数字化转型背景下的电子档案管理方式探析

朴莲花

摘要：电子档案管理水平的不断提高，利于推进事业单位档案工作开展，作为档案工作人员要不断学习先进的档案管理理念，提高电子档案管理能力，为事业单位档案管理工作开展奠定良好基础。为提高研究水平，档案管理过程要根据事业单位实际，针对事业单位电子档案管理模式，优化管理方法，创新管理体系，不断为事业单位稳定发展提供保证。

关键词：数字化转型；电子档案；管理

引言

随着时代的发展和信息化水平的不断提升，档案行业也发生了翻天覆地的变化，整体由以档案实体为主的传统库房时代转变为以电子文件为主的信息化时代。对于做好电子文件归档和管理工作，使其更具有科学性、规范性、合理性、实用性，实现档案存史资政育人的作用，是档案行业部门需要重点关注的课题。

1电子档案管理的意义

1.1管理效率提升显著

传统纸质文件归档、统计及利用主要依赖于人工手动操作，受制于技术及时空限制，档案管理效率低下，准确率差。大数据背景下，计算机信息技术的应用，产生大量电子文件，并将其中具有保存价值者进行归档管理。OA办公系统的应用，及其与档案信息的有机连接，使电子文件从形成至文件任务完成均可在计算机信息系统中完成，并及时归档，录入相应的档案数据库。

1.2节约管理成本

以往的纸质档案在信息收集、整理归类和资源保存中都需要消耗大量的人力、物力以及财力资源，如事业单位需要设置单独的档案室用于保管纸质档案，并对档案室的硬件设备设施、环境以及空间具有较高的要求。电子档案以信息技术为载体，在信息收集中能够通过互联网实现信息数据共享，便于管理人员收集和甄别信息。同时，档案储存的主要设备为计算机和云端，不需要浪费物理空间，不需要管理人员定期维护，可以节约档案管理成本。

1.3充分挖掘档案价值

档案收集工作是档案管理流程的基础，也是电子文件归档的前提，在整个档案业务环节中有着举足轻重的作用。一是在信息化时代电子档案归档和管理过程中，依托计算机网络技术和档案系统管理平台，可以实现高效率资源整合，彻底打破传统档案收集方式在时间和空间的限制，有效地降低人工成本和管理成本，为进一步提高档案开放利用质量和水平，实现档案利用服务价值，满足不断增长的人民群众对档案信息内容的需求，提升档案馆社会服务功能提供庞大的数据基础。二是基于档案信息资源总库，可以及时更新档案信息，充分发挥馆藏档案资源优势，确保涉及群众利益的事件有档可查、应查尽查、能用尽用，进一步提升为民服务质效，最大限度发挥档案利用价值来为民排忧解难，为民办实事。三是通过系统管理平台，所有档案均能够直观地展示在管理者面前，可及时发现埋藏在角落有价值的档案，挖掘出来开展编研、展览等，使得档案保存的内涵与历史记忆再次展现在世人面前，在创新宣传方法、拓展宣传渠道的基础上打造档案品牌，进一步扩大档案工作社会影响力，充分发挥档案资政育人作用。

2数字化转型背景下的电子档案管理方式

2.1夯实软硬件基础

电子档案以信息技术为支撑，管理工作对事业单位的信息化程度要求较高，而想要确保管理效率和质量，单位需要夯实软硬件基础，应用互联网、计算机、多媒体、数据库以及大数据等技术，为档案管理工作开展提供支撑。首先，单位要根据自身实际，构建以及完善信息化管理系统，定期进行升级、改造和维护，配备专业的维护人员，实现自动化和数字化的信息调用、信息鉴别、信息处理、信息收集、信息分类和信息保存，符合档案管理的实际需求和技术特点；其次，建设电子档案信息库，对所有电子档案开展集中化和统一化管理，促使管理更加高效、快捷，单位可以与当地科技公司合作，根据管理需求构建档案信息库，做好系统开发工作；最后，电子档案离不开硬件设备设施的支撑，事业单位要加大资金投入，采购管理所需的各项硬件设备设施，包括打印机、复印机、计算机等，提升设备利用效率，做好设备仪器的更新换代工作。

