人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略研究

殷盈 

摘要：随着我国社会经济的快速发展，人事档案管理工作日益重要，逐渐成为单位重要的发展资源与动力来源。人事档案信息是个人成长的历史性资料，也关系着个人未来的发展。推进人事档案管理信息化建设，开发人事档案信息的更大价值，适应时代发展步伐，明确发展目标。本文着眼于人事档案管理信息化建设的必要性，探索档案信息化建设的具体策略。

关键词：档案；人事；信息；技术；更新

引言

信息资源的有效管理与应用是人事档案信息化建设的重要目标。在社会形势不断变化的过程中，优化与更新人事档案管理的思想与方法，加强人事档案管理工作的现代化建设，才能使其更好地满足人才与单位的发展需求。构建全新的人事档案管理体系，融入全新的技术手段，是人事档案管理工作改革过程中的必经之路。

一、人事档案管理信息化建设的必要性分析

（一）与时俱进的必然选择

     在社会信息化发展的今天，信息成为人们每天都要接收的资源。各种各样的信息资源，在不同的人类生产、生活活动中发挥中更大的作用。人事档案信息是个人成长经历的展现。在人力资源管理工作中，人事档案管理是重要的信息处理环节。信息技术的发展让信息技术与人力资源管理工作的联系日益紧密。要推进人事档案管理工作的现代化发展，就必须要革新管理理念与手段，信息化建设是与时俱进的必然选择。

（二）更新管理手段的必然选择

    在信息化的人事档案管理工作中，计算机设备与技术、网络环境与技术是不可缺少的两个重要要素。正是信息技术的支持，让众多人事档案管理者从传统的手工化、纸制式的档案管理工作模式中走出来。人事档案信息以电子文档的方式被储存在计算机内，不仅准确可查，还能保证安全。要创新人事档案管理方法，就要积极地投入到信息化建设实践中去。

（三）提高管理效率的必然选择

    人事档案信息管理工作所对应的工作内容十分复杂的，在档案管理工作中，管理人员要处理大量的新旧信息。在信息技术的支持下，复杂信息的处理速度会加快，且更新起来更加及时、容易，资源共享也能落地。通过信息化建设，人事档案管理工作不再像处理纸质信息那样繁琐，工作人员的压力大大减少。他们有更多的时间提高个人业务能力，学习大数据技术的使用方法，从而大幅度提升工作效率，为单位的发展提供更多的决策性信息资源。

（四）加强信息应用的必然选择

    前期的人事档案管理工作，都是为了后期更好的使用。在过去的人事档案管理工作中，人事档案信息的管理、查询、更新、修改、提取都需要较长时间，较多步骤。但在信息技术的支持下，每一个人都可以成为权限范围内的人事档案信息知情者。在网络平台上，单位员工不仅可以查看自己的人事档案信息，还可以通过完成身份验证的方式打印与使用。同时，档案管理者人可以在网络平台上为每一位职员提供实时的档案信息咨询服务，帮助他们快速解决问题。

二、人事档案管理信息化建设策略分析

（一）更新人事档案管理信息化建设思想

信息化建设之所以成为人事档案管理工作的重要目标，是因为各行各业都与信息技术产生了交集。做好人事档案管理工作的模式更新，是突破传统模式，提升管理效率与质量的重要环节。人事档案管理的信息化建设，是在自动化信息管理系统开发与使用的基础上，提高人事档案信息使用便捷性与管理动态化的系统工程。在投入信息化建设之前，要先转变人事档案管理工作的思想，使档案管理人员建立全面且科学的工作理念，认可人事档案管理信息化建设的实际意义，反观个人工作理念与方法。

首先，加大人事档案管理人员的思想教育力度。人事档案管理人员一直像坐冷板凳一样，在单位内部较为透明，不受重视。因此，诸多人事档案管理人员的工作热情不足，能力发展滞后。在信息化建设过程中，每一位人事档案管理人员都要转变自我认知，全面了解岗位价值，成为积极上进的新时代人事档案管理者。他们的学习态度，在一定程度上影响着人事档案管理工作信息化改革的实际效率。

其次，重视档案意识的培养。人事档案管理是档案管理与人力资源工作的重要组成部分。坚持以人为本的思想，通过档案管理工作促进单位内部人力资源的合理配置，促进统筹兼顾，才能让工作组织更加合理，最终工作成果更高。在信息化建设中，也要考虑每一位人事档案管理人员的自身发展需求，明确职责与报酬，保持投入改革的主动性。

最后，坚持吃苦耐劳的精神。在更新思想的过程中，积极上进为先，以人为本促进改革氛围的和谐化。但吃苦耐劳，意识到人事档案管理工作改革是一项长期且艰巨的工作，并能够坚持一切从实际出发的理念去做个性化改革，使人事档案管理工作的信息化建设符合单位的实际需求，才能突显改革的意义。

（二）重视人事档案管理软件的开发使用

在推进人事档案管理信息化建设的过程中，相关的系统软件是必不可少的工具与平台。信息化的数据操作平台，需要技术人员的开发与人事档案管理人员的实际使用。在改革实践中，每一位档案管理人员都要突破岗位的限制，与技术人员合作，向技术人员学习，多沟通交流。在开发人事档案管理软件的过程中，通过岗位需求的分析，让技术人员更好地了解人事档案管理工作的实际环节，促进软件各个模块安排的合理化，建立完整、成套的人事档案管理软件。

比如，在人事档案的信息数据管理系统中，明确相关代码与格式的管理规范，加强代码管理功能、格式管理功能、安全保护功能、查询功能、维护功能、传输功能、分类功能等多种功能的开发。信息数据管理系统中的信息数据库是落实信息化的人事档案管理工作的重要核心。只有软件开发科学，才能促进信息资源交换、管理与使用。信息平台是否安全、格式是否统一、专业性是否达标直接影响着使用效果。人事档案管理者与技术人员在互通有无的过程中尽可能完善管理软件的功能，快速学习正确的使用方法，发现个人业务上的不足，积极学习，才能成为人事档案管理工作信息化建设中的开创者。

（三）加强人事档案管理人员业务培训

    实际的人事档案管理工作是由专门的档案管理人员完成的。在信息化建设过程中，单位要为档案管理人员提供丰富的培训机会，提高他们的业务能力。

    首先，加强信息设备使用方法培训。信息设备的使用，不仅限于计算机设备，还要就打印机、扫描仪等各类设备开展实训式的培训。让每一位人员通过培训、考核后上岗，在出现问题之前解决问题，才能减少工作中的实际阻力。

    其次，加强服务流程培训。信息化工作模式中，人事档案信息相关服务流程发生了翻天覆地的变化。通过模拟操作的方式，强化每一个服务流程，才能推进现代化建设工作的加快。

结语

综上所述，人事档案资源不只是单位内部的重要资源，也是社会资源之一。做好人力资源开发与利用工作，必须要重视档案管理。在人才重视力度不断提高，且其对单位发展的作用越来越大的今天，用全新的信息技术手段做好人事档案管理工作的创新，加快更新速度，提高人事档案信息的利用率，才能让人力档案资源管理工作发挥更大的价值，突显作用。

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作者简介：殷盈，1982年9月，女，山东枣庄人，助理馆员，大学本科，法学学士学位，研究方向：档案管理