建设工程档案归档质量的提升策略研究

武爱华

摘要：工程档案作为记录工程建设全过程的重要资料，是工程竣工验收成果的重要依据，为工程投入使用后的运行管理和技术改造提供技术上的支持。因而，工程档案的管理工作越来越受到建设单位的重视。本文首先论述了建设工程档案归档管理的重要意义，其次分析了当中存在的问题，并就此提出了相关解决建议。

关键词：建设工程方案；归档管理；提升质量

引言

建设工程档案作为整个归档管理工作的重要组成部分。随着互联网和移动终端技术的深入发展，建设工程档案管理越来越专业化、系统化、规范化。建设工程档案资料的归档，不仅要有标准的基本要求，而且需要合理的归档流程。由于工程档案管理工作量巨大，不仅需要规范的管理流程，同时要求更科学的管理措施。然而目前，建设项目的归档管理面临着重视程度不够、建档标准不明确、保障措施不完善、信息化水平低等问题。如何对建设工程档案进行更科学、更精细、更规范的管理，避免在今后建设中出现失误，是如今整个工程建设行业都需要关注的重点所在。

1建设工程档案归档特点

建设工程档案归档主要包括系统性、时间性和规范性三个特点。

系统性主要体现在建设工程档案归档的管理流程上。主要步骤包括文件设置原理和方法，预先整理要求，卷内文件的分类编目，如何填充档案文件盒的封面和背面以及文件盒的大小和材料。

时间性主要体现在建设工程档案归档的保管期限上。具体分为永久性归档、长期性归档、短期性归档三种。永久归档可理解为工程档案永续保管，长期归档可理解为在该工程使用期间对工程档案进行保管，短期可理解为保管期限少于20年。

规范性主要体现在建设工程档案归档的管理体系上。一套标准的规范体系是建设单位开展归档工作所必备的，在工程文件、档案的整理、归档、验收和移交工作中，应当履行书面签订的协议验收文件；归档文件质量应与国家相关规定相符合。

2 建设工程档案归档质量控制存在的问题

2.1 缺乏科学可靠的管理制度和管理规范

建设工程项目通常会涉及到较多人员，且较为繁杂，相关人员的素质也各不相同。许多负责建设工程档案管理工作的人员，同时也是建设工程项目人员，整体工作能力水平不高，有的甚至不具备基本的专业知识，这样易出现工程档案的收集内容、收集范围和类别定义方面的错误，影响文件管理活动的顺利开展。工作素养的差距是无法及时对档案进行分类整理和归档的主要影响因素。归档工作人员如果不了解档案收集和档案归档的过程，只能被动接受建筑单位提交的相关建设工程文件和文件资料，而这些建设工程资料无法得到有效利用和整理，进而会影响到工程项目资料的作用和价值实现。

2.2 未能及时可靠地进行文件资料的归档

一般来讲，建设工程项目具有人员流动频繁，建设周期长等特点，文件未能及时归档的情况时有发生，这样易造成文件资料丢失，同时导致工程项目中包含的文件缺乏系统性，资料不完整科学性就是降低，真实性也会受到影响，档案价值的得不到有效实现，档案的作用得不到有效发挥。因此，在进行档案管理和归档过程中，有必要结合项目建设的实际情况和项目文件的资料内容，制定有效的管理计划和管理方法，以实现对建设项目数据的做到及时归档，避免数据丢失，并确保数据资料完整性和系统性。

2.3 档案归档方式不科学

在档案管理工作中，建设单位与管理部门缺乏有效沟通，双方未建立起有效沟通机制，档案信息流通受阻，与其他部门之间的沟通和交流效果变差，在归档过程中无法有效协商细节问题，会给后续档案的管理和传输带来障碍，影响到档案的归档质量。在档案移交过程中，若未能完全提交原图及其他相关文件，特别是一些重要文件，如果传输不完整、不准确，也会影响到档案的真实性和可靠性。

随着计算机和因特网的普及，近年来，电子档案这种归档形式逐渐流行。在进行施工图和相关文件向施工单位移交的过程中，仅有档案的纸质版本，缺少电子版本，或者电子版本存在目录不齐、图片不清晰等问题。对此，在工程项目档案的归档过程中，有必要确保电子文件和纸质文件的同步归档，目录完整图片清晰度高；有关部门还需要做好结合相关图片信息完整记录施工过程的工作，将其作为附加档案进行归档，以确保档案的完整性和科学性。

3 建设工程档案归档质量提升的策略

3.1 加强对工程档案过程资料收集的管理

整理完工程文件数据后，发现部分质保数据的某些复印件不清晰或缺失，后续的图像资料混乱，试验质保资料未按要求分类。首先，文件管理员应该树立正确的意识，做好文件管理的基础工作，从概念上重视自己的工作，从思想上认识到档案管理是保护重要材料的工作。其次，加强资料流程的收集与控制，做到及时报告，及时收集并做好台账记录，对影像资料进行分类，及时对文件资料进行分装，可以有效避免工程文件丢失和数据混乱的情况。（同时也可以避免因人员调动而造成文件丢失）；最后，在提交复印件时，应在收到回执后及时扫描，用原件替换，并及时更新项目建设系统中的相关文件，以免出现文件管理混乱的问题。

3.2 及时做好工程档案文件资料的整理

在上述工程项目档案的形成过程中，施工单位选派专人开展档案建立活动，档案管理人员要与档案部门的工作人员进保持有效的联系并在他们的指导下开展档案建设活动。建设单位向施工单位提供文件资料的归档要求及归档范围，同步开展文件资料形成活动，使工程可以平稳，稳定地进行。同时，通过阶段性检查文件档案归档情况，及时发现文件档案中存在的问题，并敦促整改以确保工程项目文件的质量。

3.3 加强对施工单位归档的流程管理

在施工项目进行验收过程中，如果施工单位没有准备完整的档案，施工质量和施工进度将会极大地影响。因此，有必要确保构造文件的齐全和完整性。通过与有关部门及时沟通，关注资料流向和报告结果，充分收集了相关档案后，并用数字技术将相关档案保持在良好的存储环境中，及时发现了档案管理过程中的问题并及时解决，确保档案的接收工作能够顺利，稳定地进行，不受外界因素的干扰，以公平公正的原则合理安排验收收工作，从而提高档案归档的效率和质量。

结语

综合上述，在建设工程档案的归档管理上，需要对归档过程中存在的相关问题多加探讨，采用不同方式加以解决，关注建设工程档案归档质量的提高。调整传统档案的内容和载体，归档形式上逐步改纸质档案为电子档案，最大程度地利用馆库突然间，为我国建设项目的稳步发展助力。研究指出建设工程档案归档质量控制存在的问题主要表现为缺乏科学可靠的管理制度和管理规范，未能及时可靠地进行文件资料的归档，档案归档方式不科学。鉴于此本文认为应加强对工程档案过程资料收集的管理，整理完工程文件数据后，发现部分质保数据的某些复印件不清晰或缺失，后续的图像资料混乱，试验质保资料未按要求分类。及时做好工程档案文件资料的整理，加强对施工单位归档的流程管理。

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作者简介：武爱华，女，1977年7月，籍贯山东聊城，聊城市城市建设档案馆，馆员，大学，主要从事城建档案管理工作。