企业信息化主数据管理流程及作用

刘茹

摘要：本文依据某企业实施PDM、MDM、CAPP、ERP等信息化系统运行过程中的实际情况，介绍了应用主数据管理系统统一物料申请流程和同步各系统之间的数据管理经验，对企业信息化主数据管理的提升提供一定作用。

    关键词：企业信息化、主数据管理、运行情况、数据管理经验、PDM、MDM、CAPP、ERP

一、企业信息化主数据管理的基本流程

1、建立企业物料主数据企业标准

标准中要明确产品物料的基本物理属性的相关要求，其中物料的分类、分组、名称、材质、工业标准、凭证、基本单位等信息必须规范，同时应考虑物料分组和必填项的对应关系，及填写时字符字母的具体要求等。通过必填项对应关系可降低一物多码现象。同时字符字母的填写要求要统一，如是文字还是字母，空格及特殊符号是否可使用等，要做细致要求，以便在庞大的数据中，不因个别字符的不同而带来检索的复杂性。

2、建立企业内部物料审核流程

以公司的组织机构为依据，建议以产品的类型进行划分，搭建产品组物料管理员、企业内标一审、二审管理员。产品组物料管理员应采用主数据管理平台（以下简称MDM）登入账户名与实际操作者一致的原则，物料申请的工作应是现实设计工作的一种转换，将图纸上的信息或用excel搭建的BOM信息，转换成更规范的线上方式，再通过得到物料的编码作为唯一标识，在物料的全生命周期中进行流转，也有效防止了人为进行修改信息的可能，提高了不同岗位之间流转BOM的准确性。

3、实现物料主数据申请平台与企业各相关应用系统的集成

主数据平台应统一接口方案，既要实现现有系统的数据同步，也要考虑未来可能新增系统的接口问题。

MDM的实际体现，其实就是将准确的信息以对应视图的方式提供给正确的对象，物料主数据不因业务不同而发生变化，通过MDM系统，将物料主数据进行定义、审核、固定，不经审核不可随意新建、更改，也不可在其他系统中手工创建，物料的主数据必须统一由MDM系统提供，从而保证企业内各系统间数据的一致性，并物料编码为第一识别在各系统间共享。

随着PDM、ERP、CAPP等信息化系统普遍应用，企业信息流管理的方式也从传统的向扁平式发展管理，信息化系统的各项数据也在成为高层管理人员决策的重要依据。但信息化建设如不做好精准的调研、长期蓝图的制定，很容易在后期因一物多码、系统间不流畅、管理模式两层皮等而事倍功半，甚至运行5年后，成为“花瓶”系统。因此进行全面地调研和实施蓝图的敲定尤为重要，设置人员权限、保证产品BOM在系统间传输的合理性等等，可有效降低一物多码。

PDM系统是设计师的源头，三维模型和图纸的审核都在PDM中完成，这是企业物料主数据的出生之地。为更好的保证主数据管理一致性，应从PDM中获取申请数据，由技术师在PDM中触发申请需求，其物料的主数据信息将从图纸中直接提取，经负责人或数据管理者审核后，将信息传送至MDM系统；而CAPP系统则是关于工艺BOM的制作，因此在集成时，一是保证从MDM顺利接收物料主数据信息，二是保证接收产品技术BOM以及传送工艺BOM两个过程的顺畅性。ERP系统则是企业实现财务业务一体化的重要过程，而市面上SAP-ERP系统是较为大公司所认可的，因此企业在做主数据管理时，要先考虑现ERP版本。SAP-ERP系统的后台运行能力很强，但视图的管理较为严格，不可随用户的需求随意更改，因此在物料主数据的接口集成上，要先考虑好ERP的实际情况，减少未来出现不一致的情况。   

