提高医院办公室行政管理工作效率的路径探索

陈华

苍溪县妇幼保健院 四川 广元 628400

摘要：办公室在医院中扮演着协调部门关系、处理日常事务的角色，属于医院重要管理部门。本文以医院办公室行政管理为研究对象，简要概括医院办公室职能，包括行政职能、服务职能、管理职能，分析医院办公室开展行政管理积极作用，提出提升医院办公室行政管理工作效率相关措施，为各大医院办公室创新提供参考。

关键词：医院办公室；行政管理；工作效率

引言

医院办公室是连接内部与外部、上级与下级重要枢纽，协调各个部门、科室工作，确保医院正常运转。当前，在新时代背景下，为实现医院办公室行政管理作用充分发挥，需要医院做好创新改革，要求办公室为内部工作人员以及群众提供更为优质的服务，强化人员专业能力和工作素养，寻求新管理方向，确保高标准医疗水平与服务质量。

1.医院办公室职能

1.1行政职能

医院办公室属于综合型行政部门，其主要工作为将日常工作分配至各个部门，对相关文件进行收发、传阅、登记、分类、整理，根据工作标准以及领导所提工作重点与意图，向各个部门传递工作指令。为实现工作指令有效传达与实施，需拟定规章管理制度，组织召开例会，记录会议内容，接待访客，总结医院重点工作与日常工作，对工作中出现的问题提出解决方案并加以实施。

1.2服务职能

在医院运转经营中，办公室需要为其提供服务，强化医院信息通讯与网络通讯工作，确保医院员工间有效沟通，实现工作质量和效率的提升。有效管理日常工作。另外，办公室可以听取基层员工看法意见，将意见汇报至有关部门，辅助其制定改善措施与管理方法。兼顾做好群众接待工作，听取外部群众意见，切实了解群众真实需求，为群众提供更为良好的医疗服务。

1.3管理职能

办公室应当对各个部门相关部门加以协调，协助工作开展，进行整体管理。对各个部门指令执行情况加以检查，发现存在问题，采取行之有效的措施予以解决。明确管理职能与管理方法，优化管理方案。开展实际工作时应当通过有效措施协调工作，确保医院内部各项工作有序开展，实现医院经济效益、社会效益提升[1]。

2医院办公室行政管理积极作用

医院办公室开展行政管理工作积极作用主要表现在以下三方面：第一，在医院中，办公室起到承上启下作用，其是患者与医院进行良好沟通的桥梁，是客户与医院进行稳定合作的保障，同时，办公室肩负各项工作检查、监督作用，办公室相关问题的有效开展为医院多种工作正常运行提供前提条件，确保医院稳定、健康发展。第二，医院中管理条例、管理制度均由办公室工作人员制定，在制定部门制度之后，由办公室第一时间通知各单元或部门，并引导、监督各部门执行相关管理机制，最大程度发挥管理机制价值，有效提升医院工作效率。管理机制落实时，办公室人员需要及时、充分了解各科室、岗位工作中存在问题，上报反馈，解决问题。确保各项工作的开展做到公正、公平[2]。第三，医院工作内容繁多，为确保各项工作有序开展，办公室对待问题的处理应当从医院整体出发，根据规章制度，最大限度确保各部门相关工作正常开展，并充分调动各部门参与工作主动性、积极性，提升医院服务质量，促使医院持续性发展。

3提高医院办公室行政管理工作效率的路径

3.1转变职能

首先，医院办公室应当创新工作，实现服务质量提升。办公室属于综合部门，是连接医院内部与外部纽带，上部与下级桥梁，具有承上启下、综合协调、参谋助手功能。办公室相关人员工作效率将对医院各个部门运转效能产生直接影响。因此，在新时代背景下，需要办公室顺应时代发展潮流，不断提升自身责任感，强化职业素养，增强思想觉悟，积极面对新挑战、新问题。其次，秉承以人为本原则，充分发挥人才价值。领导者应当对发现不同人才优秀品质，对下属性格、能力充分了解，将其安排到合适岗位，实现其价值充分发挥[3]。同时，上级应当及时了解下属普遍需求，制定奖惩制度，有效激发其参与工作积极性。为下属提供良好发展空间，激发起工作兴趣，实现共同成长。再次，强化人才培养力度，为办公室工作人员提供学习机会，实现其综合素质和专业能力的不断提升。合理安排工作，为其营造良好的工作氛围，使其保持饱满的精神状态参与工作。最后，以医院工作为中心，对医院未来发展趋势予以判断，积极应用管理工具，对医院发展优势、机会、劣势以及威胁进行全面分析，对医院发展运行路径和工作思路深入研究，推动医院健康发展。

