档案管理中电子档案管理建议

于洋

黑龙江省哈尔滨市 150060

摘要：近十年来，随着我国信息技术的不断发展，电子档案管理广泛应用到档案管理领域中，不仅能够有效提高档案管理的效率，同时也能够提升档案管理的准确性，但在实际电子档案管理过程中，容易出现各种各样的问题，对电子档案管理工作造成影响，急需相关部门进行解决。本文从电子档案管理的意义、电子档案管理中存在的问题、完善电子档案管理的具体措施等几个方面进行分析，如何提升电子档案管理的效果，促进我国电子档案管理的发展。

关键词：档案管理；电子档案；具体措施；存在的问题

引言
随着时代的发展，传统档案管理方式已经无法满足单位发展的需求，在收集、保存、管理的过程中耗费大量的人力、物力资源，其效率相对缓慢，档案管理效果也会较差，因此，各行业单位逐渐重视电子档案管理工作，将电子档案管理模式应用到实际档案管理中，从而对单位档案进行全面管理，为单位发展做出贡献。
一、电子档案管理的意义
电子档案管理能够改变传统的档案管理方式，有效提高档案管理的效果，对现代化档案管理发展具有以下几方面意义：第一，提高档案管理的效率。电子档案管理是利用电子计算机技术进行档案储存、收集、管理，快速完成档案调取工作，大大提高档案管理的效率。第二，延长档案管理的时间。在传统的档案管理模式下，都会利用纸张进行档案存储，但由于纸张在长时间储存过程中会受到天气和外界环境的影响，造成破损、变色，不利于档案管理，从而导致档案管理的时间较短，但利用电子档案进行管理能够利用计算机对档案进行储存，大大延长档案管理的时间。第三，能够详细化进行档案管理，由于电子档案管理是利用计算机进行管理，能够对档案管理内容详细规划，当人们对档案进行搜寻时，通过关键词组、时间数据等内容进行快速查询，从而提高档案管理的精确化。

二、电子档案与信息资源的关联性

2.1 内容的拷贝快捷性回收完整性

在电子档案管理的过程中，档案拷贝是一项重要的工作形式，时间与地点的分散会影响档案资源的开发与利用，在这些琐碎的细节之中，如果处理不当或管理不好就会加大档案管理的疏漏，在这种情况下，有关管理部门需要随机应变采取有效的方案对其进行合理的管理，而且还要依据使用者的统一权限进行制作与管理，通过信息技术手段对档案资料进行复制与拷贝，而对于那些未曾公开发行的出版物，还要利用拷贝的方式进行回收与再利用，而一套完善的拷贝手段可以对利用者与发起者进行确认，以确保回收资料的完整性与快捷性。

2.2 对于使用权限要进行严格的审查

一方面，利用电子档案的工作形式可以有效对使用权限进行规划与确认，在登录时还要确保信息资料的安全性与保密性，系统在合法性的范围之内，要对各种功能的操作进行审查与记录，如发现未经授权的使用情况，要及时进行警告提示，以确保资料的安全性;另一方面，电子档案在使用的过程中，要提前确定好控制使用的程度，根据实际情况来进行界定，这也是确保档案资料安全性的重要手段与方式。

2.3 在使用过程中要确保档案资料的安全性

电子档案在管理过程中虽然具备一定的快捷性、便利性，但是也不可无条件地向查阅者提供各种便利，要对这些信息资料做到统一管理与储存，而那些并不是完全开放的信息资源，更要对拷贝者进行严格的审核，必要的时候需要在监控的环境下进行处理，这也是对档案管理工作的高度负责，以免档案资料在查阅过程中造成泄露与丢失，否则不堪设想。

三、电子档案管理中存在的问题
3.1电子档案管理人员的综合能力有待强化
电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
3.2电子档案管理设备有待更新
电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。
3.3电子档案管理中大数据平台建设不足
电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的发展带来了严重的不利影响。

3.4电子档案管理中安全防护机制有待完善
电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。

四、电子档案管理建议
4.1.做好档案收集和整理工作
电子档案管理中档案收集与整理工作非常重要，与最终的工作质量有很大关系，因此，在电子档案管理中要重视此项工作，认真的做好基础工作，才能保障后期工作的有效性，并提升档案管理工作的质量。档案由很多的文件组成，有的文件历史比较悠远，在整理中容易出现丢失的现象，导致整个档案不完整，失去了其原来的价值。因此，工作人员在工作中，一定要保持认真仔细，做好所有的细节工作，从而使档案的收集与整理工作质量提高，并保障档案的价值。此外，在电子档案管理中，为了使收集和整理工作顺利进行，还需要建立相应的管理体系，全面的规范相应的工作，使档案保持完整性与真实性，充分的发挥其价值。
4.2.加强硬件设施建设
电子档案管理中硬件设施的作用是不能忽略的，充分的利用各种设备与设施，高效的处理各种档案信息，并保障档案的完整性与真实性，因此，在电子档案管理中，要对设备设施进行高度重视，加强相应的硬件与软件管理与维护，并及时进行更新，使硬件与软件设施性能较高，这样在工作中可以充分的发挥其作用。此外，管理人员要投入资金进行购买相应的设施，提高计算机运行的稳定性，避免运行不顺畅而丢失大量的数据与信息，同时，高性能的硬件设施可以满足大量档案的存储，而且方便以后的查阅，有利于提升电子档案管理水平。

