档案管理中电子档案管理建议

王桂艺

摘要：人事档案是一个人的学习工作经历、政治品质、道德品行、专业素养、工作业绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的原始材料，具有凭证、依据和参考的重要作用，特别是在个人学历证明、职称申报、工资待遇、工作调动、组织选拔人才、办理养老保险、退休手续等相关问题时都需要使用人事档案，所以对人事档案进行正规的、合理高效的管理，其重要性是不言而喻的。信息化的普及，为人事档案的管理工作指引了新的思路和方向，也促使人事档案管理工作效率要进一步提升。

关键词：档案管理；电子档案管理；建议

引言

对于企事业单位而言，档案管理工作属于其中一项繁琐细碎的业务，要对其投入大量的工作精力。通过引进电子信息化管理模式，采取电子档案管理方式，可以有效提高工作效率，确保档案信息的储存安全，保证查询便捷并发挥多方面的优势和作用。针对电子档案在档案管理中的应用策略进行探究分析，有极大的必要性与现实意义。

1档案管理的作用

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。

档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶段的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。

2电子档案的优越性

2.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作的效率

当前是信息技术的时代，为档案管理的发展提供了可靠的技术，利用电子档案管理解决了传统档案管理的很多不足，比如，电子档案方便了人们的查阅，提高了档案的利用率，同时，电子档案管理代替了人工，不需要依靠工作人员手工记录、收集、分类、保存，利用计算机软件系统可以保管档案，这样直接省去了手工记录、整理，减轻了工作人员大量的工作，电子档案管理省去了很多繁琐的工作，提高了档案管理的工作效率，同时，也提高了档案管理的质量，促进了档案管理的发展。

2.2电子档案管理更有利于文档的保密

在过去，档案管理是以整卷保存的，在查阅档案时，只要查阅一部分就可以查看整卷的档案，这样不利于档案管理的保密性。电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不一样，档案都是单份的保管，查阅时也只能看到需要的一部分，其他的档案内容是无法看到的，这样一来，档案管理的保密性就相对比较好了，保护档案的安全。

2.3电子化管理档案有助于档案的共享及重复使用性

传统的档案管理只有一份，也就是只能供一个人查阅或者利用，一旦别人查阅借走后，其他人就不能再利用这份档案，而电子档案改变了这样的局限性，可以同时提供给多人查阅或者利用，充分的体现了档案的共享性。电子档案还可以重复的利用，纸质的档案经过多次使用，可能会出现字迹不清楚，或者丢失部分的内容，而电子档案就不会有这些困扰，即使使用多次，档案内容也不会发生变化。

3电子档案管理中存在的问题分析

3.1人们对电子档案管理的认识还有一定的局限性

由于电子档案的发展还不太成熟，对电子档案的理解还不够深刻，所以对电子档案管理的认识不够全面，为此，我们采取双轨制，也就是电子档案和纸质档案同时使用，利用两种不同的方式进行档案管理，形成两套内容相同的档案管理。

3.2对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难

档案是记录整个过程的整个资料，也就是原始的记录，档案具有真实性和原始性，从而发挥档案的作用。但是，电子档案的内容容易发生变化，我们可以通过复制，或者某些不确定的因素造成档案的内容发生变化，当档案在传输或者转存的过程中，被某些人恶意的改动，却没有留下任何痕迹，导致对电子档案的真实性和原始性难以分辨。

3.3电子档案的安全性问题

电子档案的安全性存在问题，档案的安全性非常的重要，电子档案管理受某些因素的影响而存在不安全性，比如、档案的数据容易消失、数据很容易被改动，使档案失去真实性，如果网络的不稳定或者不安全，那么也会影响档案的安全性。

3.4电子档案的长期保存问题

纸质的档案保管的档案室，不发生意外，保管的时间挺长的，而电子档案的数量越来越多大，所占的内存会越来越多，然而有的软件存储量有限，对于电子档案的长期保管考虑的不够，没有什么好办法可以长期的保管。

4加强档案管理中的电子档案管理对策

4.1建立完善档案应用机制

电子档案管理中，档案安全性是一个关键性问题。档案信息化建设中，为了能够确保各项工作有序开展，切实提升档案工作成效，就需要建立完善的电子档案管理信息系统。而档案管理信息系统由于连接互联网，而互联网自身开放性特点，可能为电子档案管理埋下一系列安全隐患。故此，为了确保电子档案管理工作有序开展，需要优化档案管理流程，结合实际要求，满足档案管理需求。同时，还要做好档案信息系统软件功能设计，建立内部控制机制，提升电子档案管理安全性。

在电子档案管理中，由于电子档案数据信息较为庞大，可能存在计算机病毒感染和黑客攻击隐患。为了改善这一问题，安装正规杀毒软件，定期查杀计算机病毒，同时采用防火墙来避免黑客进攻内部网络。同时，规范档案管理工作，促使档案管理工作程序化和规范化发展，建立完善的档案管理制度，提升电子档案真实性[3]。

4.2规范电子档案的开发和利用

电子档案开发和利用中，首先需要加强电子档案开发和利用的审批工作，优化审批流程。相关工作人员如果需要查阅和利用电子档案时候，需要经过专门档案主管部门审批合格后，方可进行。同时，还要加强电子档案管理，应该充分发挥网络信息技术优势，实现档案资料的快速收集和分析，促使电子档案可以快速更新，满足人员电子档案使用需求。同时，在电子档案开发和利用，但同时也应该发挥纸质档案优势，促使电子档案和纸质档案可以优势互补，有效整合电子档案资源，创新电子档案管理模式，摒弃传统档案管理中存在的缺陷和不足，提升档案管理效率和质量，为后续工作开展打下坚实的基础和保障。

结束语

综上所述，各级各类企事业院校单位在开展电子档案管理工作的过程中，应当综合考虑多方面的因素。要根据单位自身的实际情况，提高对电子档案管理模式的重视程度，不断健全相关管理机制；加强相关软件硬件设备管理力度，注重档案的规范性操作与数据库建设，不断提高电子档案管理人员的专业能力。以此提高档案管理工作效率，促进我国档案事业高效稳定发展。

参考文献

[1]孙明.浅谈新时期计算机技术在档案管理工作中的应用意义[J].中国科技投资,2018(012):207.

[2]徐新建.略论技能培训档案管理存在的问题及解决措施[J].报刊荟萃(下),2018(9):32.

[3]李朝峰.医院档案管理中计算机技术的应用亟待加强[J].山东档案,2020(04):56.