浅谈设备档案规范化、科学化管理的实现路径

张莉

摘要：设备是企业生产建设必要的物质基础和技术支撑，如何通过改善优化设备档案管理工作，将其价值最大限度地挖掘出来供利用，是企业档案管理工作面临的重要课题。因此各单位应给予设备档案管理足够的重视，充分发挥设备档案在使用、维护、更新等方面的价值和作用。要完善相关制度机制，构建科学合理的设备档案管理流程，加大对档案管理人员的教育和培训，进一步提升档案管理人员的专业能力和素质，更好地开展设备档案管理工作。

关键词：设备档案；规范化；科学化；管理

引言

当前，随着我国产业现代化的不断推进，越来越多的领域开始引进先进的技术设备，在推动产业化不断发展的同时，也要求各个部门对设备进行科学管理，充分认识到设备档案的价值和作用。通过设备档案规范化、科学化管理，有助于提升设备检测效率，对设备维护和运转起到积极作用。

1设备可靠性分析

为了针对性地完善可靠性分析所需的设备档案内容，首先需要了解可靠性分析方法。按照2005年6月28日发布的GJB451A-2005 （《可靠性维修性保障性术语》） 规定，可靠性是指产品在规定条件下和规定时间内，完成规定功能的能力。常用的可靠性分析技术包括：故障模式、影响及危害性分析 （FMEAC分析）、故障树分析 （FTA分析） 等可靠性分析的重点是故障相关数据，包括故障对象、故障内容、故障时间等，因此设备档案应重点针对故障数据，结合设备档案的管理现状进行改进完善。

2设备档案管理存在的问题

2.1设备档案收集不齐全

有些企业在设备入厂开箱时，相关部门并未通知设备档案管理人员到现场参加设备开箱验收，无人对开箱设备资料进行清点核对，造成设备档案资料缺失；有些企业不能及时将设备维修、保养、改造记录等文件材料移交存档，随处存放，不仅给日后的设备维修造成不便，也对后期编制资料汇总、制定维保方案等工作带来麻烦，减少企业有效知识积累，阻碍企业利用设备档案获取更多经济效益。

2.2未配备设备档案管理人员

有些企业未配备专职或专业人员管理设备档案，一些设备档案管理工作无人管，档案形成初期就存在很大问题，好多资料收集不齐全、不准确、不真实，档案分类、排列、编号等不规范，设备档案管理杂乱无序。

2.3管理手段落后

一些企业的其他部门已经实现数字化办公，但对于设备档案管理工作却迟迟没有迈出数字化这一步，工作方法依旧沿用老一套作法，纸质的台账查询检索起来格外费力，这使得设备档案管理与企业其他管理体系严重脱轨，浪费企业宝贵的人力及时间等资源。

3设备档案规范化、科学化管理的实现路径

3.1完善设备档案管理制度

设备档案管理是否规范需要一定的制度机制引导。因此，在设备档案规范化管理进程中要结合设备档案管理实际，完善设备档案管理制度机制。对于在设备档案管理过程中发现的问题要及时做到整改，并形成好经验、好办法，将其上升到制度层面，确保后续设备档案管理出现类似问题能够有制度可依据、有方法可以遵循。设备在使用过程中难免会出现有性能问题和零部件损毁问题，无论是对设备维修还是正常的使用都需要配合一定的设备参照说明，而这些参照和说明正是设备档案管理的主要方面。因此，为了确保设备的正常运转和后续维护，要重视设备档案规范化管理，通过规范化管理让设备档案一目了然，结合设备当前工作的具体用途及时给予档案信息支持，延长设备使用寿命，提升设备运行质量。

3.2加强设备档案管理队伍建设

在设备档案管理过程中，各单位要加强档案管理队伍建设。一方面，要引导档案管理人员对购进的新设备和一线工作的具体情况有所了解，进而以设备经常发生的故障和问题所形成的设备档案作为管理重点，做好相关故障问题档案信息资料的收集和整理工作，为后续设备维护和检修提供扎实的档案数据保障。这对于维修人员和档案管理人员提出了较高要求。需要档案管理人员加强自主学习，不断提升设备档案管理的专业化水平，更好地适应设备档案管理工作需要。另一方面，单位要加强对设备档案管理人员的教育培训和考核，进一步激发其工作的积极性和主动性。

3.3加大设备档案各环节管理力度

设备档案管理工作是一项系统工作，某一环节出现问题将会影响设备档案管理质量。因此，要对档案管理人员进行合理配置，明确档案管理人员负责的具体内容。需要充分利用激励和政策手段，调动档案管理人员的责任意识和工作积极性，更好地落实设备档案各个环节的管理工作。在具体工作开展过程中，要将设备简介、购买材料、产品说明、设备操作手册、验收收据、维修记录、维护记录、检查记录、检测报告等相关内容作为设备档案管理的重点，对于在设备使用维修过程中出现的新的档案信息要及时进行收集和保存，形成完整的设备档案管理链条，进一步提升设备档案管理质量。

3.4制定更为严格的设备档案管理标准

设备档案管理规范化需要落实更为严格的制度标准。单位应从设备档案规范化管理实际出发，结合不同设备档案的管理特点制定管理标准。要主动参考国家关于设备档案管理的相关法规和政策要求，结合行业标准和单位设备档案自身情况，对原有的档案管理标准进行细化，进一步提升设备档案标准的科学性、精细化水平。要求设备档案管理人员充分认识到设备档案标准落实的重要意义，严格按照设备档案管理标准开展相关工作，进一步提升设备档案管理的质量。

3.5推进网络化管理的精准化、智能化建设

设备档案科学化管理需要引进更为先进的信息技术，进一步提升设备档案管理的智能化水平。为此，单位有必要结合档案管理实际需要，完善设备档案管理信息系统，丰富设备档案管理各项功能，进而为单位设备使用、采购提供多元化的设备档案信息支持。同时还要将设备档案信息进行加工，将其存储到设备档案数据库之中，根据具体需求能够随时随地的查询、使用，实现设备档案信息与单位业务工作同步进行，为单位其他工作开展提供精准的档案信息。此外，要实现设备档案管理信息系统与其他业务系统的有效对接，方便设备档案信息的收集和整理，实现设备档案信息的有效共享，为其他工作开展提供更为多样化的设备档案信息服务。

3.6树立服务意识和创新意识

单位要经常开展教育培训活动，引导档案管理人员正确看待设备档案管理工作，主动树立服务意识和创新意识，争取在平凡的工作岗位上做出成绩。特别是新加入的档案管理人员更应该成为教育培训的重点。既要保留这部分人员对于设备档案管理的新鲜感，也要引导其树立正确的服务意识、管理意识和创新意识，主动地在设备档案管理过程中发现新问题、新情况，并结合所学到的知识和技能对设备档案进行科学管理，进一步提升设备档案管理的科学水平，更好地服务于各个单位对设备档案管理的各种需求，更好地发挥设备档案信息的价值和作用。

结束语

企业设备档案是关于仪器设备采购、使用、维护及报废的真实记录,为了促进企业的可持续性发展，需要从仪器设备资料收集、仪器设备档案组卷归档和仪器设备档案查询利用等方面展开分析，优化设备档案管理流程，进行全过程生命周期质量管理,切实提升企业设备档案管理质量,为企业设备建立全生命周期档案管理提供可靠保证,不断提高企业设备使用价值，实现企业经济的可持续性发展。

参考文献

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