4.3 对规范的档案管理制度进行构建
在开展档案管理工作的时候，相关工作人员必须树立法制意识，以此来对档案管理工作加以保证。与此同时，为了进一步做好档案管理工作，相关工作人员也必须高度重视与档案管理有关的法律法规，需要进一步增强所有员工的法律意识。除此之外，电子档案管理工作在当中占据的位置非常关键，可以将更多的帮助提供给工作人员，能够帮助工作人员更好的了解单位现阶段具体的运行状况和实际发展情况，能够对未来工作进行更加准确的预判。基于此，必须足够的重视电子档案管理工作的开展情况，需要在电子档案管理工作中纳入单位年度规划以及发展规划，并给也应该对电子档案管理工作进行全面的落实。
4.4 对电子档案管理理念的不断创新
为了对电子档案管理工作进行不断的创新与发展，就必须对传统的思想理念进行不断的转变，以此来进一步提升电子档案管理意识，在具体开展工作的时候将自身工作做到更好，以此来对各项工作的顺利开展加以保证。首先，应该对电子档案管理的推广以及宣传工作进行足够的重视，需要让相关工作人员对这一工作有一个清晰的认识，使其全面了解电子档案管理在运行过程以及单位发展期间发挥出来的重要作用。其次，需要对工作人员的工作积极性进行全面促进，需要将他们对工作进行参与的主动性以及热情全面调动起来，这样才能够更好的完成电子档案信息资料的管理以及收集等工作。最后，需要对管理机构科学管理工作人员进行健全与建立，对各岗位的工作内容进行明确的划分，通过这样的方式来进一步保证各项工作的有效性。对相关工作人员档案管理意识进行不断的促进，能够方便工作人员更加充分的了解自己应该承担的义务以及责任，这样一来相关工作人员才会对电子档案管理目标有一个明确的认识，可以让整体管理效率的提升得到有效促进。

4.5 更新电子设备
电子设备在电子档案管理具有重要的作用，如果电子设备运行速度较慢，那直接影响管理工作质量，可见，电子设备的重要性。所以，在电子档案管理中一定要加强对电子设备的管理，对每个环节进行明确的规定，还要注意平时的保养与维护，对比较落后与经常出现故障的设备要及时的更换，保障电子设备的先进性，同时还要购买相配套软硬件设施，从而管理系统稳定的运行，在保障档案安全的情况下，提升电子档案管理质量。
4.6加强档案安全管理
电子档案管理中要更加注重档案的安全性，因为，影响档案安全的因素比较多，管理人员要从多方面入手，加强档案的安全管理，确保档案的安全性与完整性。首先，在电子档案管理中的，要及时更新软硬件设施，落后的设施存在较大的安全漏洞，为此，要对软件进行合理选择，优先运用更加稳定与安全的软件，在一定程度上保障档案的安全性。其次，管理人员要有较强的安全意识，在操作中一定要按照要求进行，不去点击不明链接与图片等，防止病毒入侵计算机；还有要做好平时的安全保护措施，定期的进行查杀病毒，不泄露计算机的密码，运用较强的安全技术，保障整个运行系统的安全性；最后，档案利用者也要做好安全防护措施，防止在利用期间出现安全问题；作为软件的开发者与维护者，要做好保密工作，保障档案的安全性。

4.7 规范档案利用方式
进一步规范电子档案的利用，能够保障档案的安全性，因此，在档案被利用中，工作人员应该根据利用者的情况而定，做好相应的安全防护工作。利用网络方式进行查阅时，对重要的信息进行加密，并要进行及时的更改，防止利用过程中出现档案泄露的情况。

结语

在新时代下，电子档案是档案管理的必然趋势，因此，要大力的推广电子档案管理工作，使其更好的发展。电子档案的出现彻底打破了以往的管理模式，将档案管理工作的效率提升了一个高水平，作为新时代的档案管理人员，在新时期的档案管理过程中，我们要不断学习，大胆创新与实践，将档案管理信息化发展到最大化，在电子档案的融合下，充分利用档案管理信息化的快捷性，促进电子档案进一步的发展，使单位的档案管理工作发展更上一个台阶。

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