互联网视域下档案管理的数据化转型研究

王盛

摘要：“互联网+”及大数据技术的出现改变了各个行业的发展模式，实现了信息共享，数据挖掘，提升工作的效率。随着信息技术的不断发展，国家加强对档案信息化建设的重视，各级政府相继开展档案信息化建设，建立数据管理机构，实现信息互联互通，打破了以往的数据孤岛。通过对各类信息的汇集整理，整合并加以分析利用，显著提高了工作效率。在互联网加时代应积极利用大数据技术改革档案管理模式，实现转型升级，深度挖掘和创新档案服务。

关键词：大数据时代；档案管理；转型发展；档案数据

引言

互联网时代的到来，对档案管理工作产生了巨大的冲击，这也考验着相关档案管理部门的工作水平和职能。互联网的推动实现了档案管理工作的变革，在一定程度上加强了档案，信息资源的保护使档案管理及办理流程进一步得到的优化。

1 档案数字化转型是大数据时代的必然趋势

1.1大数据技术推动数据化转型

大数据时代实现档案由纸质向数据化的转型，可以实现对海量数据信息进行收集整理，整合优化了档案管理的手段。人们在日常生活和工作中所产生的数据类型丰富，数据规模还在不断的扩大，已经成为一种极具价值的重要资源，而如何将数据资源进行应用管理是现阶段管理人员所关注的一个重点方向。大数据技术便是在此背景下产生的，他改变了以往数据的处理模式，可以自动针对数据进行整合分析，构建自动化数据管理机制。

1.2档案管理改革内在需求

新时代为档案管理工作提出了新的要求需要，因此需要不断地推进档案管理工作的转型升级。目前的档案管理工作中，已经广泛地利用信息技术对档案资源进行分类转化，使其能够以电子信息的形式，在档案管理系统中存储。但是随着档案改革内在需求的不断转变，数据化已经成为档案改革管理的一个新的趋势，其注意力更多地放在信息内容及信息形态，更加注重信息的记录量化，分析思维模式的应用，在最大程度上挖掘数据的内在价值。究其根本数据化转型主要是进一步延伸了各类新型数据的应用。希望通过5G大数据技术，进一步对数据实现加工分析，确保数据改革和档案，数据利用需求保持一致。在互联网时代对档案管理数据化转型必然会成为未来发展的主要趋势。

2 档案管理数据化转型面临问题分析

2.1档案信息安全存在问题

电子文件元数据存在的档案信息安全隐患主要来源于多维，内容主要包含软件管理、数据维护、管理部门、安全防范意识等方面的内容。具体展开来说，又包含以下几个环节。①系统技术安全漏洞。主要是指数字密码认证密室管理，防火墙等方面的安保隐患。这些技术组合在一起构成了完整的系统保护网络，但很多部门对于技术的应用和研发工作有所欠缺，使得部分防护措施存在漏洞，极易遭受外部攻击，从而导致出现信息与数据的缺失损坏。②网站和系统维护欠缺，追踪监管不到位。维护欠缺主要表现在：一旦网站或者系统受到网络病毒的攻击，或是出现了bug，工作人员没有及时识别，并修补漏洞。同时还存在登陆访问形式缺乏多样性，权限单一。而追踪监管不到位主要来源于制度的不健全，以及追踪监管手段单一，监管工作落实不到位。

2.2数据整理问题

目前“互联网+”的理念已经深入人心，以往的旧技术，旧手段，旧渠道管理模式，已经无法适应现阶段的发展需求。智能化要求，但管理部门必须要有超前的视野，不断地研发新技术，拓展新空间，建立云计算云存储与大数据的三位一体分析系统，推动档案管理工作高效发展。当然，新机遇的背后潜藏着新的挑战，做好数据整理优化工作，有助于提高档案管理的归档，保存，检索利用效率，实现服务最优化，这也是现阶段档案管理工作模式延展上的重要内容［2］。

