浅谈高职英语通知写作

张正会

摘 要：在高职英语的应用文写作中，通知的写作占据着非常重要的位置。通知写作虽然很重要，但是很多学生却不具备英语通知写作的能力。因此本文就如何提高英语通知写作提出了自己的一些拙见。

关键词： 通知写作 存在问题 写作方法

1. 引言

通知是上级对下级，组织对所属成员布置工作或传达事情的常用形式。通知分书面通知（notice）和口头通知（announcement）两种。在高职英语的通知写作中，虽然通知的内容不是很长，但有很多学生还是会出现或多或少的一些错误，例如，格式不正确、内容不完整、用词不准确等。那么怎样才能让学生把通知写好呢？本文就如何写好通知谈谈自己的一些教学感悟。

2. 高职学生英语通知写作存在的主要问题

（一）格式不正确

高职学生英语通知写作格式不正确主要是时间和地点表达方法不正确，很多学生按照汉语的习惯书写时间和地点。

（二）内容不完整

由于高职院校的一些学生英语基础差，他们在英语通知写作上存在内容不完整的现象。这主要表现在三个方面：

一是不能把握整篇通知所要求的主要内容。学生在写英语通知时运用了很多错误的词汇，让人不知所云。有的学生虽然词汇运用准确，但语法基础薄弱，句子错误百出，让人看不懂究竟想表达什么意思。

二是句子不完整，往往出现只写半句的现象。有的学生虽然能写完整个通知的内容，但是落实到每一句话，有的句子又显得不完整。

三是文章或段落缺乏主题句，致使语篇层次结构不清晰，逻辑性不强，观点不鲜明，主题不突出。句与句、段与段之间缺乏必要的衔接，使得语句不够流畅，过度不够自然，篇章结构不够严谨等。

（三）用词不恰当

由于高职院校的学生总体上英语底子薄弱，在写作中表现出来的错误比较复杂，类型也较多。在用词方面大体上说主要表现在三个方面。

一是乱写词汇。由于高职学生英语基础薄弱，很多单词不知道，所以很多时候是随心所欲乱写词汇。

二是词汇量缺乏，词语搭配不当。例如，“带走”用take of; “私人物品”用secret things；“吃晚饭”用eat supper等。

三是用词不考虑场合、对象，用词不够准确，语言不够得体。

（四）语法不正确

在英语通知写作中，在句法、时态、人称的一致甚至标点符号的使用方面都应比较严谨、规范。然而，高职学生语法知识薄弱，经常会出现语法错误。常常出现主谓不一致、名词单复数不分、滥用时态和语态、运用从句时错误百出、乱用一些特殊句型、非谓语动词错误多多等。总的来说，语法错误太多太多，不胜枚举。

三、提高高职学生英语通知写作的方法

（一）教师要注重英语通知格式的教学

英语通知是一种实用文体，它有固定的格式，高职学生应注意学习和掌握通知的格式和相关用语。英语通知主要由以下几个部分组成：

1、标题（）title）， 一般说来，通知正文上面正中的地方往往有Notice一词作为标志。Notice一词的首字母必须大写，其余字母可大写，也可小写。

2、正文（body）是通知的主体，要写清楚通知的事件，地点，任务，人物等重要内容。语言要简洁明了。 在通知的正文里，必须清楚表达要做什么，在哪里做，怎样做以及有哪些人参与等等。在地点表达上，汉语是从大单位写到小单位，即从国家到省，再到市县，最后才是乡镇和具体单位。但在英语里，要从小单位写到大单位，即从具体单位和乡镇，然后写市县，最后才是省和国家。 在主要内容的写作上，首先是要词汇准确，用词恰当。其次是句子成分的位置要正确，主语在前，谓语在后；主谓在前定状在后。最后，要用正确的语法把词和短语连接成句，连句成文。

3、日期（date），放在正文的右下角。在时间表达上，在汉语里，时间是从大写到小，即先写年，再写月，最后写日和具体时间。但在英语里，时间却是从小写到大，可以是月日年，也可是日月年。

4、发布通知的单位(department)必须是单位名称，不能是个人。放在正文的右上方、正文的左下方、正文的右下方皆可。教师应该让学生记住一些常见部门的英语表达。

Human resources department 人力资源部 Sales promotion department 促销部

Advertising department广告部 Public relations department公共关系部

Business office营业部 Administration department行政部

Technology department技术部 Service department客服部

Personnel department人事部 General affairs department总务部

Accounting department财务部 Sales department 销售部

Head office总公司 Branch office分公司

International Department国际部 Export department出口部

Import department进口部 Planning department企划部

Product development department产品开发部 Purchasing department采购部

Research and development department研发部 Secretarial pool秘书室

Engineering department工程部 Marketing department市场部

Financial department财务部 Students’ Union 学生会

（二）教师要注重英语通知的一些常用句式

英语通知有一些固定的句式，教师要将这些固定的句式讲解给学生，并要求他们能够熟练掌握。因为学生掌握了这些固定的句式，写通知就有了信心，写作就迎刃而解了。还有，学生在通知中用了这些固定的句式，老师看到句子流畅，心情就会很高兴，作文分数也会自然高一些。所以，高职学生必须掌握这些固定的句式。

英语通知常用的句式有：

1. May I have your attention .please?请注意！

2. I have some good news for you.我有好消息要告诉你们。

3. There will be a talk this afternoon.今天下午将有一场报告。

4. We shall have a lecture on ···我们将要听一个关于······的报告。

5. The Students’ Union has decided that···。学生会决定······

6. Please be there on time and don’t be late.请准时到那儿，不要迟到。

英语通知是英语应用文写作的基本内容之一，也是高职英语素质教育的重要组成部分。因此，教师在英语教学中要重视英语通知的写作，要培养学生正确写作英语通知，让学生能写出格式准确、语法正确、用词恰当、内容完整、语言流畅的英语通知。使他们在今后的工作和社会交往中，能用英语进行有效的书面交流。

参考文献

1. 田晓红 《怎样提高中学英语词汇教学的效果》 2009.7 魅力中国

2. 郭萦 《探析高职学生英语应用文写作的误区》 2007、7 复旦大学出版社

3. 王秀娥 《高职高专英语专业基础英语教学之我见》 2007、7复旦大学出版社

4. 王佳鸣《从英汉对比角度分析英语写作中存在的常见错误》2007、7复旦大学出版社

（作者简介，张正会：女，1970年出生于重庆涪陵，现工作于重庆工贸职业技术学院，英语副教授，主要研究英语教育。）

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