强化档案意识完善档案管理

李雅琳

摘要：档案的管理工作是延续着人类的记忆，成为联系过去、现在和未来的信息纽带，是维系历史发展脉络的一项重要工作。由于档案本身的属性、档案工作的特点、服务手段、宣传力度和档案信息资源利用等方面存在的局限性，当前社会档案意识还是相当的薄弱的，直接影响了档案工作的社会地位。本文浅谈如何强化档案意识，完善档案管理。

关键词：档案意识；档案管理；完善

人们档案意识的强弱，直接关系和影响着人们对档案工作的认识、档案法制观念和档案利用需求行为等。所以，强化人们的档案意识，对档案工作的顺利开展起着至关重要的作用。任何一个单位都要形成自己的档案，都需要把自己的实际情况进行整理归档，为单位工作提供借鉴和依据，为了企事业单位的可持续发展，更需要强化相关人员的档案意识。

一、档案意识概述

1、责任意识

档案管理人员要善于利用各种方式收集第一手档案材料，确保真实、完整且富有时效性。

要本着认真负责的态度做好文件保管期限的鉴别，保证重要文件不丢失。如有的文件退出现行领域之后，仍对今后的工作具有指导和借鉴作用，那么应视其利用程度归为定期或永久存档；而有的文件完成了现行效用，便失去保存的价值，则应视为不归档文件，可不保存；特别是对一些财务、技术维护类等专业性较强的文件资料，档案管理人员不是很熟悉又难于判断保管期限的，应咨询各职能部门，了解文件执行的时效和利用的价值，完成文件保管期限的鉴别，若靠自己主观判断随意归档，有时会带来无法挽回的后果。

要具备高度的责任感。作为一名档案管理人员，责任感体现在档案资料归档的细节之处，归档前要认真细致检查每一份文件，进行查缺补漏。核对文件的办理过程，并将领导的批示和承办流程简要录入信息库，使纸质档案和电子档案保持一致性。

2、学习意识

要加强规章制度的学习。档案的管理离不开制度保障，要学习各类规章制度，明确档案在管理制度上、原则上和方法上的特点，遵循档案管理的流程。以接收性档案为主的单位，要按制度要求对接收的文件做好相关管理工作，如按文件资料的接收、登记制度；明确机构、职能或机构、年度的分类方法；划分永久、定期保存和销毁三种鉴定方式；按照介质保存的技术要求进行纸质和电子档案存储的规定；档案归档、借阅和利用制度等等，以达到科学、规范管理的目的。

加强理论和专业知识的学习。要通过学习不断提升自身素质和智慧，从而提高履职能力。档案管理对掌握新知识的要求越来越高，要树立兴学崇实、与时俱进的理念，以“新知识、新技能、新本领”为目标，主动学习，自觉学习。

要加强对信息化知识的学习。随着档案信息化的到来，计算机基础知识对档案的信息化处理具有重要作用。如电子文档录入登记、立卷归档、影音资料的扫描修复和存储，都要求新时期的档案管理人员必须学习计算机的理论知识和实际操作，熟练掌握现代化管理工具，才能实现档案管理现代化，提高档案的服务能力。

3法制意识

档案工作者具有对档案的管理、保密、负责接收、收集、整理、保管和提供利用的职责。基层档案工作者是档案管理的直接责任人，如果不认真学习领会法律法规，就容易发生如不按照规定建档、将档案据为己有不归档、擅自提供、抄录、公布密级档案；违反安全保管制度造成档案损失、擅自销毁或不按规定程序销毁档案等行为，侵犯了国家的法律，也是一种违法行为。因此，档案管理工作者要认真学习，提高对档案法规的理解能力，从思想认识、工作态度和实际行动上与档案法规保持一致，运用权力，负起义务和责任，在日常工作中经常性地进行自我检查，及时发现不足，对照调整法律的意识角度，保证执行方向的正确性和准确性。

4、服务意识

档案工作本身是为社会提供档案保管与服务的工作，其基本属性就是服务性，而服务性本身也是档案工作能够生存与发展的重要基础。要让档案工作充分发挥出其自身的价值，档案部门就必须要将服务放在当前工作的首要位置。档案工作的开展必须要紧紧围绕着社会中心工作服务，在档案工作的全过程都贯穿服务，为此必须要切实做好档案需求服务，对服务质量进行改善，积极转变服务形式，创新服务内容，并对管理理念、管理模式、管理手段以及方法进行充分创新，只有这样才能够让档案的存凭、留史、育人、资政等作用得到充分的发挥。

二、完善档案管理的措施

1、建立网络管理体系

档案材料要形成从上而下的档案传递网络，减少文件资料的流失，避免归档时遗漏，使档案功能更加适应企事业单位对信息资源的利用，为企事业管理工作提供准确、可靠的档案信息资源。档案管理要利用计算机知识，实行随时收集和定期收集相结合，减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点，把反映历史面貌的重要材料都收集起来。要加强避免归档时遗漏。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的原有重要部分应该予以保留，使档案的利用情况更加适合企事业对信息的需求，从而更好地为企事业单位服务。发挥当代科技新成果和管理新手段，让档案管理工作更好地服务于企事业单位发展的需求。

2、建立健全档案工作管理体制

建立健全档案工作管理体制，包括建立档案工作机构，成立档案工作领导小组，加强宣传，提高领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体，加大档案法规及有关档案保障法规的宣传。采取有效的档案宣传手法，使领导把档案工作纳入重要议事日程，并使之在发展规划中占据一定的位置，明确相关档案工作的重要性。为促使档案工作的性质、任务和作用，最大限度地被企事业领导了解和认识，工作实践中应自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作，加大档案工作经费投入，使档案管理工作与企事业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企事业全面健康发展。

3、规章制度建设

档案规章制度要具有可操作性，以可操作性强为目标，充分体现制度的权威性。通过对档案进行筛选、归纳等步骤，利用检索工具，提高查找利用档案的效率，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制。加强企事业档案工作，深化档案制度改革，收集有价值的材料，完善档案内容。定期了解档案工作情况，研究解决遇到的问题，加强检查与指导。建立检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等制度，制度建设要具有科学性，实施过程中要有权威性。档案保管是做好档案利用过程的重要措施，能保证档案的完整与安全，在利用的时候需要在登记簿上备注说明，以便根据实际情况确定不同的利用范围，在实践中加以总结不断充实和完善。

4、提高档案管理人员的素质

档案管理人员的素质直接影响到档案管理工作的水平。处于现代信息化社会，档案管理人员应该进行信息化学习，熟练掌握计算机和网络技术，将其充分的应用到档案管理工作中。档案管理人员不仅要熟练掌握专业知识，并且还要熟悉企事业文化和生产经营模式，能够在日常生产中，更加广泛的收集具有重要意义的技术资料。档案管理人员应该具有基本的职业道德，保证档案资料的完整性和私密性，严禁将有权限的档案私自节约他人，严格防范单位的商业机密外泄。

结语：档案部门及档案工作者要抓住时机，利用各种渠道改善自己的形象，扩大档案的影响。只有这样，才能从根本上引起人们对档案及档案工作的关注，不断的增强社会档案意识，使档案真正为人们所用，创造出更多的社会价值。

参考文献：

[1]赵异凡.提高档案意识实现档案价值发挥档案作用[J].机电兵船档案,2017(1)

[2]王巍.关于如何增强企业档案意识的探讨[J].办公自动化,2016(17)

[3]高颖.关于如何提高公众档案意识的思考[J].决策探索(下半月),2016(11).