浅析档案管理中电子档案管理

吴红斌

摘要   在信息技术广泛应用的大环境下，为了与时俱进，档案管理经历了巨大转变，从传统的纸质档案管理转变为信息化的电子档案管理。在专业人员的指导下，能够高效地处理档案信息，通过这种方式，不仅能够提高档案管理工作的效率和质量，还能减轻工作人员的负担和压力，从而让他们有更多的休息时间。这样，才能始终保持精力充沛、专注地完成各项工作。基于此，本文对档案管理中电子档案管理进行了深入分析。

关键词  电子档案；管理；策略

引言

电子档案管理相较于传统纸质档案管理，具有许多优势，可以促进档案管理的进一步发展。在传统纸质档案管理中，所有工作都依赖手工完成，这既效率低下，也存在各种问题，无法确保档案的完整性和真实性。在电子档案管理领域，充分利用信息技术可以迅速处理档案信息，高效完成档案的收集、整理、归档等任务，大大提升工作效率。因此，有必要深入研究电子档案管理，并解决可能阻碍其进一步发展的问题，以提升其完善性和科学性，实现更好的价值发挥。

一、电子档案管理中存在的问题

1、工作人员的综合能力需要提升

电子档案的出现，使传统的工作模式发生了变化，对工作人员的素质提出了更高的要求。根据目前电子档案管理的现状分析，可以看出，工作人员整体素质较为欠缺，未能有效地履行相关工作职责。部分工作人员虽然已掌握档案管理知识，但缺乏计算机应用技能，无法熟练操作电脑设备；尽管某些员工具备计算机操作技能，但在档案管理方面的知识相对薄弱。这导致了在日常工作中不可避免地发生了一些失误，影响了电子档案管理工作的迅速高效进行，对档案管理现代化发展产生了负面影响。

2、需要升级电子档案管理装置

电子档案的管理与先进的仪器密不可分，仪器的运转速度直接关系到工作效率，因此，仪器在电子档案管理中扮演着重要角色。目前，我国的电子档案管理系统面临许多技术难题，主要包括设备老化、运行缓慢，经常因故障停机导致档案资料丢失，设备和软件相对滞后、功能不完善，无法顺利完成相关管理工作。然而，企业并未及时更新设备，仍在使用陈旧设备，这导致了电子档案管理工作的质量下降，并对电子档案的未来发展产生了不利影响。

3、存在较大的安全隐患

在以往的纸质档案管理中，安全管理同样是重中之重，而在电子档案管理中，也要注意安全管理。由于档案记载着重要的信息，如果被泄漏，将会引起很大的影响，因此，必须保证档案的安全性。在电子档案管理过程中，存在着多种可能导致安全问题的潜在危险。首先，电子档案存储在硬盘中，如果在正常工作中突然发生断电、死机等情况，将会造成档案信息和数据的丢失。其次，如今科技迅猛发展，黑客技术日益精进，他们能够直接入侵计算机并窃取机密数据。最后，如今电脑病毒广为流行，若用户不懂得如何防范电脑病毒，极易感染病毒，导致计算机崩溃或瘫痪，进而轻松窃取档案信息。从这一点可以看出，在电子档案的管理中，存在着很多的安全问题，保护措施不够完善，从而加大了档案被泄漏的可能性，这对电子档案的发展是不利的。

4、缺乏足够投资

电子档案的发展需要投入大量资金，包括设备和软件采购、人员培训、薪酬福利等。然而，由于人们对档案管理的重视程度不足，且在此方面的投资不多，导致电子档案管理的资金紧缺。这又导致一些陈旧设备无法及时更新，工作人员的工资待遇较低，直接影响了工作的执行，以致电子档案管理的质量下降。

