档案管理中存在的问题及优化路径探讨

丁芳

摘要：档案信息化管理是传统档案管理工作在现代信息技术的支持下，呈现出的全新形态，是时代发展的必然结果。从职能角度出发，档案管理的信息收集、使用能够对社会经济的发展起到一定的促进作用。由传统档案管理发展而来的档案信息化管理，高度信息化的特性也使其具备更多的优势。

关键词：档案管理；问题；路径优化

一、现阶段档案管理工作中存在的问题

(一)档案运营管理模式和机制建设滞后

现阶段档案管理工作中的信息采集工作仍停留在纸面工作阶段，即以手工记录的形式对信息进行收集、录入，实现档案信息的归类处理。这种较为落后的工作形式对档案管理人员的工作熟练度及程序熟悉度形成了巨大的考验，部分经验不足的青年工作人员不清楚档案收录工作流程，在信息收集的过程中，或是缺东少西，或是大量记录无关信息，极大地降低了档案管理工作的效率及质量，甚至为其他管理工作埋下了一定的风险。纵使有着“创新发展”的时代号召，档案管理的信息化建设仍然难以落实。纵有落实，也是过分注重体系内某一流程的具体设计，而忽视了体系的全局作用；或是健全了体系，但对相关机制的建设仍有疏忽，限制了档案管理体系作用的发挥。从现实角度出发，这些情况主要表现为，相似信息分类设计不完善，导致部分高价值信息被覆盖处理；无纸化与传统档案工作交接不畅，导致档案丢失或是信息失真。以上种种机制问题限制了档案管理工作的后续发展。

(二)基础设施建设不完善

在档案管理信息化建设的过程中，传统纸质档案必然要经过设备转化数据，以电子档案的方式继续存在，并在以后的工作中发挥价值。对于档案收纳而言，囿于资金的限制，对档案管理信息化建设有心无力，费用高昂的信息化设备及档案管理辅助设备更是提高了档案管理信息化建设的成本，导致档案信息化建设并无优良的环境支持，限制了档案管理信息化建设的工作进度。在档案管理信息化建设中，即便购入了先进的计算机设备，为档案信息化建设提供了支持，但专业人才的匮乏仍旧成为档案管理信息化建设高质量发展的巨大阻碍。

(三)档案管理人员的综合水平有待提升

随着社会经济的不断发展，高新信息技术得以走入各个行业，并在实践中发挥重要作用。对于档案管理工作而言，传统纸质档案“馆藏”式的管理模式也受到了巨大影响，开始向信息化建设转变，但是，面临巨大的转变，众多档案管理人员的思想认识存在不足，使“以信息化档案管理之名”行“纸质化档案管理之实”的情况频频发生。归根结底，档案管理人员由于自身信息素养的缺失，或是由于多年工作带来的固有观念，对信息技术心生抵触，无法依照正确的方式使用信息设备，阻碍了档案管理信息化建设的有序开展。除此之外，部分档案管理人员缺乏工作热情，对信息技术及设备操作的学习产生懈怠，且并未树立相应的责任意识，难以胜任档案的交接工作，满足不了档案管理信息化建设要求。

二、依托先进信息技术的档案管理发展路径

(一)培养信息化档案人才

档案管理工作的信息化建设是一项系统性工程，不是某个档案管理机构，或是几个档案管理工作人员的单方面努力就能够实现的，档案信息化管理需要全体档案工作者的积极合作，才能够有效落实。因此，强化档案管理工作人员整体的信息能力是尤为重要的任务，也是推行档案管理信息化建设的基础所在。由于档案资料本身具有专业性的特点，并具有巨大的经济价值、文化价值和学术价值，档案管理工作人员的思想道德也直接影响着其工作质量，与信息素养一同成为左右档案人才素养的重要因素。

在信息素养方面，信息化建设自然对档案管理工作人员的计算机知识提出了更高的要求，因此，档案管理机构应当重视人才队伍建设，对在职档案工作人员开展换岗、轮岗教育，在保证档案管理工作日常运行的同时，提高档案管理工作人员的信息素养。[5]与此同时，针对团队中高信息素养人才匮乏的现状，档案管理机构应当积极吸纳新鲜血液，力图通过资金引入大量高信息素养人才，并为其提供支持，使高信息素养人才形成规模效应，带动更多的档案管理工作人员自发地吸收信息技术知识，为档案管理信息化建设提供支持。

在思想道德方面，档案管理人员首先要具备责任意识，做好自己的本职工作，严格遵守规章制度，保证档案管理工作“零差错”，实现对档案资料的精准定位、归档。除此之外，档案管理工作人员应当有着上进心与学习热情，不能秉持传统的守旧原则，要积极吸纳计算机知识，提升自身素养，实现“档案管理者”工作职位的适应性发展。还要坚守底线，对各类档案资料的内容加以保密，提高档案管理工作的安全系数，避免信息泄露情况的发生。

(二)提供优良的设备支持

对各部门、各单位而言，档案管理工作的信息化建设各有侧重，且技术水平、建设条件、建设水平参差不齐，这导致了许多问题的出现。相同的档案资源，可能由于技术差异、设备差异而出现不同版本，给后续的交接工作带来困难。因此，各单位应当统一口径，使用统一的或是兼容性强的设备及软件构建档案信息管理系统，实现对档案文本、图片的自动对比、识别、归档，提高档案管理信息化建设的整体水平。

就具体设备而言，系统性强的档案管理信息化建设需要有相应的硬件基础与网络平台支持。各种类型计算机、档案计算机通过互联网技术联结起来，成为档案管理信息化的基础设备，实现对档案资料的储存、加工及检索。与此同时，本地计算机也成为纸质文件向电子数据资源转化的窗口，档案管理工作人员可以通过转换，实现传统文件向电子资源的换代升级，提升信息化水平。至于网络，稳定的网络环境是档案管理工作互通互联、实时共享的基础，也是开放服务、发挥档案管理工作服务价值的前提。

(三)档案管理的科学化建设

档案管理从严格意义上讲，是不会产生实质经济效益的公共性工作。档案馆也是出于对历史文档、数据资料的收藏需要，经由官方批准后建设的，这也使得档案管理工作脱离了社会生产，成为边缘产物。但是，档案管理系统作为社会管理系统的一部分，承担着为社会实践提供理论基础的重要职能，这也说明其并未脱离社会，并将向着“服务型”公共机构发展，更多地作用于公共生活。在此背景下，具备实践价值的、立足于社会生活的档案管理科学化建设出现了，也将在不断的实践中继续发展，为档案管理体系的建设及改良提供经验支持。

三、结语

随着我国社会经济的快速发展，档案管理工作的重要性也在增强，并将在各个领域发挥重要作用。面对档案管理信息化发展、服务化发展的大趋势，针对档案运营管理模式和机制建设滞后，基础设施建设不完善，档案管理人员综合水平有待提升，档案管理机制不健全等问题，应当采取培养信息化档案人才，提供优良的设备支持，档案管理科学化建设，档案信息管理的规范化等手段，保证档案管理工作体系的建设，提高档案管理服务质量，促进我国档案管理水平的全面提升。

参考文献

[1] 蒋淑敏.乡镇数字化档案管理存在的问题及对策研究[J].工程与建设，2022,36(2):519-520,525.

[2] 秦姣.高校档案管理信息化问题分析及对策研究[J].才智，2022(15):187-189.

[3] 李妍妍.档案信息化管理的优势与安全问题研究策略[J].科教导刊-电子版(上旬),2022(5):259-260.