利用PDCA循环法规范医院公文管理实践

孙丹丹[1],武海萍[2]

【摘要】目的：探讨医院公文规范化管理实践，分析公文管理存在的问题，以期不断完善和改进，使公文管理更好地服务于医院管理。方法：利用PDCA循环法，分析2019-2021年医院印发公文存在的问题，制定持续改进的措施，对公文管理进行全面质量管理与促进。结果：公文管理质量和效率得到进一步提升，健全公文管理制度，优化公文处理流程。结论：通过公文管理实践，发现公文管理存在问题和不足，利用PDCA循环法，从人员、制度、管理、方法等方面不断持续改进，可以有效改善公文质量，提高公文流转效率，提升公文管理水平。

Standardize the practice of hospital document management by PDCA cycle method

Sun Dandan1 Wu haiping2

12Beijing Haidian Hospital (Haidian Section of Peking University Third Hospital)

【Abstract】Objective:To explore the practice of standardized management of hospital officical documents,analyze the existing problems ,in order to constantly improve,so that better serve the hospital management.Methods:Using PDCA cycle method ,the problems of hospital document from 2019 to 2021 were analyzed,and measures for continuous improvement were formulated to carry out total quality management and promotion of document management.Results:The quality and efficiency of document management were further improved,the management system of document was imroved,and the process of document processing was optimized.Conclusion:Through the practice of document management,the problems and deficiencies of document management are found,and the PDCA cycle method is used to continuously improve the personnel,system,management,methods and other aspects,which can effectively improve the quality of document,improve the efficiency of document circulation and enhance the level of document management.

关键词：PDCA；医院公文；管理

KEY WORDS:PDCA；Hospital document;Management

广义的公文是指党政机关、企事业单位、社会团体等依法成立的社会组织在处理社会公务活动时形成并使用的书面文字材料。医院公文是在医院管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，依据《党政机关公文处理工作条例》施行医院管理行政措施和进行医院管理活动的重要工具。具有一定政策性和专业性，对推动医院管理具有基础性作用。所以，本文以我院公文管理情况为例，探讨通过PDCA循环法在医院公文管理工作中的具体运用，从人员、制度、管理、方法等方面认真思考，分析2019-2021年医院印发公文存在的问题、分析原因，制定持续改进的措施，以规范医院公文管理，有力提高公文管理效率，使公文更好地服务于医院管理，推动医院高质量发展。

1研究方法和对象

1.1研究对象

对2019-2021年我院印发的300件公文管理工作进行问题分析。

1.2研究方法

运用PDCA循环法对医院公文处理工作进行质量管理与分析，4个阶段具体实施情况如下。

1.2.1计划阶段（P）。

1.2.1.1分析现状，查找问题。公文管理工作一直持续开展，但梳理还存在一些问题。主要存在以下问题：①对公文管理不够重视；②公文管理制度不健全；

③公文处理欠规范，主要是格式问题和文字问题，标题不规范问题所占比例居高；④公文处理效率低。

1.2.1.2认真讨论，查找原因。针对医院公文处理现状，以问题为导向，采用“鱼骨图法”成因分析，主要原因：①医院工作以临床为中心，非专业行政机关，对公文管理工作的重要性和意义认识不足，重视度较低，办文人员缺乏系统化、专业化公文处理知识，未经过系统专业培训。②医院缺少对公文处理的指导性、规范性文件。③发文审批流于形式，对公文具体内容把关不严，对公文格式掌握不准确。④传统公文处理模式依靠人员在传递审阅，耗费人力、物力和时间成本，且文件检索、流程查看繁琐，导致公文处理效率低。

1.2.1.3确定目标，制定计划。综合上述问题和原因分析，结合工作实际，落实整改措施。

1.2.2执行阶段（D）。总结问题，紧密联系工作实际，从人员、制度、管理、方法等方面不断持续改进，采取以下措施规范医院公文管理：①加大公文处理人员业务培训，提升对公文管理的重视程度。公文管理工作政策性较强，规范性高，综合公立医院具有医、教、研、防多项职能，树立公文管理意识尤为重要，特别是医院各职能部门要加强对公文管理工作的重视，设立专人负责本部门公文处理工作，使公文管理将被动管理转变为主动管理，保证公文处理工作落到实处。“办文”是医院办公室业务的重要工作之一，对公文处理具有监督指导职责，需专人负责，能够掌握基本的公文写作能力，采用多种形式定期组织公文管理人员培训，提升职业素养，调动专职人员工作积极性和主动性，对改善公文质量具有重要的意义。②为进一步促进医院行政公文处理工作的制度化、规范化、科学化，2021年修订、完善医院公文管理制度，优化公文处理流程，根据中共中央办公厅、国务院办公厅公布的《党政机关公文处理工作条例》，参照国家卫生健康委员会《机关公文处理工作规定》及区卫健委印发的《公文处理指南》制定医院行政公文处理工作规范，编印医院公文处理工作手册，归纳总结本院行政公文常用的六个公文种类、公文格式、行文规则、拟制要求和办理流程，并对公文格式制定操作方法和版式范例。③通过引入协同办公管理平台的公文管理模块，改变传统公文处理模式，实现公文发文、审批流程电子化办公，方便查询和监管，提高医院公文发文处理效率。

