档案管理中电子档案管理探究

刘丽丹

摘要：在新形势下，不断优化电子信息档案管理水平，无论是对于社会各个行业的稳定健康发展，还是对提升电子档案的信息管理工作的质量，均起到了关键性作用，可以为各个单位的数据信息利用提供保障，有效弥补了传统档案管理工作的不足之处。

关键词：大数据；电子档案；档案管理

大部分的企事业单位都需要应用档案作为信息数据的依据，而电子档案的管理工作必然应用到大数据技术。电子档案的管理工作，其保障重要数据具有相应的法律效率，可以避免数据损坏或丢失，可以保证电子档案的安全性，使企事业单位可以稳定运行。电子档案管理工作的保存是为了将重要的电子档案信息和数据长时间应用，因为重要数据和信息的保存可以为各个行业的发展状态与发展方向提供依据。因此，电子信息档案管理工作高效、科学、合理，能够促进社会各个行业的发展。

一、新形势下电子档案管理工作存在的问题

1.人事档案管理技术和基础设施落后

基于当前的大数据背景下，企事业单位的档案管理技术和设备均需要更新，落后的技术和设备无法满足电子档案管理工作的创新。另外，许多企事业单位虽然拥有了电子信息档案管理系统，但是并没有足够的资金和精力来不断更新设备，导致电子档案管理的设备较为落后，技术手段传统，无法在大数据背景下开展电子档案管理工作。而要想开展科学、合理、高效的电子档案管理工作，需要先进的计算机设备、技术等作为支持，但当前单位的档案管理模式还较为传统，甚至还在采用人工管理方式，从而导致电子信息管理平台形同虚设，未发挥真正的作用。

2.管理人员的素质参差不齐

当前企事业单位的电子档案管理人员存在着工作素质、综合素养参差不齐的问题，甚至许多档案管理人员并不是专职人员，而是其他岗位的兼职。这些人员因为需要在日常工作中身兼数职，无法对档案管理工作投入过多的时间和精力，从而导致档案管理质量低下，电子信息档案管理工作的进度非常缓慢，甚至常常停滞。除此之外，部分档案管理工作人员的年纪较大，许多未接受过专业的档案管理工作培训，缺乏档案管理专业知识以及电子信息化专业知识，接受电子信息化的程度较低，无法适应大数据时代的档案管理工作升级与创新方面的需求。档案管理工作人员无法很好地使用信息化技术手段来处理大数据，导致电子档案管理工作的开展受到阻碍，无法满足大数据背景下对于电子档案管理工作所提出的高标准和高要求。

3.缺乏健全完善的人事档案管理制度

许多单位在电子档案管理方面并不重视管理制度，部分虽然拥有管理制度，但是不够完善，导致企事业单位的档案管理工作在各个方面存在不规范、不合理的情况。并且单位也不重视该问题，导致电子档案管理工作存在较大的随意性，经常发生档案泄漏、丢失等情况。此外，企事业单位并没有根据档案作为基础开展工作，未充分利用和评估档案，没有建立适合单位发展的电子档案管理评估方式，导致档案管理十分混乱、无序，档案的价值也并没有得到有效的利用。

4.档案资料未实现精细化管理

随着我国信息技术的发展，各个行业关于信息的数量也在不断增多，海量数据导致电子信息档案资料也随之增加。如果采用传统的方法来对电子信息档案进行管理，必然会因为粗放的管理方式而破坏甚至丢失档案电子信息，从而导致许多电子档案资料无法实现精细化管理，违背了创建和使用电子信息档案管理的初衷。

二、档案管理中电子档案管理的有效策略

1.完善电子档案管理机制

要想真正的提高电子档案管理水平，只有建立完善的管理机制，明确工作人员的职责，制定相应的规定与要求，才能顺利的完成相应的管理工作。首先，管理人员要根据实际情况建立完善的电子档案管理机制，并落实到实际工作中，工作人员要积极的遵守，使档案管理工作更加的规范与合理。其次，对电子档案管理机制进行完善，各部门之间要加强合作，形成全面的管理体系，一旦发现存在不足或者漏洞，及时的进行调整与改善。此外，管理人员要简化管理流程，降低工作难度与繁琐度，这样可以有效的提高电子档案管理工作效率，促进电子档案管理更好的发展。

