数字时代背景下，浅论承德市县级档案馆数字化档案的建设研究

吴巧玲姜洋刘德岩王欣黄麟雅纪海莹

在数字化时代背景中，针对承德市县级档案馆中数字化建设的整体情况进行研究。

相较于传统形式下的档案，数字化档案的建设不仅可以使档案信息的真实性、安全性、长久性得到保证，也可以使档案的管理与应用更加方便，同时也可以使档案馆提供的服务更加多样。通过本次研究，档案数字化建设中存在的问题，存在的不足可以直观暴露出来，进而以此为基础进行档案数字化建设策略的改进，促使档案数字化的情况得到整体性优化。

在本次研究中，主要是从四个方面进行了档案数字化建设的分析，分别是建设的重要性、建设的具体措施、建设中存在的问题以及建设的改善策略。通过这四个方面的分析，就可以在一定程度上确保该研究进展的全面性、有效性。

一、国内外研究现状概述

（一）国外研究现状

国外对于档案数字化建设研究的开展时间比较早，像美国、加拿大、澳大利亚等地的档案馆都已经开始了档案的数字化建设。比如，在美国，档案数字化建设主要是以高利用率的档案、珍贵的档案为主，在建设的过程中，相关人员也会积极的寻取商业方面的支持，促使数字化建设的进程得到保证。

（二）国内研究现状

我国对档案数字化建设的研究也较为多样，比如说熊友菊就是从服务理念的角度入手来进行研究，致力于将档案的利用性、效率性提升起来；孙洁是从档案的属性、职能入手开展研究，并对档案数字化建设中存在的问题进行了简要分析，例如工作人员能力上的缺乏情况、档案意识的强弱现象等；轲鑫与王璐颖则是在安全方面进行了档案数字化建设的研究，并对数字化档案安全性提升提出来具体的建议与方案。

二、研究的主要内容、主要观点、基本思路和方法、重点及难点

（一）研究内容

在本次开展的研究中，研究内容主要是分为四个方面：

一是档案数字化建设的重要性。其一，在档案数字化建设的影响下，不仅可以使档案馆的发展建设与社会的主流趋势更贴合，也可以使档案馆的发展与数字化背景更贴合，促使档案的价值得到体现；其二，通过档案的数字化建设，可以使档案信息的存储与利用得到更强保证，也可以防止档案信息出现丢失或者是破损的现象，同时也可以使档案信息对公众的服务、对社会的服务、对政府的服务更加有效。

二是档案数字化建设的具体策略。在进行档案数字化建设的时候，建设的策略分为四点，其一是建设标准的构建与完善，其二是建设基础设施的完善，其三是建设所需人才的培养与结合，其四是档案信息安全性的保障。通过这四点策略的应用，就可以为档案的数字化建设打好基础保证，也可以使数字化建设的进程得到保证。

三是档案数字化建设中存在的问题。在实际建设的过程中，存在的问题有五点，其一是认知性的缺乏，相关的工作人员不能正确认识到档案数字化的重要性，导致建设的进程受到影响；其二是投入上的缺乏，像政府投入的缺乏、资金投入的缺乏，这也就使建设的基础设施得不到保证；其三是职能上的混乱，在档案馆中，各项职能之间存在严重的掺杂性，这就造成了职能上的问题。

四是档案数字化建设的改善策略。针对建设中存在的问题，工作人员就需要提出相应的改善解决策略，像管理理念的调整与树立、资源建设的加强、行政能力的加强、服务内容的完善、服务形式的扩充、工作人员的培养等，既要确保问题的有效解决，也要使档案数字化建设的情况得到保证。

（二）研究观点

本次研究的观点主要是体现为四点：

一是数字档案馆。档案馆是对档案信息起到保管作用的一个部门，这属于一种文化性机构，也是一种社会性机构。在社会发展的影响下，计算机技术、网络技术不断拓展延伸，因此数字档案馆应运而生。数字档案馆主要是以现代化信息技术为倚撑，以传统的档案馆为基础，对档案馆的各项职能进行传承与创新，促使档案中的信息得到最大化挖掘。从本质上来看，数字化档案馆与传统形式档案馆的差异点是体现在五点上，其一是馆藏形式的差异，其二是信息来源的差异，其三是服务效率的差异，其四是共享能力的差异，其五是管理要求的差异。