二、提高电子档案管理水平的思考

1、健全电子档案的管理体制

任何一项管理任务必须具备相应的管理机制来确保有序进行，电子档案管理亦然。为了提升其管理水平，需建立完善的电子档案管理机制，规范相关工作流程并制定合理的制度，确保管理工作无懈可击地进行。首先，管理者应根据实际情况制定完整的电子档案管理规章制度，并确保其执行。对于违反规章制度的行为，必须严惩不贷，以确立电子档案管理系统的权威，从而更好地发挥其功能。其次，应增强不同部门之间的协同合作，共同应对复杂工作，以提升电子档案质量。加强公证纸质档案与电子档案的同步管理，建立电子档案目录，在纸质卷宗归档同时及时扫描建立电子档案，实现电子档案信息及时更新、实时储备、信息互动，当事人之前办理过公证的,公证员可直接从电子档案中查阅、打印已被确认是真实、合法、有效的相关证据材料，真正做到“让数据多跑路、让百姓少跑腿”。

2、做好档案的收集和整理

电子档案管理中的收集和整理工作至关重要，它对最终的工作质量有直接影响。因此，在电子档案管理中，必须充分重视这一工作，以确保后续工作的效率和提高档案管理的质量。档案由多个文件组成，其中一些具有悠久的历史。在整理过程中，很容易发生丢失，导致整体档案的损失和失去原有的价值。因此，为了提高档案搜集和整理的质量，保证档案的价值，工作人员在工作过程中应保持严谨细致，注重每一个细节的处理。为了规范档案管理，市公证处需要严格按照《中华人民共和国档案法》和司法部制定的《公证文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》的规定，指派专职档案管理员规范整理档案。同时，为了更好的保管公证档案，方便群众查阅，需要积极与市档案局沟通协调，充分利用市档案馆的软硬件设施优势，把从建处以来的公证档案逐步移交到市档案馆保管。

3、及时更新电子设备

电子设备对电子档案的管理起着很大的作用，如果它的运转速度很慢，将会对管理工作的质量产生很大的影响，由此可以看出，电子设备的重要性。因此，在电子档案管理过程中，必须要强化对电子设备的管理，对每一个环节都要做出明确的规定，并且要注重日常的保养和维护，对于相对落后和频繁发生故障的设备，要及时地进行替换，保证电子设备的先进程度。此外，还需要购置与之相匹配的软硬件设施，使管理系统能够平稳地运转，在保证档案安全的前提下，提高电子档案的管理质量。

4、重视档案安全管理

由于影响档案安全性的因素较多，因此，在对电子档案进行管理时，应注意其安全性，以保证其安全性和完整性。首先，在电子档案的管理过程中，要对软硬件设备进行及时的升级，如果设备太过陈旧，就会有很大的安全隐患，所以，必须要选择合适的软件，使用更稳定、更安全的软件，才能保证档案的安全。其次，管理员要有很强的安全性，在使用软件的时候，要严格遵守软件的规定，不要去点那些不知名的链接，以免被病毒感染。此外，还要在日常生活中做好安全防护，要定期对电脑进行杀毒，不要将电脑的密码泄露出去，要使用更强大的安全技术来保证整个运行系统的安全；同时，为了避免在使用过程中产生的安全隐患，还应采取相应的防范措施。而对于开发和维护软件的人来说，更应该做好档案的保密性工作，确保档案的安全。

结语

实现电子档案的管理具有诸多优点，能有效地解决以往工作中存在的问题，提高工作质量。在电子档案的管理过程中，还存在着一些缺陷，因此，管理人员要对这些缺陷进行深入的剖析，并采取行之有效的措施来改进，同时，要根据时代的发展不断地进行革新，让电子档案的管理与时代的发展相适应，只有这样，才能让档案的价值得到充分的体现。

参考文献

 [1]牛晓丽.电子信息技术在档案管理中的运用探讨[J].才智.2021,(24):87-88.

[2]曾嵘.电子档案管理中的问题及其解决对策研究[J].新一代(下半月).2021,(7):45-46.

[3]潘君.计算机电子信息技术在档案管理方面的应用[J].中国电子商务.2022,(16):42-43.