档案管理中电子档案管理研究

宋媛

摘要：随着信息技术的广泛应用，档案管理也经历了巨大的变革。从传统的纸质档案管理模式，它已经转型为信息化的电子档案管理方式。在这种转变中，专业的工作人员能够迅速地处理档案信息，这不仅大大提高了档案管理的效率和质量，还大大减轻了工作人员的工作负担和压力，为提供了更多的休息时间，使能够在工作中保持充沛的精力，全心全意地完成任务。

关键词：档案管理；电子档案管理；存在的问题；建议

引言

从相对的角度看，电子档案管理拥有更多的优点，能够推动档案管理工作的进一步发展。过去的纸质档案管理，所有的工作都人工完成，这不仅效率低下，而且容易出现各种问题，无法确保档案的完整性和真实性。随着社会经济的不断发展，人们对于档案利用需求越来越大，而传统档案管理方式已经不能满足当前社会的要求，所以必须要对档案管理模式进行创新，才能提高档案管理效率。在充分利用信息技术后，电子档案管理能够迅速处理档案信息，并在短时间内完成档案的收集和整理工作，这极大地提高了工作效率。因此，应该进一步研究电子档案管理，控制和解决影响其进一步发展的因素，使电子档案管理更加完善和科学，从而更好地实现其价值。

1电子档案管理中存在的问题

1.1工作人员的综合能力需要提升

随着电子档案的诞生，传统的工作方式已经发生了转变，这也对工作人员的能力和素质提出了更为严格的标准。因此，提高管理人员的专业素养和综合能力，加强电子档案管理人员的培训与管理力度。从当前电子档案管理的实际情况来看，工作人员的整体素质相对较低，没有能够有效地执行的相关职责。由于电子文件具有真实性、保密性和可复制性等特征，因此，在管理过程中加强对其进行严格监管，以保证电子档案质量。尽管有些工作人员已经具备了档案管理的相关知识，但在计算机应用方面的技能仍然不足，因此不能娴熟地操作各种电脑设备；部分人员虽具有一定的专业知识，却没有较好地运用到实际工作之中，不能很好地完成各项管理工作任务。虽然有些员工拥有计算机操作的能力，但在档案管理这一领域的知识却显得相对不足。另外，由于管理人员素质参差不齐，造成电子档案信息化管理过程中出现诸多问题，如数据丢失、信息不完整等。这种情况导致了在日常操作中不可避免地出现了若干错误，这不仅妨碍了电子档案管理工作的快速和高效进行，还对档案管理的现代化进程产生了不利影响。

1.2需要升级电子档案管理装置

电子档案的维护与高端仪器设备是紧密相连的，仪器的工作效率与其运行速度有着直接的联系，因此，在电子档案的管理过程中，仪器起到了不可或缺的作用。随着计算机技术及网络技术的快速发展，越来越多的单位开始建立自己的电子档案管理系统。当前，我国的电子档案管理系统正面临众多的技术挑战，这些主要包括设备的老化和运行缓慢，频繁的故障停机会导致档案资料的丢失，以及设备和软件的相对滞后和功能不完善，这些都限制了相关管理工作的顺利进行。随着科学技术的不断进步，一些新型技术开始应用于电子档案管理领域，如计算机虚拟化等技术。尽管如此，由于企业没有及时更新其设备并继续使用过时的设备，这不仅降低了电子档案管理的工作质量，还对电子档案未来的发展造成了负面影响。

4加强档案管理中的电子档案管理对策

4.1建立完善档案应用机制

在电子档案的管理过程中，确保档案的安全性显得尤为关键。随着科学技术发展和社会进步，人们对档案信息的要求越来越高，这使得传统纸质档案管理模式难以满足现代需求，因此必须要加快推进档案管理现代化进程。在进行档案信息化建设的过程中，为了保证所有工作能够有序地进行，并有效地提高档案工作的效率，有必要构建一个全面而完善的电子档案管理信息系统。其中，电子档案信息安全管理作为重要内容之一，直接关系到电子档案管理质量与效率。由于档案管理信息系统与互联网的连接以及互联网的开放特性，电子档案管理可能面临一系列潜在的安全风险。档案信息资源也会因外界因素影响发生泄露风险，进而导致信息安全受到威胁。因此，为了保证电子档案管理的有序进行，有必要对档案管理流程进行优化，并根据实际需求来满足档案管理的各项要求。为此，必须要明确当前电子档案管理过程中存在的安全风险因素，制定有效解决措施。还需精心设计档案信息系统的软件功能，确立严格的内部控制流程，以增强电子档案管理的安全保障。

在电子档案的管理过程中，鉴于电子档案所包含的数据信息相当庞大，这可能带来计算机病毒的感染和黑客的潜在攻击风险。另外，档案工作人员缺乏必要的计算机知识及专业技术水平也是造成信息安全风险的原因之一。为了解决这个问题，安装了标准的杀毒软件，并定期进行计算机病毒的检测，同时还使用了防火墙以防止黑客对内部网络进行攻击。通过对电子文件进行加密保护，确保其完整性、机密性等安全特性，从而提高电子档案安全性，保证信息安全。与此同时，对档案管理工作进行规范化，推动档案管理工作向程序化和规范化方向发展，构建健全的档案管理体系，并提高电子档案的真实性。

4.2规范电子档案的开发和利用

在电子档案的开发和应用过程中，首先，加强对电子档案开发和应用的审批流程，并对审批步骤进行优化。在实际管理过程中，要明确电子档案的法律性质以及作用，做好电子档案管理工作，并对其进行严格规范和监管。当相关的工作人员希望查看和使用电子档案时，必须得到专门的档案管理部门的批准，只有在合格后才能进行操作。其次，要强化电子档案信息服务功能，完善电子档案管理系统建设，确保档案数据安全性，可靠性。还强化电子档案的管理，充分利用网络信息技术的优势，确保档案资料能够迅速地被收集和分析，从而使电子档案能够迅速更新，以满足人们对电子档案的使用需求。还应当强化对电子档案信息资源建设与管理，促进电子档案管理规范化、标准化发展，确保电子档案能够得到充分应用，从而推动社会经济健康稳定发展。在开发和利用电子档案的同时，也应该充分利用纸质档案的优势，以实现电子档案和纸质档案之间的优势互补。这样可以更有效地整合电子档案资源，创新电子档案管理模式，消除传统档案管理中的缺陷和不足，从而提高档案管理的效率和质量，为未来的工作奠定坚实的基础和保障。

结语

总结来说，在执行电子档案管理任务时，全面地考虑各种不同的因素。为了能够更好地实现电子档案管理工作效果，就从多个角度出发进行分析和研究，全面了解到影响电子档案管理质量的关键因素，并采取相应的措施予以改善。依据单位的具体状况，加强对电子档案管理方式的关注，并持续完善相关的管理流程；加大对相关软件和硬件设备的管理力度，重视档案的标准化操作和数据库的建设，以不断提升电子档案管理人员的专业技能。同时也应结合国家信息化建设步伐加快的形势要求，积极引进先进的技术和理念，为实现现代化电子档案管理奠定良好的基础。通过这种方式，可以提升档案管理的工作效益，并推动我国的档案行业向高效和稳定的方向发展。

参考文献

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