对基于大数据时代下的档案数字化扫描流程规范探讨

马宁泉

摘要：文章基于对大数据时代的简单介绍，结合档案数字化建设内容，进一步阐述档案数字化扫描流程，同时以高校学籍档案数字化扫描为例，从明确数字化范围、做好前期准备等方面，对此详细说明。依照目前档案数字化扫描工作中的弊端，重点指出优化扫描流程的具体举措。

关键词：大数据时代；档案管理；数字化扫描

引言：

现代信息技术的出现与广泛应用为各行业均带来了较大改变。档案管理工作具有任务量大、强度高的特点，数字化技术的融入为其创造了机遇，也带来了较大的挑战。保证传统载体档案的安全性，适时借助信息技术手段实现档案自动化管理，有利于各部门之间做到良好的信息对接。

1.大数据时代

大数据时代概念来源于麦肯锡公司，其声称：数据，已经逐渐渗入到各行各业中，在当代社会已经成为关键性生产因素。公众对于各类数据的深度挖掘与应用，在某种层面上表示生产率增长基消费者盈余的盛况即将到来。大数据的存在已有一段时日，特别是近年来互联网技术与信息行业的快速发展，大数据更是引起了公众的高度重视。

大数据作为高科技时代的一大产物，在云时代背景下，占领领域明显扩大，所包含数据组极其庞大。根据相关调查显示，互联网中在一天之内，产生的所有内容能够刻满1.7亿DVD，网上邮件可达两千多亿[1]。大数据时代具有以下几个特点：数据信息系统庞大、种类繁多；信息传播速度快，具有较强的时效性。大数据时代的到来无疑为人类社会带来了一场思维变革。

2.档案数字化扫描流程

2.1明确数字化范围

档案数字化管理实施前提为档案信息资源准确可信，实施目的为便于后期人员调用与查看，提升工作效率，最终确保各档公开档案信息资源共享，据此更好的满足档案利用实际需求。管理人员针对各类需进行数字化处理的档案，遵循特定原则与方式反复确认，档案达到相应要求后方可对其数字化处理。最为关键的就是遵循国家法律规定，同时兼顾价值性原则，数字化档案在归档范畴内且能够长时间保留、利用价值与使用率高，换句话说就是应结合本馆特色、实际利用情况全面考虑，一般包括四种：其一为便于选择咨询、高利用率；其二为与人民生活存在紧密联系；其三为珍贵高价值档案；其四为具有保存价值。

2.2前期准备

2.2.1工作要点

档案实体有序整理、分类，重点查看文件质量，例如签名、图片、签章等，如若不合格立即通知归档部门处理，从根本上保障档案数字化质量。将案卷级、文件级目录导入档案管理系统中，在此过程中应注意数字化目录与实体目录始终保持一致，便于后期扫描。科学估算数字化专项经费，包括各类软硬件设施费用、档案数字化数量、年度档案管理经费。

2.2.2具体流程

相关工作全部准备完成后，首先规范各项扫描参数，包括色彩模式、存储格式、分辨率等，而后设置扫描登记制度，这也是整个档案数字化扫描中至关重要的一个环节，能够为数字化质量提供坚实保障。仔细核对原件与数字化文件的一致性，重点查看数字化文件质量，例如文件清晰度、完整程度、命名格式等，必要情况下还需二次扫描。为了实现档案数字化全过程的有效控制，工作人员还应根据具体情况，详细登记相应信息。

经过扫描后的数字化文件确认无误后，将其连接至档案系统中相关条目上，利用批量上传功能将所有文件全部上传，减少不必要的时间浪费。注意设置电子文件上传命名标准，各档案管理系统对应的命名标准也存在明显差别，以文书归档为例，2002年之前的档案命名格式需为“全宗号-目录号-案卷号-卷内顺序号”，在此之后的档案命名格式为“全宗号-年度-保管期限-分类号-件号”。

