医院采购档案信息化探讨

关丁

摘要：在医院运营发展的过程中，采购工作是非常重要的。无论是药品采购，还是医疗器材的采购，亦或是其他办公用品的采购，都是非常庞大的支出。为确保医院各项工作的有序开展，也为了更好地提升医院的发展质量，就必须着力运用好信息技术手段，科学全面地实现医院采购档案信息化管理，依托于互动高效的信息技术手段，更好地提升医院采购质量，全面增进医院采购决策的精准性和科学性。

关键词：医院；采购；档案；信息化

在医院全面快速发展的新时期，为全面增强和科学提升采购工作成效，就必须综合运用好科学的信息技术手段，全面系统地提升医院采购工作的整体成效，更好地保障医院采购档案管理工作的有序开展。在医院发展实践中，采购工作是非常关键的核心工作。为确保医院采购工作地有序全面开展，就必须做好科学的档案管理工作，积极改进传统档案管理方法和路径，科学运用好信息技术手段，真正实现医院采购档案信息化管理。

一、医院采购档案信息化的重要作用

采购工作是医院各项工作的重要发展前提，是医院实现健康可持续发展的关键立足点。医院在发展过程中，应该注重科学变革以及全面创新采购档案管理模式，科学运用好高效的信息技术手段，不断增强和提升医院采购档案管理水平，更好地促进医院各项工作的高效开展。实践证明，在医院发展实践中，采购档案管理信息化具有至关重要的作用。一方面，科学实现医院采购档案信息化，能够将采购工作实现闭环式管理，也能够有效防范可能出现的贪腐问题。采购是非常专业且严谨的，因采购量比较大，若缺乏精细化的管理，可能就会滋生管理漏洞，也可能会造成管理不足。医院在采购管理实践中，积极重视采购档案管理，科学推动采购档案管理信息化，无疑能够在很大程度上规范医院采购工作，也能够进一步增强和提升医院采购工作成效。所谓闭环式管理，就是指在采购档案归档的过程中，着重形成一体化的管理模式，要从电子文件生成环节着手，涵盖电子文件的运行，最后落点在于电子文件的归档。只有实现系统全面化的统筹管理，才能够真正增强医院采购档案的整体管理水平。另一方面，积极推动医院采购档案信息化，利于医院采购工作决策科学展开。在医院运营发展的实践过程中，科学且高效化的采购档案管理工作，发挥着关键性的作用。医院采购工作包含着物资采购、药品采购、办公用品采购等等。通过采购档案信息化管理，医院能够在全面整合相关采购信息的基础上，科学制定精细化的采购工作决策，更好地推动医院各项工作的稳步且有序开展。

二、医院采购档案信息化的建设路径

在医院持续快速发展的实践过程中，为全面增强和提升采购工作成效，为进一步优化采购工作力度，医院有必要充分把握好自身的发展特征，科学全面做好医院采购档案管理，综合运用信息技术手段，不断实现医院采购档案信息化管理。

1、建立科学系统的管理体系及制度

医院采购工作是相对复杂的，这就使得它们的采购档案也是非常复杂的。医院为更好地增强和提升采购工作成效，就必须着力做好采购档案管理工作，积极把握好互联网时代的发展要求，科学全面构建完善化的管理体系，更好地制定科学的管理制度，真正提升医院采购工作实效。信息技术在档案管理中地运用，离不开科学的管理体系，离不开高效化的管理制度。为全面提升档案管理成效，人们应该注重结合采购档案管理工作的现实要求，科学全面构建清晰化的档案管理制度体系，确保档案管理工作得以高效持续开展。一方面，在工作实践中，应该注重成立工作专班，积极搭建完善的管理组织，科学编制管理体系以及管理机制，确保各项工作得以有序落实。比如在电子档案管理实践中，应该编制《档案信息化建设与发展规划》，科学成立技术业务组，具体操作相关工作，科学明确电子文件以及电子档案管理的具体标准流程以及业务程序，确保各项工作统筹推进以及环环相扣。另一方面，考虑到电子文件管理工作的复杂性，为有效防范可能出现的管理漏洞，也有效降低管理风险，人们还应该注重把握好电子文件的管理标准，充分细化电子文件的管理方法，依托于科学且精细化的管理程序，确保电子文件管理工作得以有效展开。在实践过程中，借助于详实全面的档案管理制度体系，能够实现对采购档案信息的全面搜集以及高效整合，能够最大程度提升医院采购工作实效。

2、完善归档方式提升归档的整体有效性

在医院采购工作有序开展的过程中，鉴于采购信息是较为复杂且多元的。医院为进一步做好采购管理，就必须创新运用好科学的归档方式，力争将所有采购信息等全面搜集和整合起来，为采购决策提供科学的发展依托。人们在采购档案的管理过程中，应该注重科学运用高效且精细化的归档方式，确保整个归档工作的整体有效性。一方面，在归档的过程中，人们应该注重充分明确采购档案的归档方式。科学且高效化的归档方式，无疑能够从根本上来提升归档成效。现阶段，采购档案的归档方式存在着较大的漏洞，不仅难以保障归档工作的质量，也不利于增强归档水平。为此，在实践中，人们可以根据采购档案的特性来选用针对性的归档方法，并就现阶段的归档方式予以完善。另一方面，在采购档案归档的过程中，还应该注重保障归档工作的整体完善以及科学全面。

3、改善采购档案的保护方式提升使用率

不可否认，信息技术运用到档案管理实践中，能够在很大程度上提升档案管理成效。但在具体的档案管理中，人们应该考虑到网络环境的复杂性以及存储介质的多元性，切实增强采购档案的保护力度。一方面，在采购档案管理实践中，应该注重着重优化采购档案的保护方式。不同类型的采购档案所选用的保护方式自然存在着较大的差异和区别。在实践过程中，人们应该结合采购档案的类型以及特征来选用不同的保护方式，最大程度提升保护实效。另一方面，在采购档案管理实践中，还应该注重优化采购档案信息资源的整体使用成效。可以创新运用不同的使用方法，诸如读写使用，或者视频使用等等。

结论：在医院运营发展的过程中，采购工作是至关重要的。医院为全面增强和提升采购工作成效，就必须创新运用好科学的采购档案管理方式，综合运用好信息技术手段，更好地提升医院采购档案管理水平。

参考文献：

[1]李从卫,傅艳华.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究[J].机电兵船档案.2020,(1).73-75.

[2]冯静.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策[J].兰台内外.2020,(36).57-58.