关于企业档案工作数字化转型升级的思考

刘雅迪

摘要：企业档案工作数字化转型升级对提升工作效率、信息管理能力有促进作用，可以实现信息的快速检索和共享，减少传统手动检索的时间与成本，降低数据安全问题出现概率，保证档案的完整性，规避信息泄露、损坏等风险。因此，为提高企业档案工作水平，应该加快数字化转型升级速度，制定可行且合理的工作方案，真正实现档案工作信息化、智能化。

关键词：企业档案；数字化；转型升级

引言

企业档案工作是保证企业信息安全、提高管理效率的重要环节。近年来，信息技术发展速度日益加快，数字化转型升级已经成为企业档案工作的必然趋势。数字化转型升级可以帮助企业档案工作实现智能化、网络化、电子化，适应信息化时代需求。因此，为提高企业档案工作效率和水平，企业应该认识到此工作的重要性，并加强对先进技术手段的利用，加快数字化转型升级速度。

1企业档案工作数字化转型升级的必要性

信息时代下，企业在开展档案工作期间，加快数字化转型升级，可以构建健全的档案数字化管理平台，实现对档案的多元化管理，提高管理效率。传统纸质档案管理工作在实施过程中，需要投入的人力和时间较多，而数字化转型升级可以有效解决此问题，借助电子化存储及智能化检索的方式，节约人力资源和时间成本，提高工作有效性[1]。并且，纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏、意外损坏等风险，若能实现数字化转型升级，可以利用数据备份、安全措施等方式，保护企业档案的完整性和安全性。数字化档案能实现信息的共享与协作，不受地域和时间局限，企业人员可以通过网络访问和共享文档，提升沟通和协作效率，促进团队合作。此外，数字化档案还能实现快速的信息检索与共享，提升服务的质量和效率，员工可以快速获取客户相关信息，提供个性化的服务，增强客户满意度。

2企业档案工作数字化转型升级对策

2.1 优化档案数字化流程

在企业档案工作数字化转型升级过程中，应该对档案数字化流程不断优化与完善，建立清晰的数字化转型升级目标与计划，明确各个阶段的任务和时间节点。对企业内部的档案进行全面清点和整理，保证档案的完整性和精准性。选择适合的数字化工具和技术，包括扫描仪、OCR技术等，对纸质档案进行数字化处理。对数字化流程灵活设计，将扫描、识别、分类、存储、检索等环节涵盖在内。构建合理的档案管理系统，让数字化档案更为安全，增强其可持续性[2]。

2.2 建立数字化管理平台

企业档案工作在数字化转型升级过程中，应该强化对信息技术手段的应用，建立数字化管理平台，灵活设置各个模块，实现各平台的互联，具体如图1所示。在开展档案工作期间，企业可以选择与自身需求相适应的管理平台软件或系统，实现档案信息的集中管理与统一储存，避免纸质档案管理方式带来的繁琐和低效问题。管理平台要具备互联功能，与其他系统包括财务管理系统、人力资源管理系统等进行数据交互与共享，实现信息的流通与灵活运用。建立一个科学的档案分类和归档体系，企业要依照自身业务特点和管理需求，制定适合的档案分类标准与归档规范，确保档案信息的有序和易检索性，提升管理与工作效率。加强对先进技术手段的利用，包括人工智能、大数据分析等，提高档案工作质量。比如运用人工智能技术，对大量档案信息进行自动化处理与分析，提取有价值的信息和规律，为企业决策提供可靠依据。

图 1 档案数字化管理平台模块结构图

2.3 加强信息安全保障

企业在开展档案工作过程中，若想实现数字化、智能化，还要注重信息安全的保护，利用先进的加密技术，对档案数据进行加密处理，保证档案的安全性和隐私性。建立严格的权限管理制度，对档案数据的访问、修改、删除等操作进行权限控制，保证没有经过授权的人员不会随意操作平台。定期对数字化档案备份，增强数据的安全性和可恢复性，降低数据丢失或者损坏问题出现概率。对数字化档案管理系统定期安全审计，及时发现潜在的安全风险和漏洞，有针对性地制定修复和改进措施，提高档案工作效率。

2.4 建立完善的数字化管理机制

为提升档案工作效率和水平，真正实现档案工作数字化转型升级，企业应该结合自身需求，引入数字化技术和软件系统，包括档案管理系统、云储存等，提升档案工作的精准性。制定并完善数字化档案管理的规范流程，包括档案的采集、整理、分类等，确保档案工作有序实施。成立档案管理部门或者委托专业的档案管理机构负责档案的数字化转型升级工作，增强档案工作的专业性和高效性。提供相关的培训和教育，让企业人员了解数字化档案工作及管理的必要性，具备相关操作技能，强化管理意识。建立健全的档案管理监督机制，对数字化档案工作的实施情况定期检查和评估，及时找出工作中存在的问题，并合理制定解决办法，为档案工作的数字化转型升级奠定坚实基础。

结束语：

综合而言，数字化转型升级对企业档案工作有积极影响，可以促进档案工作效率的提高，降低管理成本，加强信息安全保障。但在数字化转型升级期间，企业可能面临技术、人员、安全等方面的挑战。故而，为真正实现数字化转型升级，企业需要制定科学、可行的转型策略，注重信息技术的利用，加大信息安全保护力度，保证企业档案工作在顺利实施的同时，企业竞争力能提高。

参考文献：

[1]王昱.企业档案工作数字化转型浅析[J].浙江档案,2023(06):56-58.

[2]夏红,王艺然.论现代企业档案工作数字化转型的路径设计[J].机电兵船档案,2022(05):43-45.