浅谈人事档案的管理

董彦

摘要：伴随网络信息技术的不断发展，档案管理信息化工作已为企业档案管理工作效率的提升提供了关键的基础条件。针对当前企业人事档案管理过程中出现的各类问题，要加大对工作的重视程度，做好从业者的培训工作，同时做好相关信息化建设内容，制定完善的档案管理制度。工作人员应及时了解、明确各项档案管理工作主要内容，在实践工作环节上做好企业人事档案管理工作的相关服务，促进整个企业工作可持续化向前发展。

关键词：人事档案；管理；优化对策

前言

人事档案管理工作是企业人力资源管理工作的重要组成内容，也是企业稳定运行发展的基础保障。在企业人事档案管理工作中，应改变原有传统工作理念，引进网络信息技术手段，做好相关信息化建设内容，优化人事档案管理，不断推动档案管理工作向标准化、系统化方向发展，为每位工作人员提供优质的服务，为企业的持续稳定发展奠定基础。

1.人事档案管理存在的主要问题

1.1忽略人事档案管理工作的重要性

在新时期，企业要想与时代同步发展，需要不断完善自身组织架构及管理模式，创新人事档案管理理念,将人力资源管理优势发挥出来，提升人事档案管理效率，以此来带动发展。人事档案管理工作比较复杂，需要管理人员投人更多的耐心，这是更枯燥的工作，难以给企业带来直观的利益，人事档案管理工作十分疏忽大意，企业忽略了人事档案工作的重要性，档案管理人员薪酬待遇低，这在一定程度上降低了管理人员的工作积极性。管理人员缺乏动力，难以提升管理效率与质量，这导致人事档案管理工作难以有效进行，无法体现出人事档案管理的价值。

1.2档案利用具有局限性

人事档案管理工作主要目的就是利用档案，为员工的考学、升职等提供服务。但是，现阶段，许多企业的人事档案管理工作出现本末倒置的情况，强调保密，忽视使用，难以开发与使用档案，工作上缺乏深度与广度，也导致档案资料不完善，是的人事档案管理工作仍然停留在以往的资料信息整合及汇总上，难以汇总与整合多项资料信息。在档案的内容方面，多数是学习工作经验、社会关系和个人道德标准等内容，个人专业知识和工作技能的比例较低，这也造成了档案利用具有局限性。如果人事档案不能全面、完整地将职工综合水平体现出来，无法给后续的人事决策提供参考依据。同时，档案材料的使用方式过于严苛,档案管理部门只有在领导调阅、审查时才提供档案资料,档案资料使用范围小，时常处于被动的状态，难以体现出人事档案的价值。

1.3档案管理信息化建设滞后

随着网络大数据信息时代的不断发展，很多企业已经开始着手人事档案管理信息化建设工作。但在实际操作过程中，个别企业在人事档案数据库建立方面无法保证数据库完整性及健全性。原因主要是其在建设档案数据库过程中，依旧采取独立化形式，不能保证档案数据与电子文件之间的互用互通，最终导致各类档案信息不能发挥原有作用。同时，由于资金及技术方面问题很多，企业在建设过程中不能及时引进先进的人事档案管理软件及设备，造成档案管理信息化工作停滞不前。此外，在人事档案信息化建设资料收集过程中，由于处理存储等多环节内容，很多企业的网络工程建设与完善的机房基础设施不匹配，不能为档案信息化建设提供相应服务器，再加上各类资金存在局限性问题，都严重阻碍了档案管理信息化建设进程。

2.人事档案管理的优化对策

2.1创新档案管理机制

对于人事档案管理工作，应制定科学管理制度，使得这项工作能够有据可依。出于这一点考虑，在开展工作时，要对管理机制进行优化。首先，在人员选用方面，应制定出相应标准。什么样的管理人员符合新时期人事档案管理要求，什么样的档案应归档于人事档案管理工作内容中，都应在相应制度体系中予以明确，严格把好档案管理工作入口关。其次，在人事档案管理方法上，人事档案的管理工作内容与企业运营效率紧密相连。所以应改变原有传统人事档案管理制度，采用新形式档案管理方法及监管体系，让档案管理工作体现出信息化时代色彩，使整个企业人事档案管理不断朝规范化、标准化方向迈进，同时也应保证档案管理工作的严谨性。此外，要严明奖惩机制，督促每一名岗位从业人员都认真做好档案管理工作。针对档案管理工作制定的各类制度，要认真履行，明确档案管理的整理查阅原则，让整个人事档案管理工作体现出科学严谨的工作作风。