2.2健全电子文件档案管理模式

要积极构建电子文件档案信息资源共享平台。大数据背景下，电子文件信息互通交融性更强，利用网络平台及内部电子文件信息资源平台，及时升级、更新平台，增设信息共享栏目等，实现电子文件档案收、存、管、用一体化。要优化管理模式，基于电子文件档案管理标准、规范体系，着眼于电子文件档案标准化、一体化模式的建立，加强内部不同部门、科室之间的信息互通，借助大数据技术，实现电子文件档案集中管理，构建一体化业务流程，从电子文件格式、元数据等形成环节，就进行规范管理。要积极投入相应软硬件仪器设备，利用信息加密、身份验证、数字签名及防火墙等技术，做好电子文件档案安全管理。

2.3持续加强电子档案资源建设力度

要建立结构多样、形式丰富、内容齐全的电子档案数据资源，更好地满足社会需求。一是在收集渠道上要广泛。目前网络资源更新迅速、体量巨大、稍纵即逝，档案管理要和网信等部门合作，对公众需求高的信息资源，利用云计算等技术及时抓取，构筑互联网资源主体数据。二是资源形式上要丰富。在传统模式中，档案的查阅利用面向是文书档案为主的纸质文件，音视频、图片资料利用率较低。随着传媒技术的发展，短视频、高清图片等已成为利用率较高的资源。机关档案管理者要拓展档案资源征集网络，对关系国家安全、国计民生、公共服务、新兴产业等重点行业档案，加大征集力度，开展口述材料、新媒体信息的采集，将重要的图片、视频资料纳入收集范围，更好地优化电子档案数据结构。三是在资源互联上加速整合。首先要扩充电子档案体量，积极推动档案资源转型，大力推进“增量电子化”，开展数字档案室建设，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收。同时继续做好“存量数字化”，加快推进对重要档案进行文字识别和语音识别。其次是建立专题电子档案数据库，推动资源优化组合。要逐步实现档案部门和业务单位内部系统数据的互联互通，比如宣传机构可以建立宣传文化系统专题电子数据库，整合文化、广电、报社等资源，实现特色电子档案资源的集聚效应。要逐步破除部门壁垒，规范电子档案开放审核机制，推进档案信息资源跨层级跨部门共享利用，不断提升档案信息资源共享规模、质量和服务水平。

2.4完善和优化电子档案管理机制和信息化体系

依托大数据技术加快建立健全电子档案管理机制和信息化体系，构建新型的档案管理工作体系，提高电子档案数据质量，制定统一的电子档案管理标准，运转规范标准化，规范统一的数据类型、档案格式和运转流程，发挥大数据信息平台数据库功能，更好地提升电子档案信息的应用价值。建立信息化意识和网络思维意识，高度重视档案运转机制和创新标准体制完善，有力保障信息化管理体系和数据库资源。对档案管理基层信息技术进行整合，实现基层信息资源的收集和整合，优化信息资源的存储，推进信息技术的研发，完善数据信息机制支撑，从技术上为档案管理突破提供保障。构建智能化的网络系统，服务整个电子档案管理体系，建立一个系统完善的资源集合体，收集、整理和共享各类档案数据信息，通过分析、挖掘和技术整合，使得电子档案信息资源获得共享和发挥价值。

结语

档案是社会和历史的缩影，档案部门是存储和保管党、国家和人民历史记录、提供民生服务的信息中心，档案事业是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。站在信息化时代的浪潮，档案部门作为存储信息、提供信息服务的信息中心，必须主动改变、善于创新，推动电子文件归档管理向“知识化、信息化、技术化、市场化”变革，进而实现战略发展，满足未来需求。档案管理者要充分认识当前发展的实际情况，进一步梳理任务、细化责任、强化措施、列出清单，完成各项目标任务，以实绩实效推进档案事业未来发展体系建设。

参考文献

[1]何思源,张静.科研电子文件归档与电子档案管理探索性研究[J].中国档案,2023(01):62-63.

[2]孙丽华.浅谈信息化时代电子文件的归档管理[J].档案天地,2016(07):41-42.