论档案员如何管理档案

玛合塔那提·哈森

摘要:进入国家治理现代化以来，我国政府不断转型，政府行政职能不断转变，政府文书档案管理作为国家治理的重要组成部分，也发生相应变化，主动适应时代要求，创新方式方法，不断提高行政质量和行政效率。研究政府文书档案管理工作，有助于地市级政府文书档案管理体系健康发展，了解新时代背景下政府文书档案收集、整理、保管、利用等各个环节面临的新情况，为优化政府文书档案管理提供有效思路、服务全局，更有助于为公众提供更高效、满意度更高的利用服务，依法保障其合法权益，为打造服务型政府贡献应有之力。

关键词：政府文书;档案员;案管理;档案利用

前言

目前，我国已进入高质量发展阶段，伴随大数据技术的广泛渗透与创新应用的层出不穷，我国迎来了政务服务转型的关键期，因此推进新发展阶段下政府文书档案管理有序科学发展势在必行。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，档案工作是总结经验、延续历史、认识规律、发展各项事业的基石，是保证人民群众根本利益的重要保障，“十四五”期间档案事业要高质量发展，从而适应国家治理体系和治理能力现代化要求。新阶段下，我国将促进政府文书档案管理科学发展、健全新时期档案管理各项制度，积极有效应对政府文书档案管理保管和利用间的矛盾，为提高政府行政质量和行政效率提供服务保障。发展进程方面。我国近现代历史发展进程中，政府文书档案起着至关重要的作用。我国政府文书档案最早源于20世纪30年代，此时政府文书档案处于启蒙阶段，数量相对较少，保管程序相对简单。而随着社会发展，一直到本世纪90年代，政府文书档案管理经历了一个由幼稚走向成熟、由简单走向规范的过程，此时政府作为“管理者”，更加注重政府文书档案的完整性和保密性，对于政府文书档案保管相对较重视。进入到2000年以来，我国经济发展进入迅猛期，各行各业以前所未有的速度裂变发展，政府文书档案数量也随着行政事务的增加而快速叠加，几乎每个机关单位产生的政府文书档案数量超过以往时期数倍。而到近10年，在深化行政体制改革、转变政府行政职能的背景下，政府则从“管理者”变为“服务者”，政府文书档案不仅仅是政府开展工作的重要依据，也成为公众获取公共信息、保障自身合法权益的有效凭证。利用需求的激增无疑给政府文书档案管理带来新的压力，这也是政府文书档案管理需要改变的最大动因。

1政府文书档案管理存在的主要问题

1.1政府文书档案管理实体存放分散混乱

在实际行政工作中，由于工作要求或者利用便捷性等实际客观因素的制约，要达到完全集中管理是比较困难的，有时甚至不利于相关科室利用近期归档的政府文书档案，增加工作环节、查阅利用繁琐、降低工作效率、掣肘实际工作。因此本文所说的集中管理包括相对集中，即在一定期限内将本单位大多数形成的政府文书档案统一集中管理，达到原则性和灵活性相统一。如2年以内的部分利用率较高的已归档的政府文书档案可由相关科室暂时保管利用，到达移交年限，统一交本单位档案部门保管。笔者将本文所涉及的集中管理类型，分为：集中、相对集中、分散、相对分散四种类型。集中即政府文书档案可实现统一集中归档保管，档案室规范、面积较大；相对集中即大部分政府文书档案可实现统一集中归档保管，小部分近期政府文书档案存放在相关科室，统一保管档案室面积相对较小；相对分散即小部分政府文书档案实现档案室集中归档保管，大部分政府文书档案散放在各业务科室；分散即大部分政府文书档案散放在各业务科室、未归在实际行政工作中，由于工作要求或者利用便捷性等实际客观因素的制约，要达到完全集中管理是比较困难的，有时甚至不利于相关科室利用近期归档的政府文书档案，增加工作环节、查阅利用繁琐、降低工作效率、掣肘实际工作。因此本文所说的集中管理包括相对集中，即在一定期限内将本单位大多数形成的政府文书档案统一集中管理，达到原则性和灵活性相统一。如2年以内的部分利用率较高的已归档的政府文书档案可由相关科室暂时保管利用，到达移交年限，统一交本单位档案部门保管。笔者将本文所涉及的集中管理类型，分为：集中、相对集中、分散、相对分散四种类型。集中即政府文书档案可实现统一集中归档保管，档案室规范、面积较大；相对集中即大部分政府文书档案可实现统一集中归档保管，小部分近期政府文书档案存放在相关科室，统一保管档案室面积相对较小；相对分散即小部分政府文书档案实现档案室集中归档保管，大部分政府文书档案散放在各业务科室；分散即大部分政府文书档案散放在各业务科室、未归.

