纸质档案保管存在的问题及对策分析

张晶

摘要：纸质档案作为一种传统的信息载体，具有许多独特的优势。然而，纸质档案管理也面临着一些挑战和问题。首先，纸质档案的保管需要大量的空间和人力资源，给组织和机构带来了一定的负担；其次，纸质档案的查找和利用相对繁琐，效率较低；最后，纸质档案的保存和保护也存在一定的风险，如火灾、水灾等自然灾害以及人为破坏等。合理有效地保管纸质档案可以确保档案的完整性、可查性和安全性。

关键词：纸质档案；档案保管；档案管理

前言：纸质档案作为传统的管理形式，仍然具有自身的价值和特点，如纸质档案具有可靠性、文化价值等。在档案管理过程中，纸质档案的保管是至关重要的一环因此，研究纸质档案管理与电子档案管理的融合问题，对于提高档案管理效率和质量具有重要意义。

1.纸质档案的分类和整理

1.1档案分类的原则和方法

（1）档案分类的原则。①主题原则：按照档案的内容和主题进行分类，将相同主题的档案归为一类，方便查找和利用；②时间原则：按照档案的时间顺序进行分类，将同一时间段内的档案归为一类，便于追溯和研究；③形式原则：按照档案的形式进行分类，如文件、报告和合同等，方便管理和利用。

（2）档案分类的方法。①文件编号法：为每个档案文件分配唯一的编号，按照编号进行分类；②字母编号法：使用字母进行编号，按照字母顺序进行分类；③主题编号法：根据档案的主题进行编号，按照主题进行分类；④时间编号法：根据档案的时间顺序进行编号，按照时间进行分类。

1.2档案整理的流程和技巧

（1）档案整理的流程。①收集档案：将各个部门或个人的档案进行收集，确保档案的完整性；②鉴定档案：对收集到的档案进行鉴定，判断其价值和重要性；③分类整理：按照档案分类的原则和方法，将档案进行分类整理，建立档案目录；④清理整顿：对档案进行清理整顿，清除无用的文件和冗余的信息；⑤编目归档：为每个档案文件编制目录，按照一定的顺序进行归档；⑥保管管理：将整理好的档案进行保管管理，确保其安全性和可用性。（2）档案整理的技巧。①标签标注：使用标签或标注工具对档案进行标记，方便查找和辨识；②文件夹分类：将档案放入适当的文件夹中，按照分类进行整理，方便管理和利用；③文件编号：为每个档案文件分配唯一的编号，便于查找和归档；④档案目录：建立档案目录，记录档案的基本信息和位置，方便查找和管理；⑤定期清理：定期清理档案，清除无用的文件和冗余的信息，保持档案的整洁和有序。

2.纸质档案保管存在的问题

2.1空间占用

纸质档案需要大量的物理空间来存放，特别是对于大型组织或机构来说，需要建立专门的档案库房，增加了成本和管理难度。

2.2检索困难

纸质档案需要手动检索，需要人工翻阅和整理，耗时且容易出现错漏。

2.3容易损坏和丢失

纸质档案容易受到自然因素：如火灾、水灾等或人为因素：如故意破坏、错误归档等冤的损坏和丢失。

3.纸质档案保管的对策分析

3.1注重统筹布局和合理规划

一是档案部门应严格遵循相关法律法规及标准，结合国家档案局的部署，将档案工作的落脚点放在“存”与“用”上。二是纸质档案管理人员要全面分析自身档案工作情况，兼顾好档案数字化的扫描、统计、处理等业务工作，注重档案部门与其他部门的沟通交流，充分规划各业务环节及流程，禁忌一味地追求工作速率，积极推进各项工作方案。

