可视化项目管理在质量管理工作上的应用

刘玉展

摘 要：可视化项目管理作为企业中的一个成熟的实用工具，现结合实际案例论述如何开展可视化项目管理，为医院科室开展年度质量管理工作提供借鉴。通过运用可视化项目管理这一工具，更好的监控年度质量管理工作的进度，并结合自身工作实践，阐述如何运用该工具开展年度质量管理工作。结果表明可视化项目管理这一工具可以确保年度质量管理工作的有序开展以及工作成果的及时交付。可视化项目管理为年度质量管理体系的有效运行提供了方法学的保障。

关键词：医院科室、可视化、项目管理、年度质量管理体系

年度质量管理工作作为科室实现医院所规定的质量方针和质量目标的必要条件，其重要性毋庸置疑。但在实际工作中，由于缺乏统筹规划、工作分解颗粒度不够、时间安排不合理、监管不到位等，导致年度质量管理计划流于形式、有效性不够的问题较为普遍。可视化项目管理作为精益管理的一种基本工作方法，笔者通过对这一方法的转化，结合自身工作实践阐述如何运用可视化项目管理来开展年度质量管理体系的运行工作。

1.质量管理体系及可视化项目管理的定义

质量管理体系是指医院科室为实现医院制定的质量方针和质量目标，就需要对质量方针和目标进行分解，建立相应的组织架构，明确成员的责任，配备相应的资源，并采取有效的监督和就纠正措施，从而更好的监控作业过程中的人、机、料、法、环等因素，最终预防和减少质量缺陷的形成。可视化项目管理分为启动、规划、执行、监控、收尾五大过程组[1]，是将方法、知识、技术与工具应用于项目活动，通过有效整合资源、高效实现目标的一套管理方法。

2.医院科室年度质量管理体系运行存在的问题收集

通过VOC（客户声音收集），发现目前科室在质量管理体系运行中存在如下突出问题：①任务颗粒度较粗，一方面执行人员无从下手，另一方面不利于监管进度；举个简单例子，比如“生化组SOP更新”这一工作，这个任务的颗粒度就太粗，生化涉及到多种设备，每种设备都有对应的SOP，所以在造成责任人就很难着手的同时，也不利于监管者监控进度。所以在实际操作中，我们建议将其进一步分解为AU5800 SOP更新、电化学发光仪SOP更新、血凝分析仪更新等等。以便于更好的跟踪和管控进度；②职责不清，同一个工作/活动有多个负责人，导致相互推诿，正如“一个和尚有水喝，两个和尚挑水喝，三个和尚没水喝”的道理，职责权限不清，容易产生推诿现象；③具体的活动没有设置起止时间，导致任务不能按时交付。其实没有设置任务的截止时间，就相当于没有布置任务。④没有设置合适的沟通方式，且缺少管理层的关注和支持，导致人浮于事。很多变革或者活动都是自上而下式的，管理层在改善活动的过程中要亲自参与，可以有效的推动活动或者改善的顺利进行，无论是团队士气还是资源的支持方面。

现运用可视化项目管理对如何开展年度质量管理体系运行工作，规避上述问题作进一步的论述。

3.可视化项目管理在年度质量管理体系运行中的应用

3.1启动阶段

启动阶段通过拟定项目章程、识别相关方，为后续工作的开展奠定良好基础。

（1）拟定项目章程。项目章程包含项目背景分析、项目目标、验收标准、项目约束条件（时间、资源配置）、初步范围说明、项目组织结构等。见表1

表1 项目章程

主题	内容描述
项目背景分析	为了更好的推进科室年度质量管理体系的运行，确保科室质量管理工作有序开展
项目目标	通过可视化项目管理这一工具，更好的推进科室年度质量管理体系的运行，交付成果包括但不限于使用说明、流程、程序、规程、表格、校准表、质量分析等
验收标准	符合科室质量管理的要求和技术要求
项目约束条件	2021年1月开始，2021年12月结束
初步范围说明	检验科

（2）识别项目干系人。组建项目团队，明确责权。

项目干系人，是指需要参加项目、或者其利益会受到相关活动的执行或活动的完成会对其利益产生影响的组织或者个人，又称为项目相关利益者。团队必须确定干系人的需求和期望， 尽最大可能的管理与需求相关的影响，以获得项目的成功[2]。本次项目涉及到科室主任、项目管理员、各专业组负责人、质量负责人、教学负责人以及各岗位人员。

