提高档案管理水平助力事业单位高质量发展

王艳华

摘要：高质量的档案管理工作为事业单位的发展提供了重要保障。新时期，国家推行高质量发展战略，事业单位档案管理工作也要走高质量发展之路，发挥档案管理工作的重要价值。我国事业单位档案管理工作长期以来存在着一些问题，影响了事业单位高质量发展。因此，研究高质量的档案管理工作推动事业单位高质量发展有一定的现实意义。本研究首先对档案管理工作发展现状进行了概述，其次分析了事业单位高质量档案管理工作的价值与特点，最后根据事业单位档案管理工作面临的困境提出了档案管理工作高质量发展对策，为事业单位的高质量发展保驾护航。

关键词：档案管理；事业单位；质量发展

引言

新时期事业单位在发展过程中其内部也进行了改革，使档案管理工作适应事业单位的发展形势来进行调整，在实际中需要通过创新方法对传统档案管理工作体系进行优化，科学运用现代化管理技术、管理模式、管理理念以满足不断增多的管理要求，并对快速增长的档案信息资源进行高效处理，提高档案管理工作执行效力，并加强对档案资源的开发及利用，从而使档案管理能够有效适应信息时代所带来的变化，在提升档案管理效率及质量的同时增强档案服务水平。

1事业单位档案管理工作的现状

档案管理主要有档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑研究、提供利用等几个大方向。众所周知，档案管理工作的对象是档案，服务的对象是档案利用者。这项工作要解决的问题就是如何将零散、庞杂的档案通过整理、归类、分析、核验、扫描处理等工作，变成系统化、整体化的集合，从而达到尽职尽责为人民服务，全心全意配合事业单位的目的。档案管理工作可以有效提高事业单位的工作效率，可以说，它是事业单位的重要枢纽。但是对于这样一份重要的工作，许多工作者却认为自己每天只是在重复简单的流水线工作，并没有花心思与力气去做这件事。同时，相关员工处理问题的手段也比较单一，做事方法不够灵活，上级部门也不甚重视这份工作，也因此，许多事业单位的档案管理部门形同虚设，没有发挥其应有的作用，更不用说促进事业单位的发展了。

2事业单位档案管理工作高质量发展对策

2.1加强制度建设

在制度建设方面，事业单位需要结合档案管理的整个流程，从信息化建设的角度完善档案管理工作的每一个环节，在确保档案管理工作信息真实性与完整性的基础上，促进档案管理工作的规范化。此外，针对信息化档案管理工作的特点，在大数据档案管理工作上，事业单位应针对信息化管理内容与实际档案管理需求，制定信息化档案数据安全的管理规定，以确保事业单位的档案管理工作可以在信息化规范运行过程中得到较好的数据信息安全保障。而在后续的制度建设工作中，部分事业单位对信息技术的应用还缺乏深入、全面的认识，导致档案管理工作面临信息安全风险。信息技术虽然通过数据库与庞大的信息检索功能，使档案管理工作的效率在原有的运行模式基础上得到了进一步提高，但也将档案管理工作“置身”于网络环境中并使档案信息面临被计算机病毒与黑客入侵的风险。由于人员专业素养与档案管理体系的建设不够完善，事业单位在信息技术的应用中缺乏一定的安全防范意识。此外，事业单位应结合信息技术与网络环境的特点，对档案管理工作的数据环境进行安全风险排查与全面管控。在信息化档案管理模式中，事业单位应提高档案管理系统的防火墙安全等级，并对档案管理工作人员的信息管理操作与数据操作等环节实施规范化管理，以确保工作人员在平时的档案管理工作中能够按照合规的操作完成档案服务工作。

2.2提高管理人员素养

档案管理工作人员的素养直接关系到档案管理工作的水平、质量和效果，也和事业单位的日常工作息息相关。因此，事业单位必须重视档案管理工作人员的职业技能水平和核心素养能力。招聘时要严格认真地面试每一个应聘者，在员工入职后要注重培养员工的能力，积极开展相关技能培训学习等。上级部门还应给档案管理工作配备专业的管理人才和技术人才，使其发挥好带头作用，在部门内带动知识素养欠缺的员工努力学习、积极进取、互帮互助。员工的潜能是需要培养与开发的，事业单位应该重视员工培训，积极开展员工职业技能培训及专题讲座，并定期对员工进行职业技能考核或者比赛，同时设立奖惩机制，以激励员工努力学习，提升自己的专业素养。对于技能水平较落后的员工，应该以鼓励为主，另外，可以建立新老员工互助学习机制，互帮互助，帮助他们提升能力素养；同时还要帮助员工端正思想态度，使其规范自身行为，自觉更新自身知识体系，以便其能更好地适应档案管理工作。

2.3加快档案信息化建设

全国档案事业发展规划重点强调了档案信息化建设工作，事业单位首先将档案信息化建设工作纳入本单位的发展规划中，制定信息化短期、中期、长期目标，分步骤实现目标。其次，增加资金投入，建设安全可靠、高效实用的档案信息化基础设施，提高档案信息化服务能力。再次，电子文件在归档、储存、利用过程中应加强档案管理部门与业务部门的合作，按照统一的要求共同推进档案信息化建设。最后，提高事业单位信息化技术应用能力，加快档案信息资源共享平台建设，实现信息的互联互通，早日实现异地查档、网络查档功能。

2.4规范档案管理程序

第一，在档案收集整理中，主要是对档案进行基础性的管理工作，包括对档案资料的收集、整理、归档、保管，而在实际的档案工作中受多方因素的影响，容易导致在档案收集的过程中出现缺失、遗漏等情况，因此，对档案资料的收集整理需要建立起系统化的管理模式，保证事业单位档案信息的全面性，使档案管理部门可以对各类档案进行高效管理，能够更好地落实档案管理工作的责任及义务，从而保证事业单位档案的完整性、安全性。第二，在档案的查询调用中，需要依据相关规章制度来对档案使用手续进行规范，尤其对具有保密性质的档案资料，在其查询、利用、传递等过程中要确保其严格遵循《档案法》《保密法》的规定要求操作，避免在档案使用中出现保密信息泄露的情况。同时，对特殊的事业单位档案，需要经由档案管理部门进行移交，对档案递交手续进行严格的控制，确保移交单位及接收单位严格按照规章制度履行各项档案移交手续，并在规定的档案移交时限内完成档案转移。

2.5确保档案信息的安全性

档案管理工作中，安全性是其重要保障。由于互联网开放、共享的特性，在档案管理中，要及时更新系统，定期检查系统的安全性，关注计算机病毒并预先制定相应的应急措施。一方面，要提升事业单位内部档案管理人员的安全意识，做好技术培训，使其深刻认识和掌握处理档案信息、维护档案信息以及遇到电子设备故障时的应对知识，更好地保障档案数据和档案信息的安全性;另一方面，要及时了解目前档案信息设备的最新技术成果，并及时就单位内部的储存设备进行更新换代、优化调整，将老旧设备进行更换，提升档案管理工作的日常效率和使用效益。

结束语

综上所述，当前，事业单位档案管理工作日常处理事务中仍然存在很多问题，以上这些问题及对策虽并不适用于所有事业单位，但也要求事业单位档案管理工作部门在实际处理事务时要及时发现问题，提出对策解决现有问题，并做好预防措施。只有这样，档案管理工作才能实现长足发展，从而进一步推动事业单位档案管理日常工作顺利进行。

参考文献

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作者简介：：王艳华（1986-1），女，民族：汉族，籍贯：河南商丘，硕士研究生，馆员，主要从事事业单位档案管理研究工作。