人事档案管理在电力企业中的重要性与管理策略分析

桂燕芳

摘要：随着我国经济和社会发展程度的逐渐增强，以及电力制度改革的持续推进，电力企业对于人才的标准和期望也持续提升，但是，传统的人事管理方式已经不再满足如今的时代要求。作为人力资产管理的一个重要部分，人事档案的管理在保障员工权益、增进管理效率和调整人才结构等多个层面都起到了至关重要的作用。因此，加强对电力企业人员档案的管理显得尤为关键。本篇论文旨在对电力领域内人事档案管理的关键作用进行深层次探讨，并对高效的管理策略提出分析建议。

关键词：人事档案管理；电力企业；人力资源

在人事管理框架中，人事档案不仅仅是一个关键文件，用于储存员工的基础信息、职业发展和绩效评价等核心数据，而且它在人力资源管理结构中是绝对必要的关键部分。因此，对员工档案实施科学合理的管理显得尤为重要。一个高效的人事档案管理系统，不但可以保护员工的合法权利，同时也能为企业的决策流程提供至关重要的资讯，进而增强企业内部的管理能力。因此，如何有效进行电力事业单位人力资源档案的管理已经变成了当前研究关注的主要议题之一。

一、电力企业人事档案管理问题成因分析

（一）管理理念落后

由于管理理念已经变得陈旧，电力企业在人事档案管理方面出现的困境和问题已经成为现实。伴随着我国改革开放的深化和市场经济的快速崛起，电力企业的管理结构也经历了深入的转型。在这个迅猛变化的现代社会背景下，传统的管理思维已经难以满足现代管理体系的需求。因此，对电力企业的人事管理进行加强变得至关重要。许多电力企业至今仍然沿袭旧有的管理模式，没有及时更新自己的管理方法，这使得它们在档案管理方面缺少了创新能力和前瞻思维。当前，许多电力企业仍然面临档案意识淡薄，管理团队素养较低和管理水平相对较低等一系列问题。例如，某些企业并未在其全方位的企业增长计划里充分体现档案管理的战略价值，从而未能突出其在人力资源管理策略中的核心作用【1】。

（二）管理制度不健全

管理体制中存在的缺点也构成了这一难题的中心驱动因素。我国大多数电力企业在档案管理方面存在诸多不足与漏洞，这些问题不仅妨碍了企业自身的增长，而且也对整个社会经济的稳健进展和长期健康发展构成了障碍。有些电力企业没有成功构筑一个完善的人事记录管理系统，或者它们当前的操作机制并未达到预期的效果。在日常业务活动中，众多企业过度关心对员工的奖罚制度，但却往往忽略了人力资源档案的有序维护和管理。当前的状况导致档案管理缺乏规范，难于构建一个高效运行的管理过程。此外，许多管理人员对规章制度的了解程度并不深入，对档案的价值没有给予足够重视，部分工作人员甚至对档案的真正意义和重要性毫无所知，这一系列的工作态度直接导致了企业对档案管理效果的降低。当没有明确的制度框架进行指导时，文档处理的每一个步骤，例如搜集、保存、更新和保护保密，都有可能遇到难题，这很可能对档案管理的效果和效率造成不良影响。

（三）技术手段不足

技术解决方案的不足逐渐显现出其显著的问题性质。电力行业是一个信息高度消耗的企业，所以其档案的信息化管理显得尤为关键。随着信息科技的快速发展，电子商务和数码技术已逐步演变为档案管理的主要发展趋势。传统的纸本档案处理方法带来了很多问题，如在信息传送时的安全性无法得到确保，以及电子文档归档的不可行等。尽管存在这些情况，但一些电力企业在这一领域的财政支持并未达到预期，技术上的更新速度缓慢，导致档案管理手段的更新滞后。当前，电子文件在企业的生产和经营活动中被广泛采用，不过，其管理模式仍主要集中在传统的纸质文档上，已不适应信息化时代的各种需求。这种状况不但削弱了档案的保存效率和检索能力，同时还让档案安全性和保密性的保障成为了一项棘手的任务。由于现有技术手段所带来的局限，档案管理在自动化和智能化上的发展受到了一定制约，这种情况进一步阻碍了档案管理的效能和品质的提升【2】。

