强化办公室协调职能高效服务电力企业管理

欧宗洋

摘要：随着国内经济社会发展速度的不断提升，居民对于电能资源的需求量急剧增加。电力企业通过加强物资管理的协调与控制，不仅可以提升企业的经济效益与社会效益，同时能为国民经济的发展提供强大动力。本文先对电力企业物资管理的内容、作用以及存在的问题进行探讨，并进一步研究电力企业物资管理协调与控制方法。

关键词：电力企业；物资管理；协调与控制方法

引言

协调是管理的重要职能，也是办公室工作的一项重要内容。办公室是电力企业的综合办事机构，承担着多方位、多职能传递信息、计划安排、组织会议以及内外宾接待等综合管理任务。在市场经济不断发展的今天，如何进一步强化办公室的协调职能，及时准确地统筹、协调和解决企业的各种矛盾和问题，高效地服务于电力企业管理，是值得电力企业各级管理者探讨的一个重要课题。

1协调职能的重要性

作为管理重要职能的协调工作，其核心是使企业部门和人员围绕企业共同目标，和谐、统一地进行工作。办公室处于企业中心枢纽，其工作内容涉及企业运转的各个方面，有着调动企业各个部门积极因素的潜力和广阔的发展空间。它具有预测和发现不和谐因素和失调现象、寻求和选择佳协调方法加以解决的能力。办公室处在与领导联系密切的位置，它既是将领导意图准确传达的办事机构，又是收集、整理并将信息及时反馈的窗口，更是联系企业各级和各部门的纽带。办公室作为企业综合性的办事机构，与各业务部门和上下级机关之间均有着十分密切的工作联系。在企业中承担着大量的由领导授权的具体工作，大量的具体工作中一些涉及多部门、多行业甚至多地区的复杂的工作任务均需要采取协调的方式进行；对企业中某些特殊的需征得多部门支持与配合的事项处理往往离不开协调。协调是办公室完成各项工作任务的必要手段，协调作为办公室的特殊职能和基本任务，在企业发挥着其独特的作用。

2协调工作的特征和基本内容

1.特征办公室有其独特的协调性，因为他所涉及到的是企业内部的复杂的部门，所以它的特征体现在以下几个方面：（1）从属性。办公室首先由明确的领导和负责人，所谓的从属性就是办公室的活动应该遵循领导的指示。由于受到民主与权力双面的制约，所以办公室的具体从属性可以划分以下三个方面：一、协调受到范围的局限，协调应该在领导者被赋予的权利范围之内执行，不得越权执行；二、执行的工作需要按照领导的指导思想进行，围绕领导的想法开展具体的工作，不能跨越领导的基本思想；三、在实际的工作中，由于受到突发事件或者是不明因素的干扰，难免会出现意见相左的时候，此时，应该把具体的情况上报到负责该项活动的领导，由领导最后做出相应的判断。（2）磋商性。我们之所以倡导办公室的协调性，是因为经过协调之后的决断和措施更科学准确。要做到协调首先应该树立磋商的思想，所谓的磋商就是不同的办公室部门和工作人员应该就某一个问题进行必要的探讨、交流，通过沟通交流，最终确定合理的实施方案。（3）服务性。由于办公室自身就是一个服务部门它的工作目的是为了理顺企业各职能部门、基层单位之间的相互关系，为领导机关、企业各部门工作服务。（4）全局性。办公室协调工作的显著特征是必须从企业全局和总体目标出发，尽可能从宏观的角度和长远的利益处理、协调。2.基本内容（1）政策协调。办公室以辅助领导决策为中心任务。在企业领导决策过程中，办公室应协助企业的高层领导做好收集各类竞争情报信息等工作。企业办公室从全局、长远利益出发，以国家法律法规和相关方针、政策为依据，协助领导制订企业的各项规章制度，而且应根据企业具体情况，做好企业政策的协调工作。（2）关系协调。办公室的协调工作按协调涉及的关系可分为领导与领导之间的协调、领导与员工上下关系的协调等等。办公室人员可凭借直观判断和协调经验，利用自己的特殊身份，巧妙、灵活地进行协调。协调时，既要坚持原则，又要实事求是，在沟通信息的同时清除隔阂，努力设法促使企业领导相互了解，彼此信任，以达到和谐融洽、团结一致和企业发展同舟共济的目的。（3）工作部署协调。工作部署协调主要是对同层次子系统和同一子系统的各个工作环节之间进行的协调。通常，同层次子系统的行动必须同步，各部门、各环节之间必须沟通及时、衔接合理，前一环节为后一环节创造良好的条件。同时办公室人员应具备应对突发事件的能力，及时做好各项工作部署的协调。（4）社会协调。社会协调主要是针对本单位同其他单位以及外部公众之间的关系。办公室应协助企业领导，积极推进企业与外部的沟通交流与团结协作，及时地将企业的发展目标、企业所获得的成绩等信息传递给公众，并促使企业员工了解社会对本企业的期望和要求，充分认识自己的社会责任和企业的使命，提高工作的积极性和自觉性。此外，协调工作的基本内容还包括计划协调、人事协调、财务协调、经济协调等。