1.2政府文书档案管理主体规范性较差

政府文书档案管理是一项基础且复杂的工作，往往需要各行政机关内部各主体部门互相配合、各负其责，形成良性工作循环，方能有效管理，使政府文书档案管理效果有的放矢。机关单位每个科室每个工作人员不仅是政府文书档案的直接利用者，更是政府文书档案管理的直接参与者。而在走访中的实际情况却是，各主体部门常常存在各自为政、配合不当的问题。由于机关档案人员和各科室工作人员在政府文书档案工作方面的认识理解差异，使得各行政机关单位各科室之间在日常工作中立卷存在明显差异，各个科室各有自己标准，归档时有混乱，或者不立卷归档，或者重复立卷归档。尤其是业务科室，由于工作量较大，产生的政府文书档案更多，在整理完毕相关政府文书档案交给本单位档案管理部门后：档案管理部门如发现问题，需要及时联系归档人，归档人也因此要更改错误、重新归档，有时一次不成甚至需要如此循环多次，比直接由档案部门归档立卷更加复杂，反而更加增加档案部门及相关各科室的工作量，不仅不能产生应有的效益，反而重复做无用功，浪费人力物力；如不能及时发现问题，还会给日后查找利用带来隐患，更给满20年移交档案馆设置障碍。

1.3政府文书档案管理手段单一落后

我国政府文书档案管理主要依靠行政手段管理，即严格按照规章制度要求，以政府部门为主体，直接、强制的管理政府文书档案，是一种自上率下的领导方式，接受上级的监督和指导，这是由我国的行政管理体制决定的。行政管理手段在计划经济时期的确发挥过不小效用，管理效果明显。然而随着国家社会治理的不断推进，政府职能已不断转变，因此随着政府文书档案数量幂次增长，类别叠加细化，政府文书档案不单单是在政府行政事务中起着至关重要的作用，更在社会效用中占有一席之地，社会性日益凸显。随着社会主体不断横向增加，政府文书档案的利用主体更加多元，即政府文书档案的利用主体从原来的政府行政机关不断向社会各阶层主体辐射，为社会各阶层主体提供依据，实现效益的跨阶层流动。涉及社会公众、企事业单位和社会团体生活工作的方方面面，为其提供凭证依据，可以说在保障和稳定民生中起到基础性作用。政府文书档案管理目前主要仍侧重于政府主管，按照强制、控制的管理方式为社会各主体提供利用，然而事实证明以行政手段为主的单一管理方式显然已不适用于多元主体的社会需求，往往在利用年限、类别、保管范围和政府文书档案公开等方面不符合多主体利用需求，在供需上严重不对称，不能满足社会公众、企事业单位和社会团体的查阅利用需要，忽视社会声音。这个问题在档案馆尤其突出，已显示出相当大的制约性，使政府文书档案管理效果陷入僵化、不够灵活，甚至会阻碍政府文书档案管理的发展。

