档案管理信息化建设的方法

何志强

【摘要】随着社会的不断进步和经济的快速发展，档案管理工作在社会的快速发展的进程中如今已经成为了一种重要的战略资源，其作为各行各业不断成长的载体对于信息的合理利用和开发都起着十分重要的作用。档案管理是资源管理中不可或缺的重要组成部分。人们的生活方式和思维的方式随着信息技术的快速发展和快速普及都发生了很大程度上的变化，给社会的人才交流和经济等各个方面的发展都带来了十分积极的影响。所以在这种大的形势之下，在众多事业单位中使用较多的传统档案管理模式已经不能再很好地适应当下的社会的发展需求。所以为了更好地适应时代的需求，提高档案管理的水平对档案管理工作进行信息化的建设有着很大的必要。本文主要以档案管理工作为说明对象，简单阐述了档案管理信息化建设的必要性和作用，并且就如何开展档案管理的信息化建设给出了一些方法，希望可以给读者带来一些有用的信息供参考和借鉴。

【关键词】档案管理；信息化建设；必要性；方法策略

档案管理的信息化和计算机化随着社会主义市场经济的不断发展和计算机技术的快速发展逐渐成为了档案管理工作发展和计算机发展的一种必然的趋势。所以事业单位为了更好地适应当下时代发展的需求，就必须对档案管理的信息资源进行充分的开发，来提高档案管理工作开展的效率，所以档案管理的信息化建设已经成为了必然。本文根据以往档案管理发展中存在的问题和使用的解决措施以及发展的趋势从实际出发，结合当下互联网的发展情况，来分析档案管理信息化建设的必要性，给出了一些比较有见解性的方法。

1档案管理信息化建设发展的现状

档案管理信息化目前由于档案资料管理的规模、管理形式等多个方面存在着很大的差异，导致档案管理信息化建设的进程和发展水平也存在着很大的差距，所以当下档案管理信息化建设的过程中仍旧存在着很大的问题和弊端。首先是档案管理信息化的形式远远要大于实质，正常来说档案管理的信息化应该是大部分企业或者单位的档案资料管理的发展目标和理念，但是在实际的建设过程中却可能空有一个信息化建设的计划，而没有付出实际的行动。其次是由于开展档案管理工作不能给企业或者单位带来直接的经济效益所以很多领导和员工可能对档案管理工作的重视不够，对一些专业的技术人才没有进行引进，对于一些应该开展的培训工作也没有落实。如果档案管理工作缺失这些具有管理和信息技术的复合型人才，那么很多档案管理的工作都不能十分高效的开展，给档案管理信息化建设的进程带来很大的影响。由此可见，档案管理信息化的进程面临着管理模式、信息技术融合以及管理队伍建设等多个方面的问题和挑战，所以其形势不是很乐观。

2档案管理信息化建设的必要性和重要性

2.1做好电子政务

在当下这个阶段，在档案信息管理的过程中有很大一部分的信息资料都来源于行政部门，行政部门将一些比较有价值的信息、文字、图片和音频等资料进行存储，然后对其进行挑选并发送到网上，让当地的政府参与到互动之中。然后将大量的政府信息、公文、法则以电子文件的形式发送到网上进行处理，这样就会形成大量的电子党政管理文件。

2.2促进网络、数字化发展

在当下这个阶段，很多部门的档案管理工作仍旧采用的是比较传统的纸质文件的管理模式，在对档案信息进行管理的过程中仍旧会选择手工管理的模式，所以在展开工作的过程中遇见一些大量的电子文件可能会变得让人不知道从哪里下手。针对这种情况，就需要档案管理部门在当下这个数字化和网络化的社会当中寻找到一条全新的发展道路。目前档案管理部门遇到的难题是如何将档案数据库中的原始档案信息资料作为参考文献然后让其发挥出重要的价值。所以，做好档案管理工作的信息化建设有着很大的必要同时也是一种必然的趋势。

2.3开发档案管理的价值

档案信息的价值主要通过档案管理人员在工作中对档案信息和资料进行收集、开发、应用和管理来进一步实现，档案信息管理部门同时也是一个信息服务的机构，所以在整个工作期间利用网络技术的信息化才能更好地实现档案信息的收集、存储、整理，以更大程度上实现档案信息的价值。

2.4促进档案馆发展

档案馆的信息资料库房建设、档案管理馆藏建设和相关规章制度建设等所有需要建设的工作是档案管理信息化建设过程中必须要落实好的工作。档案管理信息化建设的具体工作环境又包括了对档案信息资料的收集、开发、整理、存储、统计和利用等等。档案馆的档案数据随着社会的不断进步和经济的快速发展也正在不断地增加着，所以事业单位为了更好地跟上时代发展的潮流，不被这个社会淘汰就必须加强自身档案馆的信息化建设。针对这种情况，可以建设网络数字化档案馆，使用互联网信息技术来对档案的信息资料进行管理，然后建立起来相应的体系比如说对应的计算机体系、档案管理专用软件体系和档案信息获取资料体系等等。

3加强档案管理信息化建设的对策

3.1加强档案数字化资源建设

只有在档案信息建设的硬件和软件这两个条件同时具备的的情况下进行建设并且可以根据档案馆中档案的资料类型对相应的多媒体信息和3D技术进行合理的使用才能更好地去做好档案管理信息化建设的工作，将传统的纸质档案信息得以用音频的方式展现出来，人们可以依据此在观看过程中以一个全新的心态来对档案信息有一个更加充分的了解，从而进一步促进档案管理信息化建设的进程不断推进，除此之外还需要对视频和网络查询等方式进行合理的利用来做好档案管理信息化建设的工作，以加强人们对开展档案管理工作的认知和了解其必要性和重要性。

3.2建立多功能阅览室

多功能阅览室是档案管理信息化建设过程中一个必不可少的环节和重要组成部分，多功能阅览室的建立可以给人们提供一个方便和快捷的阅览环境，让档案管理的资料和信息真正做到共享，除了建立一个多功能的阅览室以外还可以开展一些档案检索、网络查找、网络咨询等多项服务来让人们更加方便和快捷，更好地去满足当下人们的需求，促进档案管理信息化建设的不断推进。

3.3根据档案馆职能的变化来进行机构的改革

高新科技随着社会的不断进步和经济的快速发展如今已经得到了十分广泛的普及，并且渗透到人们的日常生活、工作和学习当中，同时档案馆的信息化建设也是历史发展的重要见证者和参与者，为了做好档案管理信息化建设的工作就必须要对档案馆中的电子化、网络化和数字化进行深一步的改革和创新，并且在档案馆中对档案制作部、电子查找和阅览部进行合理的建设，这样可以给档案信息管理的工作人员提供一个良好的工作环境，提高档案管理工作开展的质量效果和效率，这样同时也更加适应了当下这个社会和时代的工作需求。

3.4提高档案馆人员的综合素质

在当下这个形势中，提高档案馆工作人员的综合素质水平变得刻不容缓，并且需要档案管理工作人员必须要落实好档案信息的定期整理、保管和养护工作，对相关的档案管理的先进技术进行学习，这样可以更好的提高自身档案管理的专业业务水平，促进档案管理信息化建设的进程不断加快。

总而言之，档案管理工作的信息化建设总体来说是一项具有系统性的工作，也是当下时代发展的必然趋势，但是其在建设过程中仍旧存在着很大的问题，这就需要我们对档案管理信息化建设的模式进行不断地优化，将升级档案资料的安全性和可靠性作为目标，对档案资料管理的手段进行不断丰富，提高对档案信息化管理的认识和了解。

【参考文献】

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