浅析传统档案室与数字档案室

黄黎宁

摘要：电子文件的大量出现,逐步实现了档案由比较单一的纸质载体向计算机可识别的电磁介质方向的转化。因此,建设数字档案室已成为档案工作发展的大趋势。虽然数宇档案室渊源于传统档案室,但是它们却分别代表了两个不同的时代：纸质时代与无纸时代(或者叫做电子时代)，而现在正处于二者之间的过渡期，它们之间势必会有很大甚至是不可避绝的差昇。

关键词：传统档案室  数字档案室  电子文件  网络

引言：近年来，计算机技术及网络技术的日益成熟，给各级检察机关广泛实行政务公开，落实最高检和省检察院关于加强数字检察工作的决策部署，以数字革命赋能法律监督，全面提升法律监督质效，提供了有效的技术保障。本文从档案管理模式、载体形式、收集方式、工作内容、服务方式、人员素质等方面,对检察机关传统档案室与数字档案室进行了比较和分析。

一、管理模式

传统档案室管理对象为记录在纸张等裁体上的以文字符号、图表、图像等形式存在的档案信息,这种档案信息的存在方式也被称为“实体”，因此，传统档案室的档案管理模式是将室藏档案以全宗或案卷（件）为保管单位，围绕着收集、整理、保管、鉴定、编研和提供利用等档案工作各业务环节展开的，体现了集中统一的管理原则与思想。也就是说，传统档案室的管理模式是遵循集中统一的管理原则，围绕档案业务工作的各个环节展开的档案管理模式。“数字档案室是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术而产生的一种新型“档案室”，也就是说“数字档案室”是一个电子信息的仓储，能够存储大量不同形式的信息。用户可以通过网络方便地访问它，以获取这些信息,并且其信息存储和用户访问不受地域限制。我们可以看出，传统档案室采取了集中统一管理的管理模式,数字档案室则采取了对档案信息“虚拟接收”集中统一管理，而对电子文件本身分散管理的管理模式。

二、载体形式

几千年来,纸张一直是信息保存与传递的主要载体与媒介。传统档案室保存的主要是纸质档案和非常少量的缩微、磁性载体等档案。随着社会的进步、科技的发展,档案总量也以惊人的速度增长，出现了档案库房拥挤，“库满为患”的严重局面。数字档案室的档案主要是以磁介质、光介质等为载体的档案，这些电磁介质的档案载体具有存储密度高、存储成本低、多媒体融合等优点,可为传统档案室缓解“库满为患”的不利局面。然而，任何事物都有两面性，传统的纸质档案也有自己的优势，它可以无需借助其他任何技术就方便、明了地展现在利用者面前。而且,对纸质档案的保存和保管具有绝对的安全性，计算机上的信息，会遭到各种各样病毒的破坏。相反，传统档案室纸质档案的劣势怡好是数字档案室的优势所在。因此，无论网络技术发展到何等先进的程度，纸质载体与数字化副本、电子文件载体都将长期共存。

三、收集方式

传统档案室室藏档案的收集方式主要采用接收和征集的办法,将人们在社会活动中直按形成的各种纸质、各种载体文件材料，包括电子文件的纸质打印件接收进室。而数字档案室室藏档案的收集方式则包括室藏档案的存量档案数宇化副本与增量电子档案随办随归。对比起来，数字档案室的室藏档案收集方式较传统档案信更具有广泛性、多样性。

然而,数字档案室的室藏档案目前阶段大部分还是来自于传统档案室，即各门类档案目录数据库和数字化副本的全文数据库的内容，其室藏必领以传统档案室室藏为基础。可见,如果没有传统档案室收集、整理档案信息，数字档案室中的信息资源存在缺失;反之，如果没有数宇档案室提供新的信息环境,那么，传统档案室有限的室藏和服务就难以满足用户的需求。不难看出，数宇档案室是建立在传统档案室基础之上的；同时，它也为传统档案室提供了进一步发展的机遇。只有传统档案室与数宇档案室共存五补，充分发挥各自的优势，才能满足社会的需要。

四、工作内容

当今传统档案室的工作多是采用计算机辅助管理、自动化与手工操作相结合的方式。但与数字档案室对比起来，传统档案室大部分的工作还是手工操作，主要采取手工的方式对档案进行接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作，以及组织开展档案专题展览等等。数字档案室则基本上采用计算机和网络对档案信息资源进行数字化整理、开发利用及业务管理等。可见，传统档案室与数字档案室在内容上有很大差别。其实，这也是由它们各自室藏的档案载体形式、保管方式等方面的区别所决定的。数字档案室的工作在技术上比传统档案室更为先进。另外,档案人员在与利用者的直接交谈解答咨询中所起的作用，也是数宇档案室不能替代的。

数字档案室工作的各个环节，现在正处于研究和实践试行阶段，还没有形成一套统一的规范和标准。但其所具有的速度快、效率高、数据准确等优势可以弥补传统档案室工作手工操作的不足。而传统档案室全面系统的积累，可以永久保存人类文化遗产，开展有目的的社会宣传教育活动，提高全民素质，从而弥补数字档案室的不足。

五、服务方式

传统档案室的服务以档案室为中心,主要向本单位、本地区已履行相关手续的档案利用者提供利用服务。数字档案室则可提供远程服务，档案利用者可通过计算机网络快捷、方便地获得服务。与传统档案室相比,其具有服务方式多样化，服务手段先进化,服务面广泛化等优势。但需要指出的是，传统档案室的信息还受时问与密级的限制，不能完全上网。另外,并不是数字档案室中的所有信息都允许被访问查询的。如果用户需要利用这部分档案，则必须到传统档案室中去,按照有关规定履行一定的手续才能获得服务。可见,传统档案室与数宇档案室在提供档案利用的服务方式上,二者是不能缺一的，它们的地位都非常重要。因此，在服务方式上,我们应采取有效的手段让传统档紫室与数字档案室朝各自的优势方向发展，充分发挥各自的长处,相互弥补对方所存在的弊端，只有这样，才能满足档案利用者的需求,并向其提供快捷而优质的服务。

六、人员素质

从档案人员的知识结构看，传统档案室的从业人员主要掌握的是档案学的相关知识，虽然也要求有一定的专业知识背景，但要求掌握的程度不高。而数宇档案室的档案人员不但要掌握档案学的相关知识，要能够熟练运用计算机、数据库、互联网等基本工具,还必须精通至少一个专业的专业知识，从而更好地处理该领域的相关信息。从档案人员的角色看,传统的档案人员，在很大程度上给人一种“仓库保管员”的印象,而数宇档案室的从业者将一改传统的“仓库保管员”的形象以信息管理员的崭新面孔出现，从事信息转换、数据分析、末来预测等工作。相对说来,数宇档案室对档案人员的素质要求要比传统档案室的高很多。因此，从现在就应有日的、有计划地对档案人员进行培育和吸纳，为数宇档案室的建设准备坚实的人才基础。

结语：通过以上的比较与分析，我们可以清楚地看到，传统档案室与数字档案室各有利弊。尽管数字档案室在服务手段、服务质量及提供信息的深度和广度等方面比传统档案室有着巨大优势，但数字档案室并未完全具备传统档案室的功能，也不能代替传统档案室，数宇档案室与传统档案室具有共生性。今后，传统档案室与数字档案室的并存发展将成为档案室的发展方向。只有极力发挥二者的优势，扬长避短、相互依存、相互补充,才能更好地实现档案室的各项服务功能，共树新时代的新兰台形象。

参考文献：

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