4、业务主数据维护、主数据运维的流程

1）业务主数据维护是指物料在进行过MDM审核后（既拥有了物料编码），业务员在SAP-ERP系统实际操作前需要进行的业务主数据填写、审核、导入的工作，具体包括生产需求计划、采购订单、营销运输、成本核算等方面，业务主数据的审核能保证该数据在后续业务中尽量减低错误率。主数据运维指在数据编码申请成功后，出现的一物多码、操作错误、系统接收数据失败等后续问题时的处理工作，各系统都应有运维顾问，可为一人、一个组或不同部门均可。主数据运维顾问应是问题的第二层解决人，即当各系统实际操作发生问题时，理应先联系该业务顾问，分析问题后，若是主数据问题，由该业务顾问将问题详情传递与主数据运维顾问。

二、主数据管理流程在企业中的作用

1 、对PDM系统

主数据管理与PDM系统的相互关系是一个闭环，物料需求的产生是来自与PDM，经由MDM主数据系统申请后，将信息反写回PDM。这样的一个过程，一是有效提高技术人员编码申请的时效性，我们不再是先完成全部技术工作流程后，才再触发申请需求，而是在一个产品的定版之时，立即可以发出相应申请，减少了大批量物料编码申请积压的现象，同时，可有效将物料申请的需求及责任放在“真实”的设计师身上。以往有些公司，不同的设计师设计完产品定版后，需要将全部产品的物料需求进行电子汇总，再由部门的某个专员进行编码申请，那么，在申请过程中，对于企业审核时退回的一些问题，需要该专员再与技术师进行沟通，甚至有些时候，变成该专员进行修改，而并技术师不参与沟通的情况，这样一来，即容易增添沟通成本，也无法很好的形成统一意识，变成物料主数据的申请只是专员和审核人之间的工作，而脱离了发出需求的设计师本身，这样一来，在企业运维多年后，仍无法形成全公司的信息化意识，只是形式上完成，并非将信息化手段变成提高工作效率的一种工具。

2、对CAPP系统

PDM和MDM与CAPP系统主数据相关，MDM系统负责以物料编码作为第一标识的方式传送到CAPP系统，通过账户权限的设置可杜绝人为手工创建或修改的可能，保证系统间物料主数据的统一，保证信息全部与MDM中相同，而PDM负责将技术BOM传输至CAPP。企业信息化应保证系统间通过接口传递，而非其他人为方式，保证BOM在各系统间的统一。如设计师在PDM中完成了技术BOM的审批，而在传输给CAPP系统的过程中，是通过线下EXCEL方式，那么即是重复工作，又无法保证PDM线上和线下的一致性，若在实际过程中，因试验、成本等原因，技术BOM的个别信息进行了修改，就要求技术师即要在PDM上重新审批，又要线下更改EXCEL，若技术师出于疏漏，就导致CAPP中的信息与PDM中BOM并不相符。根据实际经验，这种不符可能流转到生产环节，甚至更远才发现，若该人员调离岗位或者离开公司，这个问题的处理可能就需要更多的人力和时间了。

3、对ERP系统

主数据管理在ERP系统中能发挥的作用是多方面的，并且其反面的影响也是最为突出的。在ERP系统中，采购、生产、营销、财务，针对同一个数据，这几大模块之间存在密切的逻辑关系的，比如，若一个件是外购件，那么它相应生产视图里的MRP类型等信息要与外购件所匹配，财务的评估类也就是固定的，同时，一个物料如果它及是外购件，又要进行销售，那么就要考虑它是否属于贸易类，若是进行贸易，那么财务的评估类就与刚刚所所的固定不同了，这样的情况，要经过财务的认可才能进行。再比如，生产视图中的自制天数和独立需求，如果一个公司的自制成品，其自制天数是20天，那么意味着生产BOM上的其他配件理应在20内完成，否则，如何保证20内完成一个产品的自制呢？通过生产BOM上业务主数据的管理，应该使得企业在车间生产中减小等待、浪费的现象，否则系统的数据将成为一种摆设，无法与实际问题相对应，也就无法发现问题、解决问题，那么信息化系统存在优势也荡然无存。

三、结语

在企业信息化建设和使用的过程中，七分靠数据三分靠管理，企业主数据管理流程的制定是持续信息化发展的基石，数据的准确性、真实性以及流程的适用性是信息化能发挥充分作用的根本，即使主数据管理流程是合理完善的，但缺乏良好的管理制度也会事半功倍。

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