试论档案信息化建设与档案管理思考

哈斯高娃

【摘要】：在当前的信息化时代之中，各行业在开展相关工作时都引入了信息技术，这在较大程度上推动了各行业的发展。在开展档案管理工作时，相关单位需要做到与时俱进，将信息技术引入到档案管理工作之中，借此加强档案的信息化建设，改善传统档案管理模式中的不足之处，提升档案管理工作的质量与效率。而相关单位若想实现档案管理的有效建设，则需要对传统的档案管理模式进行全面的了解，同时还要掌握信息化建设的关键点，并结合实际情况，采用科学合理的方式，提升档案管理工作的信息化水平。

【关键词】：档案信息化建设；档案管理；思考

    实现信息化的档案管理，不仅能够提高档案资源的利用率，还能够保障档案资源的完整性，发挥出其自身的使用价值。因此，相关单位在开展档案管理工作时，要对档案信息化建设的重要作用予以了解，以此提高对档案管理信息化的重视程度，从档案管理的制度、设备等多个方面出发，进行信息化的有效建设，通过多种科学合理的手段，提高档案信息化建设工作的质量与效率，使得这一工作的实际效用能够在档案管理工作中充分发挥出来，借此推动档案管理工作的发展，使其在相关单位的发展过程中起到积极的促进作用。

    一、档案管理工作中存在的问题

    1.信息化建设意识不足

    对于信息化建设工作来说，其自身的有效开展实现了对传统档案管理模式的创新，同时也加快了档案管理服务理念的变革发展。信息技术在档案管理工作中的合理应用，能够在较大程度上提升档案管理工作的效率，而且也能够提高其服务水平，使得相关用户对档案资料的查阅更加方便，并且还能够实现档案信息资源的共享，大大提升了相关组织效率。这些都是档案信息化建设的优势，但是，部分档案管理工作者对于信息化建设的重要作用缺乏全面且正确的认知，以至于对于信息化建设的重视度不高，也有些档案管理者本身的思想观念比较传统，对于档案信息化建设接受程度较低，这就导致档案信息化建设进程无法顺利推进，最终影响到档案管理的变革创新发展，大大降低了档案管理工作的质量与效率。

    2.档案管理方式比较落后

    现阶段，我国档案管理体系缺乏较高的完善性，而且管理方式也比较落后，不少档案管理部门还在沿用纸质的档案管理模式，没有与信息技术结合起来，这种档案管理方式相对比较落后，也使得档案信息资料的安全性与完整性容易受到不良影响。另外，部分档案管理部门中的管理人员在专业能力、素质等方面也存在较大的差异，一些档案管理人员自身的专业水平较低，且管理能力不足，在档案管理工作中经常出现失误的情况，这样也会影响到档案管理工作的有效开展，并且这些专业水平较低的档案管理工作者，也难以熟练操作相关信息技术与信息设备，这也是阻碍档案管理信息化建设的重要因素。

    3.档案管理思想缺乏先进性

    很多档案管理者本身对于档案资源的管理工作的思想认知存在一定的误区，认为只要将相关档案资源整理保存好即可，在使用的时候按照相应的规律查阅就行，根本不需要再引用信息技术等其他手段，对档案资料进行管理。这种错误的思想对档案信息化的建设造成了一定的阻碍，信息化的档案管理核心就是资源共享，与传统的档案管理思想相悖。部分带有传统档案管理思想的工作人员，过于重视档案资料的存放与保管，大大忽视了档案资料的利用率，这就导致档案资料难以得到充分的利用，同时也降低了档案管理水平。

    4.不同的档案管理部门存在差异性

    不同区域的经济发展水平有一定的差异性，且其发展速度也不一样，这样也会影响到档案管理的信息化程度，受经济因素的影响，各地区对于档案信息化建设的投入力度不同，也会导致档案管理信息化建设进度存在较大的差异。一些地区的档案管理部门已经开始使用计算机进行档案资料的管理，大大提升了档案管理工作的效率与质量。但是还有部分档案管理部门还在使用单机开展档案管理工作，导致档案管理水平比较低下，难以实现有效的资源共享，不利于档案管理工作的发展。

    二、档案管理信息化建设的有效措施

    1.建立完善安全的档案管理网络

    相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。

    2.加强对档案信息化建设的重视

    有关单位若想开展有效的档案管理信息化建设工作，就需要转变自身的传统思想，并对档案信息化建设在档案管理工作中的重要作用予以全面的认识，使其明确信息化建设的实际效用，以此更新档案管理者自身的传统档案管理思想观念，树立先进的档案管理思想，促使相关单位及其内部的档案管理者能够提高对档案信息化建设的重视程度。另外，相关单位还需要对传统的档案管理工作制度进行合理完善，针对信息化的档案管理工作制定出更加合理的档案管理制度，使其能够对信息化的档案管理工作予以科学指导，借此提高信息化档案管理工作的规范性与有序性，同时也能够实现对档案信息化建设的有效推动。基于此，档案管理部门要结合信息化建设的实际情况及信息化档案管理的具体工作内容，制定出相应的管理制度，可以根据信息化管理环节规范其工作流程，并以此制定出合理的规范条例，要求管理人员按照相关规范条例开展信息化管理工作。还要针对档案信息的数据化录入，设施统一的标准要求，提高电子版档案信息资料的规范性，这样也更容易查询。

    3.借助信息技术建立数据管理系统

    数据管理系统是档案信息化建设工作中不可缺少的一部分，安全的数据管理系统能够保障档案信息资料的完整性，为其自身的利用奠定基础保障。因此，相关单位要利用信息技术，进行数据管理系统的有效建设，同时还要根据档案资料的类型，对管理系统进行模块划分，这样也便于档案查询、录入工作的有效开展。

    4.提高档案管理者的专业水平

    档案管理人员是档案信息化建设的主要落实者与推动者，其自身的档案管理能力及素养，会对档案信息化建设工作产生直接的影响。因此，相关单位若想加快档案管理信息化建设的工作进程，就需要加强对档案管理人员工作能力的重视，通过开展培训、讲座、研讨会等多种活动，提升档案管理人员的专业水平及业务能力，使其能够在档案信息化建设工作中发挥出重要作用。

    通过上述分析，针对档案管理进行有效的信息化建设，能够提高档案管理工作的服务水平，为使用者及管理者提供更大的便利，同时也能够使得档案资源得到充分的利用，促使档案管理工作的实效性得以提升。基于此，相关单位要加强对档案管理工作的重视，并且要明确传统档案管理工作中存在的不足，针对这些不足之处，制定出可行的信息化建设方案，有效弥补档案管理中的不足，提高档案管理工作的有效性。