二是文件生命周期理论。这个理论属于档案学领域中的一个基础性理论，该理论的研究范围较为广泛，从档案的形成阶段一直到最终的销毁阶段皆有该理论的结合。在这个理论中，是对档案的存储进行了阶段性的划分，主要是分为四个阶段，其一是形成阶段，其二是现行阶段，其三是半现行阶段，其四是保存或者销毁阶段。从整体上来看，文件生命周期理论可以对档案发展的历程进行全面性协调、管理、控制，这样也就可以在一定程度上实现档案的完善与优化。

三是公共信息资源共享理论。在人们的日常活动中，信息是一个重要的纽带，也是一个关键性资源。对信息来讲，只有将自身的利用性提升起来，才可以使信息的价值得到充分展现，像信息的分享、信息的传递等。档案馆中的档案信息会涉及到多方面的内容，像党政机关的信息、政府文件的信息、社会发展的信息等，因此，在公共信息资源中，档案信息属于一个重要的组成部分。在这样的情况下，为了实现档案信息的共享，数字化建设就成为了一种必然性趋势。

四是电子政务相关理论。电子政务也被称为电子政府，这种理论是在1993年时被提出。对于电子政务来讲，工作人员可以将其译为基于网络平台的政府机关单位，在该平台中，政府部门的工作可以与机构进行新的发展，这样既可以使政府的管理能力、服务能力综合在一起，也可以将政府机构之间存在的屏障打破，促使政府机构的服务具有更强的全面具体性。

（三）研究思路

在开展本次研究的时候，研究的思路主要是分为四点：

一是将档案数字化管理的相关资料调查到位，像国内外的研究情况、研究的重要性、研究的既往经验、研究中的大致内容、研究的大致方向等。

二是针对承德市县级档案馆中档案数字化建设的现状情况、建设中存在的问题情况进行调查，并将这些问题汇总起来，对问题产生的原因予以分析。

三是研究人员会结合存在的问题、问题的本质原因制定出改善的措施，既要确保问题的有效解决，也要使档案数字化建设的进程得到推进。

第四，在改善措施应用的过程中，研究人员需要对应用的效果进行跟踪性记录，既要将该措施结合应用的作用凸显出来，也要防止措施应用存在不良因素。

（四）研究方法

就本次研究的开展来看，研究方法主要是分为三种：

一是文献分析法。在研究开展之前，研究人员会针对相关的文献资料进行调查，并对这些资料进行汇总，促使研究的思路、研究的路径等具有明确的方向。

二是个案研究法。以承德市县级档案馆建设情况作为研究对象，结合该档案馆中档案数字化建设的现状、建设中存在的问题进行分析，进而以此为依据开展后续的研究。

第三，逻辑分析法。在研究的过程中，研究人员需要对研究的逻辑性、条理性进行分析，对档案数字化建设中存在的问题进行系统性的分析与总结，并制定与实践问题改善解决的措施。

（五）重点难点

在本次研究中，研究的重点是体现在两个方面，其一是档案数字化建设现状的调查与分析，其二是档案数字化建设优化改善方案的制定；研究的难点主要是集中在相关资料的收集与调查上，资料的来源较多，研究人员需要从众多的资料中筛选出真正有用的信息。

备注：主要参考文献（限列20项）

[1]乔虎俊.浅论档案信息化及档案信息化建设[J].天津市档案学会;河北省档案学会;北京市档案学会.天津市档案学会;河北省档案学会;北京市档案学会,2023,67(1):92-95.

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[3]任珊,田力,宋宏,等.浅论土地承包经营权确权档案数字化整理研究——以山西某县农村合作经济经营管理中心为例[J].企业科技与发展,2019(9):24-26.

[4]徐昕,王津芝.浅论港口档案管理数字化建设[J].第二十二届中国（天津）'2019IT、网络、信息技术、电子、仪器仪表创新学术会议论文集,2019,61(1):41-42.

课题信息：2023年度承德市社会科学发展研究课题一般课题

名称：数字时代背景下，浅论承德市县级档案馆数字化档案的建设研究

课题编号：20233209