科室主任：负责定期组织核心团队成员共同审查工作任务表单的进度情况

项目管理员：负责更新看板的信息

各组负责人/质量/教学：负责执行和监督自己组内成员的任务进展情况，并定期和看板管理员沟通组内任务进展

各岗位人员：负责执行各负责人安排的各项子任务，并确保各任务按时、保质交付。

3.2规划阶段

规划阶段主要是通过规范范围管理、规划进度管理、规划沟通等来明确项目范围、优化目标、为完成既定目标而制定计划的一个过程。通过策划作业路径，从而使团队“有法可依，有章可循”。

（1）规划范围管理：制定范围说明书，并通过建立工作分解结构（Work breakdown structure）把工作和交付成果分解成为较小的、更便于管控的组成部分的一组过程[3]。本项目按照管理体系来进行划分，当然根据各科室实际情况也可以按照实验室能力或者某项标准规则来进行划分（图1）。

图1 XXX

（2）规划进度管理：通过定义项目的活动以及排列项目活动的顺序，并预估活动持续时间和活动所需要的资源来制定项目进度计划。在这里需要重点说明的是，在估计活动的持续时间时我们一般采用三点估算，也叫计划评审技术。

即按照三种情况对项目活动的完成时间估计：乐观时间（计算时用a表示），最可能时间（计算时用m表示）和悲观时间（计算时用b表示），

某个活动的期望时间t（均值）计算公式：

比如在做10月份质量分析时，乐观时间是2天，最可能时间是3天，悲观时间是5天，那么活动的期望时间=(2+4*3+5)/6=3.2天

依此类推，明确各活动的起止时间。

（3）规划沟通。

沟通是人们交往中传递信息的过程,是项目成功必不可少的组成部分,良好的沟通是做好项目管理工作、更好的完成项目目标的重要前提[4]。在项目管理中明确要求，项目经历需要花费90%的时间来进行沟通。从这一数字可以充分说明沟通的重要性。在这一阶段，笔者通过定义沟通模式、⽅法和计划，从而引导相关⽅有效参与项⽬，防⽌信息错误传递或传递延迟、防⽌相关⽅沟通不良。在科室年度质量管理体系运行中，可以采用可视化看板（图2）和站会（表2）的方式来进行沟通。

表2 可视化项目管理看板

站会规则

参会人员：核心团队成员：

汇报顺序：临检，生化，免疫，微生物，分子诊断，质量&文本，教学，试剂&信息，设备。

表3 XXX

站会需要说什么？	时间
1.哪些活动未按时完成以及做了哪些纠正行动	1min
2.接下来活动有什么风险或困难？	1~2min
3.需要哪些额外资源或者帮助

3.3执行阶段&监控阶段&收尾阶段

执行阶段是完成项目管理计划中制定的行动以完成项目目标的一组过程，是“按图索骥”，让项目团队“有法必依”[5]。在这一阶段，我们严格按照规划阶段分解的活动的时间、资源来开展工作。

监控阶段是跟踪、审查和调整年度质量管理体系运行的进展，发现必要的计划变更并执行对应变更的过程。在这一阶段，我们定期更新、跟踪和审查质量管理体系运行状况，并通过站会来进行沟通，通过汇总各方面的信息，如进度、资源、质量等来对质量体系整体运行状况来做出纠正行动。

收尾阶段是一组结束所有阶段的全部工作从而来正式结束项目或阶段而进行的过程。在这一阶段，我们会完成工作任务的验收并对整体情况进行总结，记录经验和教训，形成科室自己的组织过程资产。

4、结语

综上所述，可视化项目管理这一方法可以很好的应用在医院科室的质量管理体系运行中。该工具基于团队的可视化流程，按节奏定期进行，从而确保流程纪律并围绕关键路径来推动改进。当体系运行偏离正轨时，团队可以立即采取纠正行动。

一切皆是项目。科室的年度质量管理体系运行同样也是一个项目，而可视化项目管理可以让团队上下一心，专注于关键流程，并且清楚了解影响绩效的问题，从而能积极主动地维持体系的正常进行以及保证成员在透明、责任明确和沟通良好的环境中工作。

参考文献：

[1] Project Management Institute. PMBOK 指南 [M] 电子工业出版社 2018.215

[2] 黄修标. 浅谈项目干系人识别和管理[J] 科技与企业 2014,23(18):22

[3] 李世翀,吴芳 核电设计管理应用挣值管理方法的可行性分析[J] 城市建设理论研究 2013.23:17-18

[4] 周雯 项目管理中沟通的作用[J] 商场现代化 2011.18:10-11

[5] 周育丹 赵爽 工程项目管理流程浅析[J] 建筑工程技术与设计 2016.30:1092

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