传统档案馆与数字档案馆的有机融合

冯丽丽

摘  要：随着信息技术的发展，档案馆在发展过程中存在的基本形态主要有传统和数字两种，二者之间具有较为密切的联系，各自有不同的优势，只有相互融合才能实现优势互补，本研究针对传统档案馆和数字档案馆的有机融合进行了初步探讨。

关键词：档案管理；信息技术；融合

1. 前言

日益发展的信息技术在内外部环境方面使档案工作产生了重要变化，随着档案工作不断拓展范围和对象，日益涌现的新型载体档案，使电子档案迅速增长，在档案工作中，各类媒体及网络资源日益受到关注，而且，基于大数据、互联网等高新技术的发展为档案工作提供了更好的新环境。传统档案馆针对纸质档案，采取手工操作方式对主要业务工作内容进行设计，随着大数据的发展增大了适应的难度。数字档案馆的建设需循序渐进，在其建设过程中二者同时采取复合形态存在。在档案馆日益进步中复合档案馆是必经的关键形态，在传统档案馆向数字档案馆逐步发展中发挥不可替代的作用，信息技术能够有效提高档案馆工作效率。加强两种档案馆存在形态的有机融合，基于二者之间关系的分析，可在馆藏、技术、人员等诸多方面深入研究。

2. 传统档案馆与数字档案馆之间的联系

2.1 数字档案馆以传统档案馆为基础开展相关建设，妥善处置发生的新问题

传统档案馆随着信息技术的发展，面临的挑战和机遇并存，有很多难题亟待解决。就像档案不断增长的实体及数量增长的新型档案载体，对非纸质载体档案资料的应用，人们对变化的传播信息、接收方法及增加的需求等。传统档案馆应对上述问题无法利用传统技术，一定要利用先进科技及管理思想使个人得到发展。

2.2 传统档案馆和数字档案馆在信息传递方有明显优势

不管信息技术如何快速发展，以及复杂的网络结构，档案馆一直承担传递信息的职责，针对档案、信息及用户开展相关工作。而档案馆并非完成信息生产，加强对信息资源的管理和保护，传统档案馆能够对档案信息有效保护并向用户提供。数字档案馆更是如此，对档案信息资源进行整理，基于此将更优质的服务提供给用户，与传统档案馆有相同的工作流程，需对档案信息采集、整理归纳、保管及有效利用。但数字档案馆对于进一步完善传递结构具有不可替代的作用，为其提供重要保证。

2.3 数字档案馆的存在不能与传统档案馆相脱离

在虚拟网络空间中存在，与档案馆实体不同保存方式的数字档案馆在本质上存在一定程度的差异。传统档案馆工作中积累的经验在数字档案馆可选择性利用，以免被数字档案馆完全替代。随年代发展传统纸质档案愈加珍贵，成为数字档案馆中重要藏品，可通过数字化方式提供给所需用户，其实体将被妥善保管。

3. 传统档案馆与数字档案馆之间的有机融合

3.1 有机融合相关技术

在有机融合过程中，最重要的技术离不开相关技术。传统档案馆一般情况下是指传统技术及档案资料保存及利用的相关设备设施，数字档案馆技术一般情况下是指利用信息技术设备提高档案工作整体水平。二者有机融合应对传统档案馆优势的有效利用，促进数字档案馆的广泛应用，利用新技术使档案馆得到充实，相关技实现有机结合、优势互补。

3.2 有机融合馆藏档案

传统档案馆馆藏档案资料一般包括保存的各类实体档案，在物理馆藏中具有独立性。数字档案馆馆藏档案资料一般包括数字和网络数字两大类，不只是涵盖物理实体，还涉及虚拟保存方式的馆藏档案资料。

传统馆藏档案资料在数字档案馆中具有重要基础性作用，二者能够有机融合。一定要将馆藏实体档案做好数字化处理，采用数字档案信息资源对馆藏进行充实，使馆藏档案有机融合后不仅有传统印刷、手写、缩微、视听等多种类型档案，还有电子或网络等信息资源类型的档案，分为实体、虚拟、单一媒体、多媒体档案等资料资源，在实体与虚拟方面针对存在的问题不断完善，使复合档案馆有机结合有限的档案资源实体和无限的网上虚拟资料资源的，提高各类所需用户不同需求的针对性，不断实现信息资源共享。

3.3 有机融合相关人员

有机融合相关人员具有关键性作用，传统档案馆相关人员主要是指对相关技术掌握并对工作胜任，具体分为网络管理层、操作层及宏观决策层三个层面，实际操作人员结合具体工作参与档案资料管理，提高管理成效。全面掌握档案学和信息学等专业知识，独立应用于档案信息咨询中，并在深层次对档案信息产品加工。具体操作层人员提高自身业务能力及专业技术水平，对计算机及网络知识精通。网络管理层相关人员应档案信息意识敏锐，收集和网络档案信息组织整理能力强，知识产权保护及创新能力强，专业知识丰富，研究评估及较强的综合能力，加强学习新技术，避免被不断更新的新技术所淘汰，并提高实践能力。宏观决策层进一步增强档案工作意识、头脑灵活、个性开放、视野广、战略决策及协调管理能力强，可对数字档案馆所处的环境客观分析，提高认识并结合实际应用制定针对性发展对策。有机融合相关人员知识结构，使其对档案、计算机网络及多种专业知识熟练掌握。有机融合相关人员的技术能力，使其对计算机、网络及数字技术熟练掌握，不断培养其档案信息意识更加敏锐，对档案信息具有独立获取、管理、创新、文字表达及沟通协作能力，将其锻炼成与传统及数字化复合环境相适应的高水平研究队伍。

3.4 有机融合相关业务

一是有机融合收集和利用业务。不仅要加强对档案资料整个过程的管理工作并提高重视程度，还要加强开发利用档案信息资源，整合和升华原有业务，与信息时代要求相适应。二是有机融合咨询业务。基于开发利用档案信息资源，核心是用户档案信息需求，为档案信息提供高品质咨询服务，采取档案信息咨询开设专线方式，对档案信息咨询提供服务。三是有机融合用户培训业务。对先进技术应用使用户提高综合素质。四是有机融合信息服务业务。采取信息网站服务方式，在网上开展检索、拷贝、咨询、借阅、培训及研讨等服务，向用户提供所需档案信息服务。

3.5 有机融合相关管理

有机融合相关管理具有重要保障作用，数字档案馆使传统档案馆进一步完善管理方式和内容。传统档案馆管理内容虽然涉及知识产权，但与数字档案馆相比还达不到较广范围、较深程度，数字档案信息及档案信息系统安全管理是重要管理内容，传统档案馆管理方式采取手工操作和档案实体管理，数字档案馆采取计算机、网络及档案信息相关技术加强管理。有机融合相关管理不仅加强管理，还要加强相关信息技术及安全管理，使传统档案馆与数字档案馆管理有机融合。

4. 结语

    综上所述，随着信息技术的发展，档案馆在发展过程中存在的基本形态主要有传统和数字两种，二者之间具有较为密切的联系，各自有不同的优势，只有相互融合才能实现优势互补。

参考文献：

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[5] 王洁菲.数字档案馆生态位提升策略探究[J]，北京档案，2020.11

作者简介：

冯丽丽（1981-）女，黑龙江大庆人，安达市档案馆副馆长，副研究馆员。