”的文种和格式，文种的选择是由行文目的所决定的。遵循这一原则，就能正确选择公文的文种和格式，明确行文目的，实现公文的效用；违背这一原则，就可能选错文种，用错格式，必然影响公文办理、影响公文作用的发挥，甚至给部队工作造成损失。这就要求公文起草人员首先必须熟悉军队机关公文处理工作条例，严格按照法定的格式撰写公文，不能随心所欲；其次必须根据行文目的和行文关系正确选择文种，采用恰当的表达方式，使所写公文规范适用。

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