3.2数字化转型

数字化转型可以解决纸质档案占用大量空间的问题。数字化转型可以将纸质档案转化为电子文件存储在计算机硬盘、云端服务器或其他电子储存设备中，大大减少了对物理空间的需求。并且，数字化转型可以提高档案的管理效率。利用搜索功能和数据库索引对电子档案进行快速定位和管理，大大提高了档案的查找和管理效率[2]。在利用扫描设备将纸质档案转换成电子文件时，要选择专业的扫描设备，以确保扫描的质量和效率。对于扫描后的电子档案，可以通过OCR（光学字符识别）技术进行文字识别，以提高文本内容的可检索性。在数据库中，可以对档案进行分类、标注、索引等，以方便后续的检索和管理。

3.3发挥双元制管理优势

为了进一步提高档案管理水平，需要将传统的档案管理方式与现代科学技术相结合，以适应不断发展的需求。这种综合管理方法能够在档案的收集、整理、保存和利用方面带来明显的改进。在档案的收集阶段，可以采取以电子档案为主、纸质档案为辅的方式进行操作。传统的纸质档案分类整理需要大量的人力资源和时间，增加了管理成本。相比之下，电子档案可以更容易地进行存储、复制和传输，大大提高了管理效率。这不仅有助于节省资源，还能减少人为错误，提高数据的准确性。在档案的利用方面，电子档案也具有显著的优势。通过利用网络平台，可以实现档案的快速检索和共享。这对于研究人员、政府机构和公众来说都非常有益。电子档案的数字化特性意味着可以轻松地进行全文搜索、跨文件夹检索和在线访问，从而提高了档案的可用性和可访问性。

3.4电子检索系统

通过建立便捷的电子检索系统，机构可以减少对人力的需求、提高档案管理效率、方便用户快速找到所需的档案信息。首先，电子检索系统应具备快速和准确的特点。系统应拥有便捷的搜索功能，能够通过多种关键词、字段或标签进行搜索，并快速定位到所需档案。同时，系统还需要提供对重要数据的过滤和排序功能，以帮助用户更精确地找到他们想要的档案。对于大规模的档案数据，可以使用全文检索技术为用户提供更加全面和灵活的查询功能。其次，电子检索系统需要具备可展示和可打印的特性。通过该系统，用户可以直接在线查看档案的详细信息，包括档案的摘要、关联文件、审批记录等，以节省纸张和方便预览。同时，系统应支持将档案信息导出并生成可打印的文件，以满足一些特定需求，如正式文档审批或法律诉讼。再次，电子检索系统需要能够跟踪和记录档案的使用情况。系统应该能够记录有关每一次查询的信息，以便机构能够了解哪些档案经常被查看、下载或打印。这样不仅有助于合理规划档案的存储和维护工作，还可以帮助机构发现并处理档案的异常访问行为，提升档案的安全性。电子检索系统也需要与档案管理系统和安全系统形成良好的集成。档案管理系统应提供档案的元数据和存储信息，使电子检索系统能够准确索引和展示档案的相关信息。同时，安全系统可以管理用户的访问权限，确保只有经过授权的用户才能查看和操作档案。这些系统之间的集成可以增加档案管理的整体效率和操作的便利性。最后，电子检索系统的构建和运营需要对相关人员和用户进行充分培训。系统管理员和档案工作人员需要掌握系统的操作和管理技巧以及检索系统的最佳实践。

4.结束语：

综上所述，电子档案与纸质档案的共存管理确实是档案管理领域不可忽视的重要任务。这种共存不是简单的并列存在，而是需要深入剖析和全方位考虑的复杂课题。只有通过科学合理的规划，明确的政策制定，才能真正实现电子档案与纸质档案的有效共存，实现纸质档案管理与电子档案管理的高质量融合发展。

参考文献：

[1]田春秋.档案库房空气污染对纸质档案的危害及对策[J].办公室业务,2022(16):71.

[2]张静.解析纸质档案在档案信息化管理中的重要作用[J].兰台内外,2020(28):25.

[3]邱常宇.纸质档案和电子档案并存的必要性分析[J].中国科技纵横,2022(8):136.