3.2规范办公室管理安排

医院应当积极健全完善管理制度，将相关管理制度落实到各个部门日常工作中，确保医院整体工作正常、有序开展。医院开展日常工作时应答昂明确各个部门工作职责、工作范围，合理安排工作，并做好定期检查工作，对各部门工作执行情况予以考核，积极发现问题，针对存在问题根据规章制度予以处理，逐步完善管理条例。另外，结合具体情况制定奖惩机制，对于高效执行部门给予奖励，对于不达标部门进行批评处罚，并针对实际情况提出整改方法、指导意见

[4]。对工作流程加以规范，确保下达工作命令与分配工作做到标准统一、流程完善，保证工作质量与效率。根据医院各个部门工作量，合理制定工作抽查、部门交流、组织例会以及改进工作流程，对于协调性不足工作环节及时进行调节，实现医院整体服务水平不断提升。最后，积极转变管理理念，对管理方法加以调整完善，医院应当根据工作标准，检查、监督各个部门工作情况。对于工作决策、工作实施与工作总结，应当贯彻管理方法，积极探索新型、行之有效的管理技巧，保证管理工作有效开展。

3.3开展三级制度管理

医院办公室行政管理工作的开展采用三级管理制度能够实现办公室工作质量和效率的提升。其具体指的是强化医院管理制度，对各个部门管理方法、工作职责加以明确，以此作为标准对各个部门参与工作情况进行整理总结，及时做好反馈。对例会制度规范执行，在会议上分析当前医院各个部门实际开展工作时存在问题，交流讨论，得出合理的解决方案。另外，加强值班管理，逐步改进工作，实现办公室行政管理工作实效开展。

3.4构建信息共享平台

办公室开展日常工作需要向各个部门、科室递交政策信息、培训资料、医院数据。众所周知，医院部门、科室众多，医护人员工作繁忙，若采用传递纸质文件的方式，无疑增加了办公室工作人员工作量，同时存在政策传递不清晰、医护人员中途退场情况。通过构建OA系统，将医院数据、政策信息和培训资源编制为电子文件，由办公室人员核对检查后，上传至系统平台，不仅能够有效提升办公室工作效率，同时减少纸质文件印刷，缩减成本。另外，应用OA系统，医院每一位工作人员都能够将个人意见和排班表传递至系统中，便于办公室人员第一时间获取排班信息以意见反馈，结合信息内容进行改进和调整[5]。实现办公室工作效率提升，进而确保医院各个部门、科室有效开展工作。

总结

综上所述，为实现医院办公室行政管理作用的充分发挥，需要优先转变办公室职能，提升其服务质量和工作效率，规范办公室管理安排，保障管理工作的开展有章可循、有据可依。落实三级管理制度，保证管理工作有效开展，积极应用网络技术、信息技术开展办公室行政管理工作，实现政策信息、培训资料、医院数据及时传递，增进办公室和医院各个部门、科室、员工沟通，及时了解问题，实现办公室工作质量、效率提升，为医院持续性发展保驾护航。

参考文献

[]1吴茗.浅谈行政管理中的医院分院综合性办公室[J].人人健康,2023,(13):82-84.

[2]刘冬梅.实现办公室行政管理精细化的思路和策略研究[J].中国卫生标准管理,2021,12(11):19-21.

[3]李元波,韦林川,谢步东等.提高医院办公室行政管理工作效率的路径探索[J].办公室业务,2023,(03):10-12.

[4]施文大,唐小妹,胡宝剑等.高质量发展背景下提升医院督办工作质效的实践与探索[J].中国卫生标准管理,2023,14(13):55-58.

[5]王志超.新医改背景下的医院办公室行政管理创新探究[J].环渤海经济瞭望,2023,(02):150-152.