浅析事业单位电子档案安全管理

陈婧

摘要：事业单位电子档案安全管理是保护和管理电子档案信息的重要措施，对于提高档案管理效率和保障信息安全具有重要意义。随着信息技术的快速发展，电子档案管理已经成为各类事业单位不可忽视的任务，本文将从电子档案安全管理的必要性、主要问题及解决方案等方面进行浅析，旨在加强对事业单位电子档案安全管理的认识与实践。

关键词：事业单位；电子档案；安全管理

本文对事业单位电子档案安全管理进行了浅析。指出了电子档案安全影响的因素，如环境因素、网络攻击等。接着提出了解决这些问题的方案，包括建立健全的安全管理体系、加强员工安全意识培训、采取技术手段加密和备份数据等，只有确保档案信息的完整性和机密性，才能有效保护事业单位的利益和声誉。本文为事业单位电子档案安全管理提供了一定的参考和建议。

1. 事业单位的电子档案安全影响的因素

1.1环境因素

物理环境是指档案存储设备所处的周围物理环境，如机房、服务器房等。这些环境的温度、湿度、照明等都会对电子档案的安全管理产生影响。例如，高温、高湿度等环境条件可能会导致电子设备的可靠性下降，从而增加档案信息泄露、损坏的风险。其次，技术环境也是影响电子档案安全的重要因素。技术环境包括网络环境、系统平台、软件应用等方面。网络环境的安全性直接关系到电子档案信息的传输和存储安全[1]。

1.2网络攻击

事业单位的电子档案安全面临着网络攻击这一重要影响因素，网络攻击是指黑客、恶意软件和其他恶意行为针对事业单位电子档案系统的非法入侵和攻击行为。黑客通过网络渗透手段，试图获取事业单位的敏感信息、破坏数据完整性或者篡改档案内容，其利用各种技术手段，比如漏洞利用、社会工程等，入侵系统并获取档案信息。其次，恶意软件也是对事业单位电子档案安全有影响的因素之一。恶意软件指经过特殊设计用于窃取信息、破坏系统或者传播病毒的恶意程序。恶意软件可以通过电子邮件、可移动存储介质、不安全的网站等途径进入系统，并对档案系统造成损害。

2. 加强事业单位电子档案安全管理措施

2.1建立健全的安全管理体系

要加强事业单位电子档案的安全管理，需要建立健全的安全管理体系。建立明确的档案安全管理政策，明确各级管理人员和工作人员的责任和权限，规范档案的访问、传输和备份等操作，制定档案安全管理规程，明确档案的分类、保密级别和处理流程，确保档案信息的安全性。

采取物理防护措施，如视频监控、入侵报警系统等，确保档案存储设备的安全，定期检测和更新设备的安全防护软件和系统，修复漏洞，防止黑客攻击和恶意代码的入侵，建立合理的数据备份与恢复机制，及时备份档案数据，防止数据丢失或损坏。最后，建立完善的访问权限管理制度，实行严格的身份认证机制和访问控制策略，确保只有授权人员能够访问档案信息。定期对档案的访问记录进行审计和监督，发现异常情况及时报告和处理。通过建立健全的安全管理体系，事业单位可以有效提升电子档案安全管理水平，确保档案信息的完整性、可靠性和保密性。同时，也能够更好地应对各类安全风险和威胁，提高档案管理的效率和质量。

2.2加强员工安全培训

加强事业单位电子档案的安全管理，关键是要加强员工的安全培训，只有员工具备了必要的安全意识和知识，才能有效地执行档案安全管理措施，防范安全风险和威胁。依据员工的工作职责和档案安全管理的要求，组织开展针对性的培训课程，这些课程可以包括档案安全政策和制度的解读与说明、档案访问控制的方法与技巧、常见的网络安全威胁和防范措施等内容，旨在增强员工对档案安全的认识和理解。

引入真实案例，分析档案安全事件的原因和教训，让员工了解安全事故可能引发的后果，从而明确安全工作的重要性，组织模拟演练，让员工亲身参与档案安全管理的各个环节，熟悉应对安全事件的操作流程，提升实际操作能力。档案安全是一个不断进化的过程，相关的安全技术和措施也会随时更新，为了确保员工的知识与技能保持最新和有效，需要定期进行安全培训和复习。可以通过组织内部的培训讲座、在线学习平台等方式，提供新的安全知识和技术的学习机会，帮助员工不断提升自身的安全意识和技能水平[2]。

2.3采取技术手段加密

通过加密技术，可以有效保护电子档案的机密性和完整性。可以采用对称加密算法和非对称加密算法相结合的方式进行加密，对称加密算法适用于大数据量的加密，速度较快，而非对称加密算法则适用于密钥的安全交换和数字签名等场景，通过将敏感档案数据使用合适的加密算法进行加密，可以防止未经授权的访问和篡改。

还可以借助数字证书和公钥基础设施（PKI）来加强电子档案的安全性，数字证书可以用于身份认证和信息加密，在档案访问过程中确保用户的身份安全，而PKI提供了公钥的分发、管理和认证等功能，确保档案的传输过程中的安全性。另外，引入访问控制技术也是一种重要的加密手段。通过建立角色授权和访问权限管理，对不同级别和部门的人员进行权限划分，限制其对电子档案的访问和操作，设置审计日志功能，记录用户的行为和操作，实现对档案访问的可追溯性。最后应定期对加密技术进行评估和升级，以适应不断演变的安全威胁和攻击手段。随着技术的发展，新的加密算法和安全协议不断涌现，事业单位应密切关注安全领域的最新动态，并及时采取措施更新电子档案的加密机制。

通过采用技术手段加密电子档案，事业单位可以在数据传输、存储和访问过程中保持敏感信息的机密性和完整性。这将有助于防止数据泄露、篡改和非法访问，提升电子档案安全管理的水平，也能够增加用户对电子档案安全的信心，促进事业单位电子档案管理工作的便捷和高效进行。

结语

通过加强对电子档案信息的保护和管理，可以有效提高档案管理的效率和保障信息的安全性。在实施电子档案安全管理过程中，需要重视解决主要问题，采取相应的措施和技术手段，确保电子档案的完整性、可靠性和可用性。此外，也需要不断学习和研究最新的电子档案安全管理方法，与时俱进。只有做好电子档案安全管理工作，才能更好地服务于事业单位的发展和改进，推动信息化建设的进一步发展。

参考文献

[1]徐俊秀.浅析事业单位电子档案安全管理[J].黑龙江档案,2023,(05):151-153.

[2]戴丽娜.事业单位涉密电子档案安全管理风险与对策研究[J].国际公关,2022,(24):106-108.