秘书职业形象的分析、定位与塑造

卫家乐

摘要：秘书工作人员既是领导与部门员工之间沟通的桥梁与纽带，又是一个组织向外展示的“门面”和“窗口”。良好的秘书职业形象塑造与表现不仅有利于树立领导形象、展现组织形象,对秘书从业者个人职业生涯发展也至关重要，甚至还能够带动和影响社会风气的好转。

关键词：秘书职业；形象；分析；定位；塑造

从心理学角度看，形象是我们对于外部刺激的心理映射，它是我们对于事物外在特征和内在属性的感知和理解。秘书职业形象指的是人们对秘书工作者所有行为和表现的总体印象和评价，在本质上是一种秘书角色形象。秘书职责的多样性决定了秘书角色的多样性。要熟悉秘书角色形象就需要我们了解秘书的角色定位和责任担当。

一、秘书角色的定位及职责

作为组织中的重要一员，秘书肩负着助手、“笔杆子”以及公关等角色，承担着协助管理者完成工作任务、组织协调工作流程、保密工作信息等职责。

秘书的基本角色是辅助角色。秘书是组织或领导的助手，在组织中起到承上启下，沟通左右，衔接内外，履行各方，起着不可或缺的纽带作用；秘书承担着组织内部“笔杆子”角色，写作能力也往往被视为秘书的核心看家本领。这就要求秘书从业人员要有较扎实的文字功底，熟悉谋篇布局、语法修辞等各种要领，善于以文辅政，领会领导意图，为领导出谋献策；秘书还在组织中扮演着重要的公共关系职业者角色。秘书形象不仅反映其个人，甚至还代表领导的形象和整个组织的形象。秘书应当具有角色转换意识，要善于从实际需要出发，自觉转换好角色，更好地发挥角色职能，胜任秘书工作。在工作中还应该努力为本组织广结良缘，以形成有利于组织发展的广泛社会关系的网络和环境。

秘书的角色定位决定了秘书工作的主要职责。在组织中，秘书的主要责任包括协助管理者进行日常事务管理，如会议组织安排、文件整理归档、行程安排等；保持工作信息的机密性和安全性；协调各部门之间的沟通和协作；解决日常工作中的问题和困难等。秘书从业者人员要有良好的责任心和细致的工作态度，能够承担起各项工作任务，也要具备良好的沟通能力、组织能力和协调能力，从而可以高效地处理各类工作事务。

二、秘书角色的认知与分析

秘书职业形象与秘书角色认知有着密切关系。对秘书职业形象分析，除了对秘书角色及工作职责考察外，还需要考虑到秘书角色的社会认知以及秘书个体的自我认知。

秘书角色的认知是对秘书角色的判断和评价。社会认知即社会公众对秘书角色的评价。从秘书工作职责及角色定位中我们能够推出秘书职业形象需要体现出专业性、高效性和亲和力等特点。秘书从业者需要具备良好的仪容仪表和言行举止，具有良好的职业道德和职业操守。现实中，秘书群体的主流也是忠于秘书职业操守、兢兢业业做好秘书本职工作的。但个别秘书群体中存在着对角色把握不当的现象。这些现象通过文学作品和大众传媒的过度渲染，会使社会公众对秘书角色的认知产生偏差。社会公众对秘书职业的认知偏差也会影响秘书个体的自我认知，进而对秘书的角色行为产生负面影响。心理学认为，职业角色是现代人获得物质利益和精神满足的肯定性形式，而职业角色的丢失，则会导致人们物质和精神的双重失落。

三、秘书形象的价值与塑造

无论是辅助领导工作、沟通内部关系，还是接待外来访客、宴请客户，秘书人员大部分工作都是面对面的直接交往过程，很少有媒介的介入。而且，秘书人员既是领导与部门员工的桥梁与纽带，又是一个组织的“门面”和“窗口”。秘书人员的一言一行都关系到整个组织的形象。在交往过程中，秘书人员的言谈举止都尽收交往对象的眼底，成为对方对秘书人员形象及组织形象作出判断的最直接依据。因此，秘书形象无论对秘书自身职业发展，亦或是组织形象展示都至关重要。

一个专业、高效和值得信赖的秘书形象在组织内部会受到更多的赞誉和认可，为个人职业发展带来机会和提升空间；一个善于沟通合作的秘书形象有助于促进组织内部和外部的联系，进而增强团队的凝聚力；一个注重保密并诚实守信的秘书形象将增加组织和领导对其的信任，确保信息的安全和机构利益的保护；一个善于观察和解决问题的秘书形象可以提供及时的支持和帮助，解决工作中的难题和困扰；作为组织代表，秘书形象也直接关系到整个组织的形象和声誉，塑造好一个专业、得体、井然有序的秘书形象也可以为组织树立良好的形象。

总之，通过注重专业形象、有效沟通、高效协作和保密能力等方面，秘书可以提高自身的职业形象和声望，为组织树立良好形象，提高工作效率，促进沟通和合作，并为保护机构利益和解决问题提供支持。

三、秘书职业的形象塑造

秘书不仅是一种职业活动，而且是一种普遍存在的社会文化现象,秘书文化具有显著的社会性特征。塑造良好的秘书职业形象是一项复杂多维的立体工程，需要秘书从业者提升自身素质与能力，需要社会公众的共同参与，舆论也要引导社会公众形成对于秘书职业的正确认知。秘书人员要充分利用自己的独特身份，在形象塑造的过程中发挥独特作用。

秘书人员良好自我形象的塑造与表现需要调动内外两个方面的因素,既包括知识的不断吸纳、能力的不断提高、个性的不断完善、道德的不断纯净等内部工程，也包括仪表、言谈、举止等外部工程。换句话说, 秘书形象的塑造是通过外在形象和内在素质的综合展示来实现的。

秘书外在形象塑造包括仪容仪表、着装风格和言行举止等方面。秘书应该注重自己的仪容仪表，保持整洁、得体的形象，注意发型、妆容和服装的选择。还要有良好的沟通和表达能力，言行举止要得体、文雅，注重礼貌和谦和。良好的外在形象并不靠单纯的包装、刻意的表现,而必须基于完整、积极、正面的内心自我意象。只有通过积极的理念、正确的价值观、良好的态度的确立、良好行为的持续以及言谈举止等外在表现，才能将设定的形象定位与内容真实呈现出来。

秘书的内在素质提升包括专业能力、沟通能力和职业操守等方面。秘书应该具备良好的专业知识和技能，熟悉办公室软件和工作流程，能够高效地处理各类工作事务。沟通能力也是秘书必备的素质，包括与上级、同事和客户的沟通能力，能够清晰地表达自己的意思，并且善于倾听和理解他人的需求。职业操守是秘书的重要特质，包括保密工作信息、遵守职业道德和职业规范，保持工作中的公正、公平和诚信。

总的来说，秘书形象的塑造需要注重外在形象和内在素质的综合展示，通过良好的仪容仪表、专业能力和职业操守等方面的表现，塑造出秘书职业的形象和价值。

参考文献：

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[4]徐璐.企业秘书形象的价值及其转化[J].秘书之友,2000(10):6-8.

作者简介：卫家乐（1998-），男，汉族，河南洛阳人，研究生，研究方向：高级秘书与行政助理学。