2.2提高人事档案管理人员的工作素质

目前，企业开始加大人事档案管理工作重视力度,但由于管理经验、专业技能等问题，在档案管理工作依据存在问题，相关管理制度与体系不健全,要想保证人事档案管理质量，需要加大对档案管理人员的培养，提高档案管理人员的素质。对此，应当定期对人事档案管理人员进行适当的专业技术培训，通过培训来保证档案管理人员管理水平。同时，做好人事档案管理宣传工作，提高档案管理人员对人事档案工作的重视程度,通过宣传和教育讲座，增强管理人员责任感，管理人员要树立认真工作的思想意识。在此基础上，构建高质量的人事档案管理团队，保证团队整体素质，通过招聘等方式不断汲取新鲜血液，形成专业的人事档案管理团队。不仅要提高档案管理人员工作素质，还要制定奖惩机制，完善档案管理人员薪酬体系，并根据人事档案管理人员的专业技能和工作态度给予相应的奖励，提高档案管理人员工作积极性，正确认识档案管理，转变以往的管理理念与方式。鉴于当今社会的发展，传统的管理模式已不再适用于当前企业的发展，因此人事档案管理人员应学习人事档案管理新模式,结合企业的发展情况，不断吸收和建立属于企业独有的管理模式。此外，给管理人员足够的时间和空间,定期举办研讨会，不断总结在人事档案管理方面的工作经验，并与其他人事档案管理人员分享他们的经验，这可以提高人事档案管理团队的专业性，找出人事档案管理中的不足之处。

2.3加强档案管理信息化建设

为了与不断发展的网络信息技术相匹配，同时促进人事档案管理工作顺利开展，从上层管理人员到基层工作人员应不断转变原有档案管理思想，做好人事档案管理工作信息化建设。对于企业来说，可根据自身情况从点滴信息化建设内容做起，引进不同管理思想和管理工作内容，确保现有人事档案管理工作能够与现行工作相匹配。尤其在人事档案管理信息化收集过程中，既要符合本企业工作内容也要体现出档案管理工作的创新。对于整个档案管理，工作内容应不断完善，不断更新。除此之外，相关企业应做好档案规范化管理，满足人事档案管理工作信息化发展要求，加大对人事档案管理工作资金投入，引进先进数字化技术设备为档案管理、资料保存提供便利条件。在软件方面应利用科学软件管理手段建设网络信息平台，确保信息化技术及软件都满足当前网络信息技术要求，逐步引入到人事档案管理工作中，同时不断完善现有工作管理体系。档案信息化建设让档案管理工作更为有效，也为后期各类档案管理人员合理查阅相关人力资源信息内容、了解各岗位工作内容提供便利条件，大大提升工作效率。此外，让计算机替代原有的传统基础性档案管理工作，完成对档案的分析统计与调取，更有利于减少人力资源投入，提高人事档案管理工作效率。

结语

人事档案管理工作是做好人才选拔的基础，更是提升企业整体效力的关键所在，对开展群众工作具有极大的帮助。随着我国经济的不断发展，新时期背景下我国企业也得到了一定程度的发展，尤其是人们开始对企业的档案管理工作越来越重视。通过优化企业内控制度的归档保管工作，对档案实行更加科学化的管理模式，可以更好地推进和配合企业人员财务管理的工作，更有效提高人员的工作效率，从而保障企业内控制度档案管理工作顺利开展

参考文献：

[1]苏杭.企业人事档案管理及优化措施[J].中国科技投资,2022(21):75-77.

[2]张海清.人事档案管理之我见[J].百科论坛电子杂志,2020(1):962-963.