高校国内差旅费支出内部控制探讨

吴娟

摘要：在高校运行发展过程中，需要大量的费用支出，其中就包括差旅费，不过差旅费的支出及报销流程相对复杂，而且还缺乏较为统一的标准，处在当下“简政放权”的背景中，需要加强对差旅费的管理力度，并且要结合实际情况，立足于内部控制的基础上，针对差旅费支出开展有效的管控工作，做好风险识别及控制这两项工作，减少高校差旅费支出中的问题，降低高校财务风险，提高内控工作质量，促进高校的良好发展。

关键词：高校；差旅费支出；内部控制

引言：高校开展的内部控制工作，就是为了更好的实现办学目标，在这一过程中，会通过建立完善的制度、制定科学的策略、实行合适的举措、规范执行程序等多个环节，对高校经济活动引发的风险进行科学防范以及控制，以此保障高校的正常运行发展。在针对高校国内差旅费开展内控工作时，需要对各方面的数据信息予以全面掌握，加强对差旅费的审批，完善具体流程，对相关资源进行合理配置，提高资源利用率，针对国内差旅费问题进行科学有效的管控。

一、高校国内差旅费支出的问题分析

（一）出差事项比较模糊

高校派遣人员到外地出差的情况，基本是需要人员进行参会、交流、调研等，在安排人员出差时，高校会报销差旅费，出差人员则要填写关于报销差旅费用的单据，其中要交代出差事由，然而，有些报销单中填写的出差事由相对比较模糊或者是较为笼统，除了一些应付性的填写之外，有些人员填写的出差事由缺乏真实性，或者是与高校规定的出差事由不相符，这就会引发差旅费支出风险[1]。

（二）重复性领取差旅补助

对于高校国内的差旅补助来说，其主要涉及到伙食、交通这两项，对于这两项费用支出，采用了包干补助这一方式进行发放。国内差旅补助在应用发票的同时，也要结合相应的标准、差旅人数、出差天数进行科学计算，以此发放相应的补助费用，所以，出差人员能够领取到准确的差旅补助，也要看财务工作人员对相关出差事由是否能够客观判断以及精准计算，否则就会在实际情况中，出现重复性领取差旅补助的情况，导致高校财务费用的不必要支出[2]。

二、高校国内差旅费支出内部管控的有效手段

（一）建立健全的管理制度体系

高校若想针对国内差旅费支出情况进行科学管控，以此减少不必要的费用支出，节省更多的经费，首先就要设置相应的管理部门，主要是对校级出差进行审批归口，还要安排专业人员任职，并根据具体的出差业务特点，考虑将部门设置在人事部门、校长办公室这两个地方。差旅费办法中对差旅费有着明确的规定，就是指校内教职工因为公事临时到日常工作地以外的地区进行出差，对于“临时”的具体时间并没有确切指出。若是出差时长超出一个月，在这种情况下也根据普通差旅费标准进行报销，那么只是一个月的差旅补助就能够领取5000到6000元。如果在高校人事部门增设归口管理这一部门，就能够按照学校考勤、薪酬等管理规定，针对长时间外出公干人员的出差行为进行有效监督，这也更方便相关管理人员落实差旅费支出工作。如果在校长办公室设置归口管理部门，该部门的权威性就会得到提升，这样就更方便对校内多个部门进行科学协调。

另外，高校还应该结合国内差旅费的具体报销情况，针对分级出差审批建立完善且标准统一的制度，同时还要规定差旅费的具体审批流程以及相关权限等多个方面。高校要针对出差审批这一工作，建立三个等级不同的机制，就是从学校到院系再到项目负责人，以此完善具体的管理流程，对于出差业务类型、差旅费的来源、出差人员身份、出差时长等进行合理区分，充分考虑重要性、制衡性的相关原则，针对不同类型的差旅费予以分级审批。若是出差事由较为重要、需要用到的金额费用大、人数及天数比较多，学校相关部门想要对其进行有效监督管理，就要将分级审批与内部公示进行有机结合，以此发挥出实际监督效用。此外，高校还应该重视财务信用评价机制的建设，要结合实际情况，从财务这一角度出发，构建合理的信用以及负面名单制度，对于纪检监察、内部审计这两个部门应该予以高度重视，并要求二者履行相应的监督职能，如果在进行监督时，发现不合理之处，就要对其进行及时处理[3]。