2.3信息资源共建共享程度不高

现阶段的档案系统没有形成完善的终端网络链接与共享，事实档案信息出现孤岛，进一步导致整个档案系统建设出现封闭性和区块性，无法有效整合。全文数据处理技术的缺乏，也导致档案数据呈现片面化和单一性、不完整性特点。此外，共享平台的不健全，是导致共享性受限的重要原因。现阶段在共享平台基础架构的技术、平台、人员等方面都存在问题，导致无法满足平台用户的需求。平台基础建设的缺少，致使档案信息的各个环节与实际工作脱节，无法形成完善的信息共享数据库。此外，不同的数据馆之间也存在着沟通壁垒，难以实现各个数据之间行之有效的合作交流，致使不少前沿技术成果无法收录入平台内。

3互联网视域下档案管理的数据化转型策略

3.1 完善档案信息化管理中的信息安全监管制度

党的十八大中指出了系统部署、全面推进网络安全和信息化工作的内容。现阶段我国的互联网不断发展，网络安全保障能力也在不断地提升，网络空间命运共同体的主张也得到了社会各界的广泛关注和认同。信息安全是互联网时代，但信息化管理的重要内容人们在利用网络技术，提升工作效率的同时，要注意档案信息的私密性和安全性。因此档案管理部门应加强对信息安全的监管，完善相关的监管制度，加大对档案管理的资金投入，档案管理工作人员要具备专业信息技术，同时要定期对档案管理系统进行维护，优化网络环境，及时查出漏洞更新安全系统，对网络进行实时监测，避免出现安全隐患。同时也应提高工作人员，对档案数据保护的意识，做好安全防范，严格防止出现档案信息泄露的问题。

3.2以需求为导向开发企业档案个性化服务

以往的档案管理只是简单地对资料信息，书籍和存储，仅仅提供查询和证明的作用，其内容单调，使用价值也不高。而“互联网+”背景下的档案管理，是利用云数据库、云计算、互联共享等技术手段对资源实现整合优化，以满足当下多样化的需求，而这些是传统服务模式无法实现的。此外，创造新的需求也是大数据的一个重要特点，可以进一步拓展服务边界。如：天津某国企在对员工档案分析后，开发了返津人员信息登记系统，并根据交通流预测模型，进一步编制了员工出行、返回的分析报告，对当地的交通运力调度提供了一个重要的数据支持。

3.3 “互联网+”档案社会化服务

互联网时代的档案管理改革需要打破各单位信息孤岛的居民，利用“互联网+”技术将各单位的档案数据联合起来，以实现档案信息“互联共享、价值挖掘、主动服务”的目的，进一步优化社会化服务功能，从而为政府、企业、社会组织及个人等提供更全面、更有价值的个性化服务。

3.4强化档案管理人员数据化思维

在“互联网+”背景下，档案管理人员必须改变档案管理的思维，要形成数据化思维。首先，现有档案管理人员应不断学习专业知识，加强技术培训。档案管理部门应定期开展有针对性的专题培训，如：数据化概念、数字化和数据化的区别、数据化实践路径，使工作人员具备敏锐的数据意识。其次，聘用新型人才，要求其在拥有扎实的专业基础上熟练掌握信息技术处理方式，如：大数据技术、人工智能技术等。

结束语

总之，大数据的到来加快了档案管理向数据化转型的进程，能够深度挖掘数据内在价值，整合资源信息，为用户提供多样化、个性化的数据服务。同时新时代的到来也为档案数据化转型提供诸多的挑战，如数据规模不断扩大、管理人员综合素质不高、资源利用率等问题。因此，在档案管理转型升级的过程中应结合现实需求，培养工作人员数据化思维，升级档案服务质量，提高档案管理的效率。

参考文献:

［1］吴佳怡，李芳丽． 从数字化到数据化的变革之路———大数据背景下档案管理工作创新路径研究［J］．湖南科技学院学报，2021，42(02):124-126．

［2］苏永芬，吕晨曦．大数据背景下档案数据化管理 助力企事业单位发展的策略探讨［J］．四川档案，2022(03):34-35．