2市政府文书档案管理存在的主要问题

2.1加强政府文书档案依法管理

法制良好是全面依法治国的基本要求和前提，良好的法制环境是依法治档的根本遵循和保障。在全面推进政府文书档案管理的进程中，法制是尤其重要的一环，是政府文书档案管理得以有效开展的基石。因此，要注重政府文书档案管理的法制建设，发挥法律的刚性作用，强化法制管理环境。要定期对全社会进行档案法的解读，利用好每年6月9日国际档案日，向全社会各主体明确档案法的重要性及其在政府文书档案管理过程中的法律地位；要严格执法，做到在档案执法过程中兼顾效率与公平，以法律为准绳，依法依规保障各社会主体的合法权益；要畅通群众监督渠道，让政府文书档案管理的全过程暴露在阳光下、透明公开，充分调动群众监督的积极性，让群众监督的作用得到有效发挥，打通“最后一公里”。在协同共治的背景下，更要注重普法宣传，加强在全社会开展档案法律法规宣传，开展日常“举牌”行动，提高全社会的法制意识，突出依法治档的重要性，使法制能够成为公众心中成文的道德，形成社会各主体重法、敬法、守法的良好氛围，让依法治档切实成为政府文书档案可持续良好管理的底线和根本。

2.2落实政府文书档案多主体协同管理理念

进入社会治理阶段以来，政府文书档案不仅在机关内部应用广泛，更多的情况下是面对社会公众、为社会公众服务。社会公众在利用政府文书档案的过程中，保障自身的合法权益和经济利益。现阶段社会公众不仅包括公民个人，还包括民营企业、国有企业、社会组织等多种社会主体，并且所占比重越来越大，因此随着政府文书档案管理的日益成熟，政府文书档案的服务主体也越来越多，范围越来越广，效用越来越大，政府文书档案管理也更应该树立多主体协同管理理念，发挥各社会主体作用，实现政府文书档案协同管理。政府作为政府文书档案管理主体，其地位仍然很重要，负责收集、整理和保管政府文书档案，制定政府文书档案管理的相关法律法规，处理政府文书档案管理的核心业务，发挥政府统一管理优势，政府应将权利逐渐下放。民营企业、国有企业、社会组织等多种社会主体，作为政府文书档案利用的庞大群体，更具有自主性、服务性、专业性，能够代表广大的公众查阅利用需求，尤其是社会组织还具有公益性，当权利被赋予给社会组织后，社会组织能够承担一部分政府文书档案管理事务，社会组织是政府和公民之间的协调桥梁。

2.3依托政务服务一体化平台服务社会简化手续

市政府文书档案管理存在的问题及对策研究46政务服务一体化平台是在大数据时代推进阳光型、服务型政府而打造的服务民生的电子化平台，厘清的权力清单囊括涉及民生领域的全部政务事项。政务服务一体化平台的建设可大大提高行政效率和政府文书档案利用效率。政务服务一体化平台在市政府领导下积极推进，通过一个平台连接全市所有成员行政单位，电子政务与电子政务文书档案海量诞生。因此，档案部门与营商部门应联合做好电子政务文书档案归档工作以实现资源共享，提高政府文书档案利用效率。通过一网通办、实时申请、异地办理、缩短时限、提高效率，一是做到各行政机关单位电子文书档案即时归档、简化手续，提高政府文书档案利用效率；二是真正做到让群众少跑路，让政府文书档案数据多跑路，公民只需线上一键提交申请即可，简化申请手续，利用科技力量服务全社会利民惠民，不断提高政府文书档案利用效率，实现政府文书档案新发展阶段价值。因而更应加大财政投入，参照《辽宁省一体化政务服务平台电子文件归档与电子档案管理暂行办法》，保证档案电子系统与一体化平台的有效对接，或者把电子档案管理设置成一体化平台中的一个模块，实现电子档案管理系统与政务服务一体化平台的数据对接。即在平台申请办理事项开始，到平台办结事项整个过程形成的电子元数据直接自动输入档案管理系统或电子档案管理模块，实现数据库的实时形成，海量电子政务文书档案即时形成数据库，实现电子资源共享。依托政务服务一体化平台做好政府文书档案数字化管理，提高政府文书档案利用效率，实现“增量电子化”。

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