档案管理中电子档案管理研究

于赟超

摘要：在信息技术广泛应用的环境下，为了跟上时代的发展，档案管理也发生了很大的变化，从以前的纸质档案管理转变为信息化的电子档案管理，在操作中专业的工作人员可以快速的完成档案信息的处理工作，不仅提高了档案管理工作的效率和质量，还减轻了工作人员的工作量和工作压力，使他们有多余的时间休息，从而可以在工作中保持旺盛的精力，认真完成自己的工作任务。电子档案管理具有很多优势，但是受到一些因素的影响，其不足之处介于表面，大大降低了电子档案管理的水平，影响了档案管理工作的进一步发展。

关键词：档案管理；电子档案管理；存在的问题；建议

引言

相对来说，电子档案管理具有更多的优势，能够促进档案管理工作的进一步发展，以往的纸质档案管理，所有的工作都需要人工来完成，不仅工作效率低，还容易出现各种问题，无法保证档案的完整性和真实性。电子档案管理在充分运用信息技术后，能够快速对档案信息进行处理，在短时间内做好档案的收集和整理等工作，大大提高了工作效率，因此，应该对电子档案管理进行进一步的研究，对影响其进一步发展的因素进行控制和解决，使电子档案管理更加完善和科学，有利于其价值的更好实现。

1.分析电子档案管理中存在的问题

1.1工作人员的综合能力较低

电子档案管理改变了以往的工作方式，对工作人员的要求更高，复合型人才更能胜任档案管理工作。从目前电子档案管理的现状来看，工作人员的综合能力较低，不能顺利完成相应的工作，有的工作人员掌握了档案管理的知识，但是缺乏计算机技术，不能熟练操作计算机；有的工作人员掌握了计算机技术，但是档案管理知识相对缺乏，在日常工作中难免会出现一些失误，导致档案管理工作不能快速有效的完成，直接降低了电子档案管理的效率，影响了档案管理的现代化。

1.2电子档案管理设备有待更新

在电子档案管理中，先进的设备是必须的，设备运转的速度决定了工作的效率，可见设备在电子档案管理中有着重要的意义。目前，电子档案管理中存在很多设备问题，如设备老化，在日常工作中运行速度较慢，经常出现一些故障而停止工作，导致档案信息丢失；设备和软件比较落后，功能不全，不能顺利完成相应的管理工作，然而事业单位没有及时更新设备，仍然使用这些落后的设备，导致电子 档案管理工作质量下降，阻碍了电子档案的未来发展。

1.3存在较大的安全隐患

在前面的论文档案管理中，其安全管理也是重中之重，电子档案管理也要重视安全管理，因为档案中记录着重要的信息，一旦泄露将会造成严重的后果，所以，一定要保证档案的安全。电子档案管理中存在很大的安全隐患，有很多因素都有可能造成安全问题，电子档案是存储在硬盘中的，如果在正常工作中出现突然断电、死机等问题，造成档案信息和数据的丢失。而且现在信息技术发展比较迅速，黑客技术也在不断提高，他们可以入侵计算机，进而窃取重要的文件信息。此外，现在病毒比较盛行，如果操作人员不懂得如何规避病毒，一不小心就会中病毒，导致计算机死机和瘫痪，容易窃取档案信息，可见电子档案管理中存在较多的安全隐患，防护不全面，增加了档案泄密的几率，不利于电子档案的发展。

1.4投入不足

电子档案管理需要较多的资金，很多方面的建设都离不开资金，如设备软件的购买、人员培训、人员工资等。但是由于对档案管理的不重视，在其管理中没有投入较多的资金，使电子档案管理可利用的资金有限，导致落后的设备不能及时更新，工作人员的工资待遇较低，直接影响了工作的开展，降低了电子档案管理工作的质量。

2.改进档案管理中电子档案管理建议

2.1完善电子档案管理机制

所有的管理工作都需要依靠相应的管理机制，才能有序进行，电子档案管理也不例外，为了提高其管理水平，应该建立完善的电子档案管理机制，规范相应的工作流程，制定合理的规章制度，使管理工作合理进行。管理人员要根据实际情况建立完善的电子档案管理制度管理体系，并落实到实际工作中，管理人员和工作人员要严格遵守，如果出现违反规定的行为，要严惩不贷，以此来树立电子档案管理制度的威严，使其充分发挥作用。要加强部门之间的协调与合作，针对工作的复杂性共同解决电子档案管理中存在的问题，这样才能有效解决问题，从而不断提高电子档案管理水平。

2.2提升档案管理人员的综合能力

相对而言，电子档案管理在管理上对管理人员的要求较高，他们必须是复合型人才，才能有效完成相应的工作。为此，应该对管理人员进行大力培训，不断提高他们的专业技能和能力，最常用的方法就是开展培训，组织合理的培训活动，让管理人员积极参与进来，通过长时间的学习，增强自身实力，掌握较强的计算机操作流程，利用先进的设备开展管理工作。同时，还要进行适当的考核，针对实际情况合理的对管理人员进行考核，检验其真实的工作能力，对于不过关的人员还要继续进行培训，以此来督促管理人员主动学习，进一步提升自身能力，为电子档案管理工作的开展做出更多的帮助。

2.3更新电子设备

电子设备在电子档案管理中有着重要的作用，如果电子设备运行缓慢，那就直接影响到管理工作的质量，可见，电子设备的重要性。因此，在电子档案管理中一定要加强对电子设备的管理，明确规定每个环节，还要注意平时的维护和保养，对比较落后和经常出现故障的设备要及时更换，保障电子设备的先进性，还要购买配套的软硬件设施，这样才能使管理系统稳定运行，在保障档案安全的情况下，提升电子档案管理质量。

2.4加强档案安全管理

电子档案管理要更加重视档案的安全性，因为，影响档案安全性的因素较多，管理人员要从多方面入手，加强档案的安全管理，确保档案的安全性与完整性。首先，在电子档案的管理中，要及时更新软硬件设施，落后的设施存在较大的安全漏洞，为此，要合理选择软件，优先使用较为稳定安全的软件，在一定程度上保障档案的安全。其次，管理人员要有较强的安全意识，在进行操作时一定要按照要求进行，不要点击不明链接和图片等、 防止病毒入侵计算机；还有就是要做好平时的安全防护措施，定期进行病毒查杀，不要泄露计算机的密码，采用强大的安全技术，保证整个系统的安全运行；最后，档案使用者要做好安全防护措施最后，档案使用者还要做好安全防护措施，防止在使用过程中出现安全问题；作为软件的开发者和维护者，要做好保密工作，保障档案的安全。

2.5规范档案使用

进一步规范电子档案的使用，可以保障档案的安全性，因此，在档案被使用时，工作人员要根据利用情况，做好相应的安全保障工作。在使用网络访问时，要对重要信息进行加密，并且要及时更改，防止在使用过程中出现档案泄露的情况。

结束语

档案管理电子化是发展的必然趋势，实行档案管理电子化具有很多优势，可以解决以往管理中存在的一些问题，进一步提升档案管理水平。电子档案管理中也存在一些不足之处，管理人员要认真分析，采取有效的方法加以改进，还要根据时代的发展不断创新，使电子档案管理符合时代的要求，这样才能真正实现档案的价值。

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