新时期卫生监督档案数字化管理的思考

谢贵秋

摘要：新时期卫生监督档案是信息记录与传达的重要途径，承载着重要的数据与信息的载体，也是组织架构之中极为重要的一环。现阶段，社会经济高速发展状况下，卫生监督档案整体数量和内容也呈现出不断上升趋势，因此进一步研究档案管理的数字化建设不仅能够顺应档案数量的增长，还能在信息保存、快速查找、数据迁移等多个方面提供价值，使得卫生监督档案管理工作能够不断提升管理效率与管理质量。

关键词：新时期；卫生监督档案；数字化管理

    一、新时期卫生监督档案数字化管理的意义

卫生监督档案数字化管理是对以往传统的人工管理方式进行优化，以数字化技术为支撑，并将视频、图像、文字等作为档案管理的多种载体，有效整理、查阅、管理卫生监督形成的相关资料。传统档案管理主要依赖于人工操作，速度慢，无法有效提高档案管理质量和效率，工作中容易出现纰漏；电子档案管理采取网络化、数字化手段进行，在使用和查询信息方面较为便捷，实现信息共享，准确性强，能极大地提高管理效率。档案数字化管理须贯穿到卫生监督档案管理各环节中，包括收集档案、整理档案、保存档案。卫生监督档案数字化管理相对于传统管理方式来讲，具有十分突出的优势，以往档案管理主要是以纸质材料为主，想要对这些材料进行存储，而借助数字化技术展开档案管理工作，可解决传统纸质档案管理不足的问题，有效降低执法档案管理成本。卫生监督档案数字化管理可使执法档案管理形式得以丰富，除传统文字形式外，还能形成音频、视频以及图像资料，使卫生监督档案管理内容更加丰富化，且在一定程度上提升档案资料客观性以及真实性，以为卫生监督工作开展提供相应的凭证和材料支持。

二、新时期卫生监督档案数字化管理策略

（一）完善档案管理数字化制度

加强卫生监督档案工作中的各项工作，不断改进和规范卫生监督的档案工作，是卫生监督档案工作的一条有效途径。卫生监督机构相关负责人应该对健全卫生监督档案管理体系予以足够的关注，根据有关的档案管理的规定，对档案管理工作的现状展开研究，并制订出有针对性、可操作性强的管理体系，将每一个工作步骤的细则和标准都加以规定，让有关人员清楚自己的职责和工作范围，尽可能地防止人员冗余、资源浪费等现象的发生。首先，要激励有关工作人员，主动研究国内外的有关管理方法，改变工作观念，在卫生监督档案中进行数字化和现代化的探索；其次，建立健全完善的档案工作体系，确定档案工作的规范与要求，引导工作人员在工作中做到尽职尽责，注重各种基础工作，保证不让档案工作被“边缘化”，最终，对卫生监督档案工作进行规范管理。卫生监督档案管理过程中,要充分利用信息技术,规范档案管理内容,对各种纸质档案和音频档案等进行归类和区分,让档案信息的归档更加细致化,确保档案管理的效率。关键能够从两个方面来对于整个规章制度开展具体地分析：其一，体制的建设和档案保管数字化管理能力的提高具备密切的联系，还可以有效促进中后期人员在进行大程序管理时对于整个科学合理档案保管方式的运用；另一，完成数字化时代发展进步与现有关卫生监督档案管理方法相符合，保证人员的操作安全及使用效率的提高，可以更好地推动卫生监督档案管理数字化的效率以及能力的提高。除此之外，监管制度务必高效地发挥出监管作用和功效，从不同主体和角度来对整个档案资料信息管理制度的程序进行合理监管，可以对工作人员的实际操作起到一定的制度性功效，保证档案保管以更稳定的状态高效运行。

（二）完善档案管理数字化工作流程

卫生监督执法是一项长期连续的工作，所以通过对档案数据的处理，比如，进行直角坐标系的建立，可以体现一段时间内当地的卫生监督执法的基础情况。在卫生监督档案管理方面落实措施层面，要重视对工作内容的针对性调优。在档案接收层面，应当保证能够实现档案资料线上及其离线状态中的大批量接收以及处理，并对电子档案文件的完整性及其规范化进行监督检查，对档案文件的内容和实效性等进行确认。在档案资料的整理层面，关键加强对档案文件自动归类自动分类的监管。在档案运用阶段，应当保证能够实现电子档案的查找挑选及其导出，优化提升档案文件的线上阅览及其授权免费下载等，和完善档案文件的编研及其结果运用，提升档案文件的利用率。在档案文件的鉴定和处理层面，确立电子档案的鉴定及其处理规范，特别是针对加强密级及其使用价值、对外开放等相应工作中的鉴定解决，按照不同档案文件的不同性质和管理规范优化实际管控措施，推动提升卫生监督档案文件的标准化规范化水准。
    结束语

综上所述，数字化管理是卫生监督档案管理工作未来发展趋势，因此一定要积极对传统管理方式优化与创新，推动卫生监督档案数字化管理有序发展。同时，专业档案也是卫生监督工作的主要载体与依法行政的凭证，需要提高管理质量，确保工作顺利开展。卫生监督部门应建立健全与自身相符合的档案信息化建设制度，搭建一套完善的档案信息化工作体系，加强对档案人员档案信息化管理的培训学习，积极引进高新技术、信息化人才与基础设施，使卫生监督档案管理工作在新时期取得优异的成绩。

参考文献：
[1]刘宁.新时期卫生监督档案数字化管理的实践与思考[J].兰台内外，2023(12):24-26.

[2]刘岁梅.新时期卫生监督档案数字化管理建设的工作思考[J].兰台内外，2023(14):1-3.

[3]何慧.关于新时期卫生监督档案数字化建设的几点思考[J].电子世界，2023(10):103.