2.做好档案收集和整理工作

电子档案管理中档案收集与整理工作非常重要，与最终的工作质量有很大关系，因此，在电子档案管理中要重视此项工作，认真的做好基础工作，才能保障后期工作的有效性，并提升档案管理工作的质量。档案由很多的文件组成，有的文件历史比较悠远，在整理中容易出现丢失的现象，导致整个档案不完整，失去了其原来的价值。因此，工作人员在工作中，一定要保持认真仔细，做好所有的细节工作，从而使档案的收集与整理工作质量提高，并保障档案的价值。此外，在电子档案管理中，为了使收集和整理工作顺利进行，还需要建立相应的管理体系，全面的规范相应的工作，使档案保持完整性与真实性，充分的发挥其价值。

3.加强硬件设施建设

电子档案管理中硬件设施的作用是不能忽略的，充分的利用各种设备与设施，高效的处理各种档案信息，并保障档案的完整性与真实性，因此，在电子档案管理中，要对设备设施进行高度重视，加强相应的硬件与软件管理与维护，并及时进行更新，使硬件与软件设施性能较高，这样在工作中可以充分的发挥其作用。此外，管理人员要投入资金进行购买相应的设施，提高计算机运行的稳定性，避免运行不顺畅而丢失大量的数据与信息，同时，高性能的硬件设施可以满足大量档案的存储，而且方便以后的查阅，有利于提升电子档案管理水平。

4.构建安全防范体系

电子档案管理中一定要重视其安全性，因此，管理人员要根据实际情况建立安全防范体系，避免发生档案信息泄露的情况，同时，工作人员要意识到档案安全性的必要，在工作中积极遵守安全防范体系，严格按照要求进行操作，并进一步规范自己的行为与操作，从而避免危险事件的发生。现在，外界的不安因素较多，如黑客、病毒等，不管是哪一种危险在没有做好防范的情况下，都会造成档案信息的泄露，因此，为了提升档案的安全性，做好相应的防护外，还要安装高性能的防火墙系统，并进行合理的运用，从而避免非法用户的入侵，使电子档案的安全性得到保障。还有工作人员在工作中要及时的进行档案信息的备份，这样可以保证档案信息的不丢失，因此，工作人员要养成备份的好习惯，利用多种形式以及多种方法进行备份，同样可以提高电子档案的安全性，从而促进其更好的发展。

5.提高档案管理人员综合能力

电子档案管理中对管理人员的要求更高，他们必须是复合型人才，才能有效的完成相应的工作。为此，应该对管理人员进行大力的培养，不断提升他们的专业技术与能力，最常见的方法就是进行培训，组织合理的培训活动，让管理人员积极的参加，通过长时间的学习，增强自身的实力，掌握较强的计算机操作流程，利用先进的设备开展管理工作。同时，还要进行适当的考核，针对实际情况合理的对管理人员进行考核，检验他们的真正的工作能力，不过关的人员还要继续进行培训，以此来督促管理人员主动的学习，进一步提升自身的能力，为电子档案管理发展做出更多帮助。

三、结语

在新时代下，电子档案是档案管理的必然趋势，因此，要大力的推广电子档案管理工作，使其更好的发展。要想顺利的完成电子档案管理工作，需要高性能的设备与设施、相配套的硬件与软件、完善的管理体系以及专业的管理人员，并且在工作中还要重视安全性，做好相应的安全防护措施，防止电子档案出现泄露的现象，同时，促进电子档案进一步的发展。

参考文献：

[1]王艳.机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].文化产业,2022(01).

[2]佟丽霞.大数据背景下电子档案管理的创新路径[J].黑龙江档案,2022(02).