（四）人员素质参差不齐

电力企业的人力资源记录管理显然受到员工素质差异这一核心要素的影响。因此，对档案部门的员工进行更好的培训变得尤其重要。档案管理的效果和效益是由档案管理人员的专业水平直接影响的。所以，加强电力企业档案管理人员的建设是极其关键的。然而，在某些建立的电力企业中，对于档案管理者的专业培训显然是不足的，他们在档案管理的专业知识和技能上还有很大的短板。同时，长期的档案保存和内容的丰富性导致了档案遭受了严重的损伤。

二、电力企业人事档案管理策略分析

（一）引入现代信息技术

现阶段，我国的电力企业已经普遍采纳了电脑和网络技术进行他们的档案管理。电力企业应该深思实施电子档案管理系统的引入，以实现档案的数字化和网络化管理，更好地满足客户需求。这套系统对存档的数据资料进行了分类后，进而构建了匹配的数据库，并通过互联网技术实现了其远程访问和实时监控，旨在满足用户查询的便利性。这种方式不只是能够提高检索档案的效率，而且还有助于减轻纸质档案的物理存放需求，进一步降低整体的管理开销。基于此环境，我们深入探讨了在信息时代中“以人为核心”的人力资源管理策略，并为此给出了一些建设性的建议。另外，信息技术的多个应用领域，如大数据分析、云计算以及人工智能等技术，都为企业在深入研究员工数据时提供了强大的辅助，进一步为人力资源的决策层提供了坚实支撑。

（二）加强档案管理人员培训

在当前，我国的档案管理团队面临着诸如综合素养不够和知识体系不够合理等多个挑战。因此，提升档案管理人员的职业技能培训被认为是提升档案管理水平的关键要素。若希望提升档案人员的专业水平，必须基于实际情况，并依据各种不同工作岗位的具体需求来明确培训目标。培训教程应当包含档案管理的基本理念、当今信息技术的具体利用，还有与这些相关的法律和规章。想要进一步提升档案管理人员的素质，务必强调档案工作人员知识的学习和培养。除了对专业的知识与技艺进行系统的培训，还需增强管理层的职业伦理教育，旨在提高他们在档案管理上的责任感和使命感【3】。在训练的过程当中，我们应当注重将其与企业文化融合在一起，以便档案维护工作人员能更深刻地理解和把握企业所倡导的社会文化。通过不断进行培训和评估，我们能够确保档案管理团队能够及时跟进档案管理领域的最新动态和动态。

（三）强化档案安全与保密

电力企业需建立严谨的文件安全管理条例，涉及到物理和信息两个关键安全因素。信息安全方面的主要措施包括身份的鉴别、资料的记录和备份恢复以及数字签名等方面。物理保护措施可以包括档案室的维护管理以及防止火灾和偷窃的方案。进行文件管理时，我们必须小心，避免非法进入、修改关键信息或传递其他敏感内容。关于信息安全，其核心的安全措施涵盖了对数据的加密、访问权限的维护及网络的保护等多个方面。结合作者在某一大规模国有企业工作时所面临的档案安全问题案例，本文对其进行了深入的安全管理探讨。再者，为了解决潜伏的文件安全性挑战，企业需要规划一个应急响应方案。定期的安全审查与模拟演习能够提高档案管理专员的安全意识以及面对突发紧急状况的处理能力。

三、结语

综上所述，在电力企业进行人事档案管理的优化是一项涵盖多方面的项目，此任务不仅需要企业高层的紧密协作，还需要员工的主动参与和不懈的投入。电力行业要实现持续而健康的增长，必须对其人事档案管理机制进行新颖的改革。

参考文献

[1]檀娇.电力企业人事档案的重要性及规范管理探讨[J].中文科技期刊数据库（全文版）工程技术, 2016(12):00177-00177.

[2]韩冰.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用及策略分析[J].人才资源开发, 2022(22):84-86.

[3]黄玉雨.新形势下电力客户服务管理及满意度的提升策略[J].电力系统装备, 2024(002):000.