3.优化流程的具体措施

3.1保证档案精准性

档案数字化扫描期间，扫描对象不同，所选用的扫描方式与设备也不尽相同，方可从整体上提升档案数字化扫描质量与效率。针对部分较大的档案资源，可采用分块扫描的方式，借助后期处理的方式将图像合并至一处。全面考虑到原件各要素，如纸质、书写方式、墨水等，以此为前提，合理设置各项参数。值得注意的是：为了全面提升档案精准性，促使档案数字化扫描工作顺利开展，还需要全面了解txt、doc、html、pdf等储存格式，以便提升扫描工作效率。此外，应该重视规范操作流程，避免出现漏扫、错扫、重复性扫描等情况，有必要在扫描开始前，准备好所需档案资料。工作内容细化分解，将职责落实到个人头上，如若发现问题可直接找到对应负责人。在此之前，面向档案管理人员与数字化扫描人员，以强化档案数字化扫描质量为基本目标，展开针对性专业技能培训，务必保证档案精准性，以取得更好的档案数字化扫描效果。

以高校学籍档案数字化扫描为例，工作人员可借助系统中统计功能，获得准确的文件数量值，进一步拟定数字化方案，制定科学合理的项目实施计划，包括项目开始时间、不同阶段内的具体操作。某高校档案管理系统将学生学籍档案分为两类，以2006年为临界点，分别为自建校以来至2006年的学籍档案、2006年至今的学籍档案，前者为每四人一条目，后者为一人一条目。据统计，该校现需实施数字化处理的学籍卡、成绩单等共为17万张。

3.2创新数字化形式

各单位情况有所不同，可结合自身统计数据经费确定数字化方式，当前常见的主要形式包括：外包数字化公司、外聘合同人员或实习生、组织单位内部人员共同完成。上述几种方式中，外包数字化公司负责此事显然效率最高，但必须考虑到单位档案安全、耗费成本等；外聘合同人员或实习生的方式对资金需求也相对较大，常用于单位解决人员编制问题上；组织单位内部人员共同完成的方式支出成本较低，但时间与人员稳定性较差，无法确保工作效率。除此之外，档案馆工作人员自行完成也不失为一种长期方式，但单位工作量大，因而并不常见，几种方法可以组合利用，将其作用最大化。

确定数字化形式后，工作人员适时开展后期处理工作，为档案数字化扫描提供必要的技术保证。认真比对各项扫描信息，围绕文件清晰度有效设置分辨率，扫描过程中严禁产生文件歪斜的问题。处理后期合成图像期间，着眼于档案内容完整性，扫描环节全部结束后仔细检查档案原件，装订时依照原定序号进行，防止造成纸张损坏，影响档案美观性。

3.3增设相应配置

档案数字化扫描工作顺利开展的前提为适宜的扫描设备、先进的扫描技术及专业人员，其中，扫描设备即为扫描仪，基本上包括高速与平板。前者使用优势为可提供自动进纸服务，高效快捷，但图像、照片容易出现反光情况，总体效果并不高，且对纸张要求高。后者使用优势为无需拆卷，但工作效率较低[2]。档案管理人员作为工作开展的主体，单位需将档案数字化扫描重点放在专业人才培养上，引导其不断拓宽档案信息管理新思路，强化服务意识，优化传统档案管理模式，通过单位培训与自学等方式，提升个人工作技能。

结论：

总而言之，档案管理工作已经成为各单位管理工作中不可或缺的一部分，未来档案管理势必会向着数字化、信息化方向发展，如何更好的实施档案管理数字化建设值得思考。档案管理人员需形成正确认知，赋予档案管理以系统性、精准性，实现资源的高效利用。

参考文献

[1]李红.如何做好档案资料数字化建设中的扫描工作[J].城建档案,2018(04):22-24

[2]邓嘉墚.纸质档案数字化质量控制与管理[D].苏州大学,2017.

作者简介：马宁泉（1986-），男，湖北省武汉市人，职称：助理馆员，学历：本科，研究方向：档案数字化管理与应用。