档案管理中电子档案管理研究

任素文

摘要：自从进入21世纪之后，我国信息技术高速发展，有效推动了我国科学技术水平的提升，使得人们的生活与工作方式发生了巨大的变化，其中档案管理的改变是跨越式的。传统档案管理主要以纸质文件为主，而当前可以利用信息技术形成电子档案管理新模式。档案管理人员可以打破时间与空间的限制，快速的完成档案信息处理，拥有极高的工作效率和质量，并且利用信息技术进行电子档案管理，还能减轻工作人员的工作量与压力，从而使他们拥有更多的精力完成其他工作。但是在实际应用中却发现电子档案管理仍存在一些问题，因此本文将主要针对这方面内容展开讨论。

关键词：档案管理；电子档案管理；存在的问题；建议

一、分析电子档案管理中存在的问题

（一）工作人员的综合能力较低

电子档案管理模式的出现，解决了传统档案管理的很多问题，但同时也对工作人员的专业能力提出更高要求。档案管理工作人员应当具备较强的综合能力，不仅要掌握档案管理基础知识和技能，还应当掌握计算机技术，需要对计算机进行熟练的操作，这样才能保证电子档案管理模式的效果充分发挥。但是从当前一些档案管理实际开展情况来看，档案管理人员的综合能力较低，这就使得在日常工作中会遇到很多问题，当出现紧急情况时不能灵活反应并快速解决，使得电子档案管理效率无法提高，对档案管理现代化发展造成影响。

（二）电子档案管理设备有待更新

电子档案管理效率高，主要依靠的是其先进的计算机设备和软件，所以设备的运行速度直接决定着档案管理工作的效率。当前很多电子档案管理工作中使用的设备都存在较大问题，常见的包括设备老化，运行速度缓慢，经常死机或故障，导致档案信息丢失；软件较为落后，缺乏完善的功能性，影响电子档案管理效果；再加上对档案管理工作重视程度不足，使得设备没有得到及时的更新迭代，导致电子档案管理质量严重下降，阻碍电子档案管理工作的进步。

（三）存在较大的安全隐患

通常情况下，档案中所记录的信息资料具有真实性和隐私性，所以档案管理工作中非常重要的一项就是安全管理，对于电子档案管理来说也是如此，一旦出现档案记录被泄露的情况，将会造成很严重的后果。而对于电子档案管理工作来说，安全隐患是非常大的一个问题，很多因素都有可能造成信息的泄露或丢失。电子档案通常在计算机硬盘当中储存，如果在计算机运行时，突然出现断电或死机等故障问题，就很有可能造成档案信息的丢失与损坏，而且在当前时期之下，黑客技术不断提高，他们通过对计算机入侵，可以将档案信息进行盗取，给档案信息安全造成严重威胁。

（四）投入不足

要想实现电子档案管理工作的进步和发展，需要从多方面入手，而这些都离不开资金的支持，比如设备采购、人才培养、工作人员薪资待遇等方面，都需要较多的资金投入，然而对档案管理工作的重视程度不足，使得这些方面的投入都无法到位，严重影响电子档案工作质量和效率的提升，不利于档案管理事业的发展。

二、改进档案管理中电子档案管理建议

（一）完善电子档案管理机制

所有管理工作开展都需要依靠相应的管理机制，才能有序的进展，电子档案管理也不例外，要想提高其管理水平，应该建立完善的电子档案管理机制，规范相应工作流程，制定合理的规章制度，使管理工作合理地进行。首先，管理人员要根据实际情况建立完善的电子档案管理工作制度管理体系，并落实到实际工作中，管理人员与工作人员要严格遵守；其次，加强各部门之间协调和配合，对复杂的工作进行共同解决，使电子档案管理中的问题得到有效解决，从而不断的提升电子档案管理水平。

（二）提升档案管理人员的综合能力

相比较而言，电子档案管理中对管理人员的要求更高，他们必须是复合型人才，才能有效的完成相应的工作。为此，应该对管理人员进行大力的培养，不断提升他们的专业技术与能力，最常见的方法就是进行培训，组织合理的培训活动，让管理人员积极的参加，通过长时间的学习，增强自身的实力，掌握较强的计算机操作流程，利用先进的设备开展管理工作。同时，还要进行适当的考核，针对实际情况合理的对管理人员进行考核，检验他们的真正的工作能力，不过关的人员还要继续进行培训，以此来督促管理人员主动的学习，进一步提升自身的能力，为电子档案管理发展做出更多帮助。

（三）更新电子设备

电子设备在电子档案管理具有重要的作用，如果电子设备运行速度较慢，那直接影响管理工作质量，可见，电子设备的重要性。所以，在电子档案管理中一定要加强对电子设备的管理，对每个环节进行明确的规定，还要注意平时的保养与维护，对比较落后与经常出现故障的设备要及时的更换，保障电子设备的先进性，同时还要购买相配套软硬件设施，从而管理系统稳定的运行，在保障档案安全的情况下，提升电子档案管理质量。

（四）加强档案安全管理

电子档案管理中要更加注重档案的安全性，因为，影响档案安全的因素比较多，管理人员要从多方面入手，加强档案的安全管理，确保档案的安全性与完整性。首先，在电子档案管理中的，要及时更新软硬件设施，落后的设施存在较大的安全漏洞，为此，要对软件进行合理选择，优先运用更加稳定与安全的软件，在一定程度上保障档案的安全性。其次，管理人员要有较强的安全意识，在操作中一定要按照要求进行，不去点击不明链接与图片等，防止病毒入侵计算机；还有要做好平时的安全保护措施，定期的进行查杀病毒，不泄露计算机的密码，运用较强的安全技术，保障整个运行系统的安全性；最后，档案利用者也要做好安全防护措施，防止在利用期间出现安全问题；作为软件的开发者与维护者，要做好保密工作，保障档案的安全性。

三、结束语

电子档案管理是发展的必然趋势，实施电子档案管理有很多优势，可以解决过去管理中的一些问题，进一步提升檔案管理水平。在电子档案管理中也存在一些不足，管理人员要进行认真的分析，采取有效的方法进行完善，还要依据时代的发展而创新，使电子档案管理能够满足时代发展的要求，这样才能真正的实现档案的价值。

参考文献

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