档案管理中电子档案管理建议

裴晓芳,李洋

内蒙古自治区鄂尔多斯市 017209

    【摘要】 在现阶段的电子档案管理中，由于一些现实问题的存在，使电子档案管理工作的质量和效率难以提升，给档案管理工作的科学化发展带来了严重的不利影响。本文对档案管理中电子档案管理的意义进行分析，提出现阶段电子档案管理存在的问题，并提出优化建议。  　

　 【关键词】 档案管理 ; 电子档案管理 ; 建议

在新时代高度发展的电子信息技术影响下，档案管理工作发生了巨大改变，传统的纸质档案管理向着以信息化为基础的电子档案管理方向发展，不仅大大提升了档案管理工作的效率和质量，也使传统档案管理中纸质档案保护工作困难情况得以改善。但是由于我国电子档案管理事业处于起步阶段，在电子档案管理中存在着一些现实问题，给电子档案管理工作的发展带来了不利影响。  
　  一、电子档案管理的意义和发展现状 　

　  档案管理作为行业发展中重要的工作组成部分，在新时代信息技术体系高度发展的背景下，档案管理工作的模式也发生了巨大转变，由传统的纸质档案管理逐渐向着电子档案管理模式发展。相比较于传统档案管理工作中的纸质档案管理，电子档案管理是档案管理工作现代化发展的重要体现，其意义主要体现在两个方面：首先，电子档案管理效率更高。电子档案管理是计算机和数字信息技术为核心的，通过电子化档案储存，在需要时，通过档案信息检索，能够快速将所需档案调取出来，大大提升档案管理工作的效率。其次，电子档案管理的时效更长。传统档案管理过程中，由于纸质档案本身的易损性，在风化以及环境腐蚀的影响下，档案的清晰程度会逐渐下降，再加上纸张变色的影响，导致档案的储存时间较短。而电子档案管理则能够避免这一问题，通过电子信息模板，能够在计算机系统中长久储存。 随着新时期数字信息技术的发展，档案管理工作中电子档案管理逐渐实现了对传统纸质档案管理模式的替代，并且受到了业界人士的广泛认可。在现代档案管理工作中，电子档案管理功能愈加完善，除了基础的档案管理外，逐渐衍生出档案分类、汇总等功能，并且在现代大数据平台的建设应用中，还实现了平台中档案的分析，为行业档案管理工作开展提供了现代技术支持。并且电子档案管理中档案的传递也更加便捷，通过网络数据传输能够将档案快速传递给另一方，大大提升了档案传输速度。

二、电子档案管理中存在的问题分析

2.1人们对电子档案管理的认识还有一定的局限性

由于电子档案的发展还不太成熟，对电子档案的理解还不够深刻，所以对电子档案管理的认识不够全面，为此，我们采取双轨制，也就是电子档案和纸质档案同时使用，利用两种不同的方式进行档案管理，形成两套内容相同的档案管理。

2.2对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难

档案是记录整个过程的整个资料，也就是原始的记录，档案具有真实性和原始性，从而发挥档案的作用。但是，电子档案的内容容易发生变化，我们可以通过复制，或者某些不确定的因素造成档案的内容发生变化，当档案在传输或者转存的过程中，被某些人恶意的改动，却没有留下任何痕迹，导致对电子档案的真实性和原始性难以分辨。

2.3电子档案的安全性问题

电子档案的安全性存在问题，档案的安全性非常的重要，电子档案管理受某些因素的影响而存在不安全性，比如、档案的数据容易消失、数据很容易被改动，使档案失去真实性，如果网络的不稳定或者不安全，那么也会影响档案的安全性。

2.4电子档案的长期保存问题

纸质的档案保管的档案室，不发生意外，保管的时间挺长的，而电子档案的数量越来越多大，所占的内存会越来越多，然而有的软件存储量有限，对于电子档案的长期保管考虑的不够，没有什么好办法可以长期的保管。

三、加强档案管理中的电子档案管理对策

3.1建立完善档案应用机制

电子档案管理中，档案安全性是一个关键性问题。档案信息化建设中，为了能够确保各项工作有序开展，切实提升档案工作成效，就需要建立完善的电子档案管理信息系统。而档案管理信息系统由于连接互联网，而互联网自身开放性特点，可能为电子档案管理埋下一系列安全隐患。故此，为了确保电子档案管理工作有序开展，需要优化档案管理流程，结合实际要求，满足档案管理需求。同时，还要做好档案信息系统软件功能设计，建立内部控制机制，提升电子档案管理安全性。

在电子档案管理中，由于电子档案数据信息较为庞大，可能存在计算机病毒感染和黑客攻击隐患。为了改善这一问题，安装正规杀毒软件，定期查杀计算机病毒，同时采用防火墙来避免黑客进攻内部网络。同时，规范档案管理工作，促使档案管理工作程序化和规范化发展，建立完善的档案管理制度，提升电子档案真实性。

3.2 更新电子设备，保证硬件系统的质量。

在电子档案管理中，重要的管理工具就是现代电子设备以及其硬件设施，电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此，在电子档案管理工作开展时，要对电子设备进行革新，保證电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需求，保证软件系统能够稳定运行，避免因为软件系统搭载问题造成档案数据的损失，影响电子档案管理工作的质量。  

3.3规范电子档案的开发和利用

电子档案开发和利用中，首先需要加强电子档案开发和利用的审批工作，优化审批流程。相关工作人员如果需要查阅和利用电子档案时候，需要经过专门档案主管部门审批合格后，方可进行。同时，还要加强电子档案管理，应该充分发挥网络信息技术优势，实现档案资料的快速收集和分析，促使电子档案可以快速更新，满足人员电子档案使用需求。同时，在电子档案开发和利用，但同时也应该发挥纸质档案优势，促使电子档案和纸质档案可以优势互补，有效整合电子档案资源，创新电子档案管理模式，摒弃传统档案管理中存在的缺陷和不足，提升档案管理效率和质量，为后续工作开展打下坚实的基础和保障。

3.4提升档案管理人员综合素质

电子档案管理工作中，为了能够有效提升工作质量，首要一点是提升档案管理人员的专业能力和职业素养，不断优化和完善电子档案管理工作。首先，加强电子档案管理人员的思想教育，促使管理人员能够充分认识到电子档案管理重要性，不断学习和完善自我，能够在实践工作中起到更重要的作用。其次，落实培训计划，强化电子档案管理人员的综合能力。管理人员作为电子档案管理工作效率和质量基础影响因素，在电子档案管理中，首要的任务就是建立培训计划，通过高质量的培训工作落实，对电子档案管理人员的综合能力进行全面提升，例如信息化管理能力以及计算机设备操作能力等，为电子档案管理工作的开展奠定高质量的人员基础，推动电子档案管理工作的落实。  　

结语

综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。

参考文献

[1]张新，王玮.探索电子文件归档和电子档案管理新模式[J].中国档案，2020（5）：72-73

[2]苏建华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2019（24）：125.