3、如何强化办公室协调职能

3.1强化办公室的综合协调

办公室既是联系领导与企业各职能部门和基层单位的桥梁，又是领导的参谋和帮手。领导的战略决策通过办公室在企业内部贯彻落实，各单位和部门的信息也是通过办公室向各级领导反馈和传递。领导对企业的发展目标和规划是宏观的和决策性的，而办公室承担的是具体的协调工作。它处于上传下达、全盘沟通的交叉点上，这一特殊的位置决定了办公室的其他部门所不能代替的、综合的协调职能。它是领导管理行为的延伸和补充。

3.2转变观念，树立办公室协调工作的权威性

长期以来，受传统观念和习惯思维方式的影响，很多人片面地简单地认为办公室的服务职能仅仅是领导的“指挥棒”和“传声筒”，大量办公室的协调工作都渗透和淹没在各项具体工作之中而不易被人觉察。而主观上办公室缺乏参与意识，主动协调思想比较淡薄。为适应市场经济的客观要求，促进企业内部的管理，必须强化办公室协调职能。首先要加强认识，转变观念，充分理解协调工作是办公室的基本职能。随着经济形势的发展和社会变革的深入，以及各种新矛盾、新问题的不断涌现，企业内部各职能部门之间的原有分工发生了变化，边缘性、交叉性事务越来越多，往往领导层所布置的工作，需要几个部门共同承担、协作完成，于是各种各样的协调工作就应运而生，而办公室站在决策者参谋和助手的角度，应切实为领导减政，担负起协调工作的重任。其次是树立权威。协调是综合性的管理艺术，政策性强、涉及面广，而且难度较大。必须树立其应有的权威，才能真正发挥办公室的协调职能作用。一方面应强调办公室在企业管理中的地位、责任和协调处理各部门、各基层单位之间的各种事务的权力；另一方面领导应在一定的场合授予办公室某些权力，使办公室能够理直气壮地代表领导去说话、办事和按照领导的意图全权处理事务。这样既可使领导摆脱于繁杂的事务，又能提高办公室协调的权威性和增强协调力度，使其更加大胆工作，确保企业步调统一地和谐发展。

3.3加强修养，提高办公室人员的协调能力

协调是一门集公共关系和领导艺术于一体的综合性管理科学，要求办公室成员具有知识面宽、道德素养好、政策水平高、工作能力强的素养和能力与之相适应。办公室人员不仅具有一定的专业知识，还应具有一定的行政管理、公共关系、社会心理学等方面的知识，还应具备良好的职业道德，博学多才，才能善于协调。办公室人员还应加强学习具备一定的政策水平，既能深刻理解国家法律法规要求，又能熟悉掌握企业内部的各项规章制度，工作中正确运用政策，大胆开展协调。

结语

综上所述，现代企业办公室协调职能的充分发挥对企业的经营和管理有着重要的影响，它是企业综合行政工作开展中的重点。充分认识办公室协调职能的重要性、正确地选择协调的方式和方法是优化和促进企业各项管理工作的重要保证。

参考文献：

[1]江风华.浅谈办公室的协调职能[J].经营管理者，2009，（8）.

[2]王峰.浅析电网企业办公室的协调职能[J].商品与质量，2010，（11）：9.