（二）采用多种措施，严格控制风险

差旅费制度中已经明确指出，对于由校外邀请方负责支出的部分或者是全部差旅费用，严禁其在校内对相关伙食、市内交通这两项补助费用进行重复领取，而且还要建立自我承诺机制，也就是出差人在工作前，要在差旅费的报销申请单中承诺上述制度内容，并且还要进行签字确认。高校应该针对差旅费支出加大外部监督力度，对于整个差旅费的报销过程，应该由纪检监察、审计部门予以严格监督、审计，这样则能够在较大程度上避免差旅费支出风险。制度约束、自我承诺、外部监督三者之间的有机结合，有助于减少差旅费支出中的一些风险问题，使得出差人在填写差旅费报销单时，能够做到实事求是。而且在实际报销过程中，还应避免使用简单的系统默认程序，应该结合具体信息，对相关差旅补助信息予以人工修改，以防填写的信息与实际信息出现不对等的情况，再加上缺乏有效的沟通，引发一定的风险。

另外，若是条件允许，高校还可以引进信息技术，借此对重复报销、领取差旅补助的行为予以合理管控。基于此，高校可以借助信息技术，结合网上报销系统的实际应用需求，建立可靠的后台数据库，将出差人员的具体信息上传到其中，包括差旅补助申请、领取等多种信息，基于这一信息，针对相同出差人员在同一日期的差旅补助申领，在网上报销系统上设置不能重复领取这一程序指令，这样在差旅人员借助网络系统申请报销差旅费时，如果重复在同一差旅日期申领补助，且已经领取一次之后，系统就会直接弹出已经申领过该日期差旅补助的提示。设置这种系统程序，有助于对多头报销、拆分报销风险行为的有效控制。此外，在市内交通费用报销过程中，对于单独填写的机场、火车往返费用报销单，需要确认其是否是出差产生的，如果是，就要将出差人、出差日期等信息全部填写清楚，而且要与后台的数据库进行比对，看其是否存在领过补助的信息记录，若是存在记录，就会发出提示，若是没有，该领取信息就会被记录在后台的数据库之中，从而避免重复领取差旅交通费的情况。

（三）确保披露信息完整准确，控制超标风险

如果部分差旅住宿费已经由他方或者是自己担负，那么在对网络系统中的差旅费填报窗口进行设置时，应该在其中增设实际住宿天数的信息栏，这样则能够确保填报申请差旅补助的人员，能够精准展示在差旅过程中具体的住宿天数，避免简单计算的天数信息影响到差旅核报结果。身为财务工作人员，也要对出差填报人员的实际住宿天数进行核查，保证其填写的住宿费用与发票相符合，以免出现超标的情况。另外，若是出差过程中多人同行，开具住宿费的发票都是合在一起的，就需要对不同出差人员的住宿费用、天数进行科学分类，对各个差旅人员的住宿费进行评判，确认其是否超标，以防引发风险问题。此外，无论是酒店还是中介机构开具的出差住宿费发票，若是其中的信息缺乏完整性以及准确性，相关管理人员就应该要求差旅人员提供更加详细的住宿清单，避免无法发现差旅费超标问题。

总结

高校若想避免国内差旅费支出业务出现风险，就需要在内部控制工作过程中，做到多管齐下，同时还要对差旅费支出业务的具体情况进行全面了解，明确其中的问题，并对问题产生的原因进行分析，针对问题进行出合适的解决措施。而且高校也要明确教研活动规律，对原本的内控管理模式进行合理创新，提高管理效果。

参考文献

[1] 郝海艳.高校差旅费报销中存在的常见问题简析[J].中国管理信息化, 2022, 25(24):31-33.

[2] 陈洋琴王争妍.浅议高校科研差旅费管理的优化途径——以T大学为例[J].经济师, 2021, 000(012):105-106,132.

[3] 韩伟杰.高校差旅费报销中的常见问题及解决办法探讨[J].山西财政税务专科学校学报, 2018, 20(3):3.