1.2.3检查阶段（C）。医院办公室定期对公文种类、公文格式和行文规则等情况进行督查，做好记录。每半年、全年组织相关职能科室对公文管理进行培训，促进公文管理工作更好地开展。利用协同办公管理平台公文管理模块进行监测审批的时效性、格式的合规性，开展效果分析。

1.2.4处理阶段（A）。分析检查结果，不断总结，肯定成绩，弥补不足，积极推行和开展有效的整改措施，对于出现的问题认真讨论分析，防止类似问题再次出现，并纳入下一次PDCA循环继续解决，按照公文处理工作规范持续完善，为公文经办部门提供监督与指导，提高公文流转效率，提升公文规范管理水平。

2结果

医院公文发文质量和效率进一步提升，公文管理制度进一步完善，公文处理流程进一步优化，公文处理人员责任心、积极性和服务意识等方面均有不同程度的提高。

3讨论

3.1健全医院公文管理制度，制定公文处理规范。

利用PDCA循环法帮助公文管理建立了长效机制，完善了公文管理制度和公文处理规范，编印医院公文处理工作手册，不断规范和加强公文规范管理的具体落实和监督检查，加强了各部门的重视程度，将公文管理工作真正融入到日常工作之中，注重细节，提高质量。

3.2加强公文管理人员培训，提升公文管理能力。

医院公文管理工作规范性、政策性、专业性、时效性强，公文核心是围绕医院的各项工作，涉及内容与临床医疗业务信息相关，对公文起草和处理中需要具备一定医学相关专业知识，同时医院公文涉及面较广，既有向上级主管部门报送的上行文，又有与院外机构沟通协调的函，以及医院内部行文，要求公文管理人员具备一定公文写作能力。建议办公室设立文秘组专人负责公文管理工作，医院采取座谈、培训等多种方式，定期组织公文管理人员业务培训，梳理共性问题，充分发挥每一个部门公文管理者的主观能动性，提高对公文管理重要性的认识，调动工作积极性，从源头提升医院公文管理水平和公文质量。

3.3引入协同办公管理平台，实现公文闭环管理。

通过引入协同办公自动化系统（OA办公系统），将公文发文管理纳入OA办公系统中，实现公文处理全流程闭环管理。电子会签突破办公时间、空间的限制，在引入OA办公系统前，公文印发审批时间为1-3天，且每一个审批节点需要在纸质审批单上签字。在应用OA办公系统后，会签一份拟印发公文为5分钟-1天，大大缩短了会签时间，且能实时了解公文审批情况和进度，提高了工作效率，方便检索查询和监管，降低人力、时间和办公成本，推进医院数字化建设奠定基础。

综上，探索对医院公文规范化管理实践中，发现公文管理存在的问题和不足，运用PDCA循环法不断进行持续改进，可以有效改善公文管理质量，提高工作效率。结合医院实际健全公文管理制度，加大公文管理人员培训，使公文管理工作更好地持续开展，为医院高质量发展贡献力量。

参考文献

[1]彭美玲,严书欢,朱江,石旦,吴逸,吴子凡,蒋淑君.品管圈在医院公文规范化管理中的应用[J].江苏卫生事业管理,2021,32(02):158-160.

[2]陈晋,李琦.协同办公管理平台在中医院公文管理中的应用与探讨[J].中医药导报,2018,24(11):131-133.

[3]黄佩佩,任在方,乔艳.我院加强公文管理的实践思考[J].中日友好医院学报,2016,30(03):186-187.

[4]何猷,贺婧,李斌.进一步加强医院公文管理的思考[J].世界最新医学信息文摘,2017,17(74):179.

[5]李传辉.医院常用公文写作误区辨析[J].中国卫生产业,2017,14(26):192-193.

[6]李晶.公文规范化管理的研究与探讨[J].中国管理信息化,2017,20(22):203-204.

[7]乔艳,任在方,黄佩佩.办公自动化系统在我院公文处理工作中的应用[J].中日友好医院报,2014,28(01):59-60.

[8]高琴.医院公文管理中存在的问题及对策——以泰州市人民医院为例[J].办公室业务,2018(22):12-13.

 

---

通讯作者：孙丹丹，Email：[e-mail]